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At Iron Mountain we know that work, when done well, makes a positive impact for our customers, our employees, and our planet. That's why we need smart, committed people to join us. Whether you're looking to start your career or make a change, talk to us and see how you can elevate the power of your work at Iron Mountain.

We provide expert, sustainable solutions in records and information management, digital transformation services, data centers, asset lifecycle management, and fine art storage, handling, and logistics. We proudly partner every day with our 225,000 customers around the world to preserve their invaluable artifacts, extract more from their inventory, and protect their data privacy in innovative and socially responsible ways. 

Are you curious about being part of our growth stor​y while evolving your skills in a culture that will welcome your unique contributions? If so, let's start the conversation.

Iron Mountain sucht einen erfahrenen Administration & Document Services für unser Administration & Operations Team.

In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die reibungslose Koordination des administrativen Back-Office-Betriebs sowie die fachliche Leitung und Motivation des Dokumentenverarbeitungs-Produktionsteams.

Das Team agiert als zentrale Anlaufstelle am Standort, gewährleistet exzellenten Service für interne Kollegen, externe Besucher und unterstützt die betriebliche Effizienz.

In dieser Rolle werden Sie:

• Tägliche administrative und Empfangsfunktionen für den Standort Berlin verwalten, einschließlich der Erstellung von Datenschutz- und Anwesenheitsformularen, der Ausgabe von Besucherausweisen, der Abwicklung der Telefonzentrale sowie der Koordination von Bewirtung und Gästebetreuung.

• Beschaffungs- und Bestandsmanagement koordinieren, was die Erstellung von Bestellungen (POs) für den Standort, die Verwaltung des Büromaterialbestands sowie die Abwicklung von Versandkosten (UPS) und Kundenabrechnungen umfasst.

• Die Standortleitung in zentralen operativen Bereichen unterstützen, wie der Assistenz bei Personalangelegenheiten für Zeitpersonal, der Führung des Berliner Terminkalenders und der Sicherstellung der Einhaltung von International Organization for Standardization (ISO), Audit- und Sicherheitsprotokollen

Der ideale Kandidat wird haben:

• Abgeschlossenes Studium in einem relevanten Bereich oder eine gleichwertige berufliche Ausbildung mit umfassender, relevanter Berufserfahrung.

• Fundierte technische Kenntnisse im Umgang mit Scan-Equipment und -Software sowie ein starkes Verständnis für Optische Zeichenerkennung (OCR) und Dokumenten-Management-Systeme (DMS/CMS).

• Nachgewiesene Führungsstärke bei der Leitung eines Teams sowie ausgeprägte analytische und problemlösende Fähigkeiten mit akribischer Liebe zum Detail.

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse auf mindestens C1-Niveau.

• Standort: Berlin (Backoffice-Funktion).

• Wettbewerbsfähige Vergütung und Zusatzleistungen, abgestimmt auf Ihre Erfahrung (Gutes Gehalt).

• 28 Tage bezahlte Freistellung/Urlaub zur Unterstützung der Work-Life-Balance.

• Attraktive Quartals-Bonus-Möglichkeiten basierend auf der Unternehmens- und Teamleistung.

• Ein sehr gutes Arbeitsklima sowie umfassende Gesundheits-, Wellness- und Altersvorsorgepläne.

• Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung und beruflichen Weiterentwicklung.

Nutzen Sie Ihre Expertise, um unseren zentralen Standort zu prägen und unser Produktionsteam zum Erfolg zu führen. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil von Iron Mountain