Referent der Geschäftsführung

Die LITTLE BIRD GmbH ist ein erfolgreiches IT-Unternehmen mit Sitz in Berlin. Unsere Software revolutioniert die Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Kinderbetreuungsplätzen: Eltern erhalten faire Chancen auf einen Betreuungsplatz, Einrichtungen werden im Alltag entlastet und städtische Verwaltungen gestalten Betreuung zuverlässig und digital.

Unsere Gründerin Anke Odrig erlebte 2006 selbst, wie zeit- und nervenaufreibend die Kitaplatzsuche sein kann – der Auslöser für die Gründung der LITTLE BIRD GmbH war. Was mit dieser persönlichen Erfahrung begann, ist heute eine Lösung, auf die über 600 Städte setzen.

Mit inzwischen 25 Bausteinen – von Platzanmeldung und Vergabe über Organisation und Kommunikation bis hin zum Management – begleiten wir den gesamten Prozess der Kinderbetreuung Ende-zu-Ende. Gemeinsam mit der InstiKom GmbH und ihren Lösungen KIKOM App und KIKOM Pay wachsen wir zur LITTLE BIRD Gruppe und bauen unseren Service bundesweit aus – mit weiteren Angeboten für Eltern, Einrichtungen und Träger.

Dafür braucht unsere Geschäftsführung eine starke rechte Hand, die mitdenkt, mitsteuert und mitgestaltet.

Du bist die operative und strategische Verlängerung der Geschäftsführung: Du bündelst Informationen, priorisierst, bereitest Entscheidungen vor, treibst eigene Themen und hältst die Taktung im Alltag.

Was du mitbringst

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle (Chief of Staff, Persönliche:r Referent:in, PMO, Projektleitung).
• Starke Organisation, Antizipation und Verbindlichkeit – du bleibst dran, bis ein Ergebnis steht.
• Exzellentes Deutsch in Wort & Schrift; sicher in klarer, adressatengerechter Kommunikation.
• Datenkompetenz (Excel/Pivots, Pragmatismus in BI/Reports).
• Tool-Souveränität (Microsoft 365, CRM/HelloHQ, RapidMail, Redmine/Jira, Bookstack, Superset, Nextcloud).
• Diskretion, Ownership-Mindset – und Empathie für Teams, Kunden & Partner.

Was du bewegst

• Prioritäten & Kalender: Du sorgst für Fokus, Puffer und Tempo – von Jour fixe bis Reisen.
• Meetings, die wirken: Agenda, Unterlagen, klare Entscheidungsvorlagen (1-Pager), Protokolle & konsequentes Nachfassen.
• Reporting & Klarheit: Monatliche Scorecard (z. B. OKR-Fortschritt, Releases, SLA/Support, Angebote & Leads, Uptime/Backups, Fokus auf KPIs) inkl. Kurzkommentar & Next Steps.
• Eigene Projekte: z. B. Webinar-Serie, Ausbau Knowledge-Base, Automatisierungen für Follow-ups, Compliance-Dokus
• Schnittstelle & Stimme: Du koordinierst über Teams hinweg und vertrittst die GF in ausgewählten Terminen.

Was wir dir im LITTLE BIRD Alltag bieten:

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag, der Dir Sicherheit und langfristige Perspektiven bietet.
• Wir setzen auf eine offene und herzliche Führung durch Vorbild: Unsere Geschäftsführung und Teamleiter arbeiten aktiv im Team mit und teilen Verantwortung und Aufgaben.
• Ein Job mit echtem Sinn: Wir unterstützen Eltern, Betreuungsanbieter und Kommunen deutschlandweit bei der Suche, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen.
• Großartiges Team: Arbeite eng mit einem humorvollen, hilfsbereiten Team zusammen. Schau gern mal in unser Culturebook und bei Instagram.
• Mitgestaltung – Du gestaltest den Weg des Unternehmens aktiv mit, kannst Dich in unterschiedlichen Bereichen einbringen und gemeinsam mit uns wachsen.
• Workation: Die Möglichkeit, bis zu 30 Tage pro Jahr flexibel von einem Ort Deiner Wahl aus zu arbeiten
• Gemeinsame Teamevents – Wir sind EIN Team, nicht nur während der Arbeitszeit, sondern auch bei Team- und After-Work-Events.

So läuft der Prozess

• Bewerbung – wir lesen sorgfältig.

• Erstes Gespräch – mit GF/Leitung.

• Mini-Case – 1-seitige Entscheidungsvorlage + kleine Priorisierungsaufgabe.

• Kennenlernen – Team & Arbeitsweise live erlebe

Schick uns deinen CV mit frühestmöglichem Start und Gehaltsrahmen. Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen

Uns ist besonders wichtig, etwas über dich und deine Motivation zu erfahren – dein Anschreiben spielt für uns also ein zentrale Rolle.