Sekretärin der Abteilungsleitung

Ihre Aufgaben:

Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Abteilungsleiter des Instituts für Energie- und Klimaforschung - Elektrochemische Verfahrenstechnik (IET-4)
Terminmanagement und Organisation von hybriden, Präsenz- oder Onlineveranstaltungen mit verschiedenen Tools wie MS Teams, Zoom, Webex; inkl. Raumbuchungen
Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post und E-Mails
Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Konferenzanmeldung, Buchung von Unterkünften und Reisemitteln, unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und Richtlinien des FZJ, sowie Erstellung von Reiseabläufen
Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wissenschaftlichen Veranstaltungen, inkl. Terminabstimmung, Programmplanung, Raumreservierung, Bewirtung, Einladungsmanagement, Besucheranmeldung, ggf. Protokoll, Transportwünschen und Unterbringung externer Teilnehmenden
Organisation von Besuchen externer Gäste, einschließlich Hotelbuchungen, Fahrdienst, Bewirtungsorganisation und Reisekostenabrechnung
Erstellung von wissenschaftlichen und administrativen Statistiken
Aktualisierung und Verwaltung von Excellisten und Informationsschriften
Bestellwesen für Büromaterialien und Bewirtung sowie laufende Überwachung der Lagerbestände
Herrichtung der Besprechungsräume
Prozessverfolgung und Bearbeitung von Veröffentlichungsanträgen
Enge Zusammenarbeit und Vertretungsfunktion mit dem Institutsleitersekretariat

Ihr Profil:

Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
Erfahrungen in der selbstständigen Übernahme und Organisation von Sekretariats- und Administrationsaufgaben
Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungsprogrammen
Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen sowie gute Englischkenntnisse
Sehr sorgfältiger Arbeitsstil mit strukturierter und systematischer Arbeitsweise
Hohes Maß an Selbstständigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft
Kreativität und Freude an der Dienstleistung sowie eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit
Vertrauenswürdigkeit sowie freundliche Umgangsformen

Unser Angebot:

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen
Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie verschiedene Sportangebote ( Beachvolleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr)
Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
Eine Teilzeittätigkeit mit 25 - 30 Wochenstunden und eine flexible Arbeitszeitgestaltung
Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, im Homeoffice
30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit des gewählten Arbeitszeitmodells) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.

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