Office Services Coordinator

vor 3 Wochen

Frankfurt, Deutschland Fragomen Vollzeit

Job Description

About us:

Fragomen is the world’s leading exclusive provider of immigration services. We are a firm of more than 6,200 immigration-focused professionals and staff spanning more than 60 offices worldwide. Immigration has been our sole focus for 70 years, and today we offer support in more than 170 countries. We are problem-solvers, innovators and established thought leaders in immigration, providing strategic immigration advice to a diverse range of clients from individuals to the world’s leading multinational corporations.

Fragomen’s professionals are respected thought leaders in the immigration field providing expertise to governments across the world including the US Congress, the UK Parliament, the European Union and the United Nations.

A career at Fragomen will provide you with the opportunity to work in an exciting environment for a broad range of clients, where no two days will be the same. You will face interesting challenges and you will work with dedicated, friendly, and ambitious people, where providing exceptional client service is at the core of what we do. We are extremely proud of our diverse workforce at Fragomen, and we are fully committed to providing equal opportunities. We believe that our differences make us stronger.

About the team:

The Office Services Coordinator works to assist the smooth running of the Frankfurt office. This position reports into the Office Services Lead.

About the role:

Meet and greet visitors to the Frankfurt Office

Answer and direct all incoming phone calls and deal with new enquiries and send details to caseworkers

Process all incoming and outgoing mail, including the preparation of documents to send by courier, ensuring all daily deadlines are met

Prepare and send faxes for staff as required

Manage all office services dropboxes actioning postal tasks and ensuring deadlines are met

To assist with meeting room bookings and to ensure rooms are tidy at all times, have refreshments and are cleared down after meetings

Ensure reception area is tidy and deliveries are unpacked and dealt with quickly

Printing, scanning and errand/lunch runs as requested by Office Services Lead

Assisting with preparing for, setting up and clearing down large internal and external events, such as client events, quarterly drinks, Christmas, and summer parties

Assist the Office Services Lead in respect of any maintenance issues that arise and deal with contractors where requested

To assist the Office Services Lead to ensure the office is always kept tidy and safe to comply with Health and Safety

Other ad hoc duties as required

About you:

Successfully completed training as a foreign language correspondent, office administrator or similar

First relevant work experience

Very high level of organizational skills and quick perception

Fluent and proven knowledge of German and English, both written and spoken

Confident handling of the MS Office package

Proactive, service-oriented and at the same time discreet personality

Committed and friendly manner

Ability to work in a team as well as independence, reliability, flexibility and stress resistance

Structured and careful way of working

Enjoyment of a committed and responsible job

Fragomen in Frankfurt:

Our Frankfurt office is in a fantastic location in the heart of the city, with great commute links and amenities close by. With us, you are part of a dedicated and inter-disciplinary team of more than 120 colleagues from over 30 countries. You can expect a great working environment and regular events such as Summer and Christmas parties, social and cultural events and also fun activities such a company runs.

The Firm operates a hybrid working model, which incorporates a blend of in-person attendance as well as working from home – our aim being to fully leverage our remote working technology and provide a balance for our people in the way that they work.

Whether in the office or working remotely, we are proud of our team spirit and we like to reflect this in the way that we work and everything we do. Our Responsible Business Strategy (RBS) prioritizes Fragomen’s social responsibility through one cross-cutting theme and five focus areas. These focus areas include: Wellbeing, Diversity and Inclusion, Charity & Pro bono work, Social and Environmental & Sustainability. The RBS initiative offers great opportunities for everyone at Fragomen to get involved and help steer a variety of initiatives and activities at the Firm. These range from social events and activities, to regular wellbeing newsletters and diversity discussions.

  • Site Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt, Deutschland FULL STEAM SERVICES Vollzeit

    Site-Coordinator /-in (M/W/D) Project Management / Site Management(40h/Woche)Fremdsprachenkenntnisse: Englisch (sehr gut / Verhandlungssicher)Kenntnisse erforderlich: Kaufmännische Kenntnisse, gute Organisation,Ort: Raum FrankfurtWann: Ab Q4 2023 möglichWir suchen einen engagierten Site-Coordinator / Site Manager mit Erfahrung in Büroorganisation und -...

  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt, Deutschland Manpower Vollzeit

    Office Coordinator (gn)Sie suchen einen neuen Job?Für unseren Kunden in Frankfurt am Main, aus dem Bereich Facility Management Dienstleistungen, suchen wir ab sofort einen Office Coordinator (gn) in Vollzeit.Unser Angebot an Sie:Bei uns erhalten Sie eine fest kalkulierbare Entlohnung gemäß BAP/DGB-Tarifvertrag.Die sich darüber hinaus ergebenden...

  • Office Coordinator

    vor 1 Woche

    Frankfurt, Deutschland Manpower Vollzeit

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  • Office Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Manpower Vollzeit

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  • Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Manpower Vollzeit

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  • Office Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland Manpower Vollzeit

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  • Office Coordinator

    vor 2 Wochen

    Frankfurt am Main, Deutschland Manpower Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    vor 1 Monat

    Frankfurt am Main, Deutschland adesta Vollzeit

    Neuanfang gefällig? adesta unterstützt Sie dabei! Wir begleiten Sie bis zu Ihrem neuen Traumjob. Derzeit suchen wir mehrere **Customer Service Coordinator (m/w/d)** für den **Standort Frankfurt.** Gehen Sie jetzt den ersten Schritt und bewerben Sie sich als **Customer Service Coordinator (m/w/d)** **Wir bieten**: - Ein dynamisches und...

  • Workplace Services Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland Manpower Vollzeit

    Workplace Services Coordinator (gn) **Sie suchen einen neuen Job?**: Für unseren Kunden in **Frankfurt am Main**, aus dem Bereich Facility Management Dienstleistungen, suchen wir **ab sofort** einen **Workplace Services Coordinator (gn) in Vollzeit.** **Unser Angebot an Sie**: Bei uns erhalten Sie eine fest kalkulierbare Entlohnung gemäß...

  • Front Office Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt am Main, Deutschland envy GmbH Vollzeit

    **Front Office Coordinator (m/w/d)** Wir sind envy. Eine 70-köpfige Kreativagentur mit Hauptsitz in Frankfurt. Wir leben digital first. Unser Herz schlägt analog. Wir denken in beiden Welten. In Klassik und Moderne. In Digital und Live. Ohne Grenzen und Einschränkungen. Wir brennen für Kommunikation. Kreativ. Wirksam. Wild. Du bist gerne die erste...

  • Customer Service Coordinator

    vor 2 Monaten

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

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  • Customer Service Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

    Neuanfang gefällig? adesta unterstützt Sie dabei! Wir begleiten Sie bis zu Ihrem neuen Traumjob. Derzeit suchen wir mehrere **Customer Service Coordinator (m/w/d)** für den **Standort Groß-Gerau.** Gehen Sie jetzt den ersten Schritt und bewerben Sie sich als **Customer Service Coordinator (m/w/d)** **Wir bieten**: - Ein dynamisches und...

  • Customer Service Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt Am Main, Deutschland adesta Vollzeit

    Neuanfang gefällig? adesta unterstützt Sie dabei! Wir begleiten Sie bis zu Ihrem neuen Traumjob. Derzeit suchen wir mehrere **Customer Service Coordinator (m/w/d)** für den **Standort Mühltal.** Gehen Sie jetzt den ersten Schritt und bewerben Sie sich als **Customer Service Coordinator (m/w/d)** **Wir bieten**: - Ein dynamisches und internationales...

  • Customer Service Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Frankfurt am Main, Deutschland adesta Vollzeit

    Neuanfang gefällig? adesta unterstützt Sie dabei! Wir begleiten Sie bis zu Ihrem neuen Traumjob. Derzeit suchen wir mehrere **Customer Service Coordinator (m/w/d)** für den **Standort Frankfurt.** Gehen Sie jetzt den ersten Schritt und bewerben Sie sich als **Customer Service Coordinator (m/w/d)** **Wir bieten**: - Ein dynamisches und...