Assistenz der Fachbereichsleitung Stadtentwicklung

Die Stelle ist zur schnellstmöglichen befristeten Besetzung gemäß § 14 Absatz 1 Nr. 3 TzBfG bis zum ausgeschrieben. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt
39 Stunden
.

In den nächsten Jahren entwickelt sich Cottbus/Chóśebuz zu einem dynamischen Zentrum für Wissenschaft, Wirtschaft und neuer Lebensqualität, mit großen Strukturwandelprojekten wie der Medizinischen Universität Lausitz Carl-Thiem, dem Lausitz Science Park (LSP) und der städtebaulichen Entwicklung der Seevorstadt und dem Cottbuser Ostsee.

Sie behalten gern den Überblick, organisieren mit Herz und Verstand und packen gern mit an? Dann sind Sie bei uns genau richtig Als Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) unterstützen Sie unser Team in vielseitigen Aufgaben und sorgen dafür, dass im Alltag alles rundläuft.

Aufgabenbereiche

• Bearbeitung und Organisation von Sekretariatsaufgaben für die Fachbereichsleitung
• Terminmanagement (Vereinbarung, Abstimmung, Planung, Koordinierung und Überwachung, Raumkoordination)
• Annahme, Vermittlung bzw. Klärung von Anfragen
• Empfang und Betreuung sowie Weitervermittlung von Kunden/Kundinnen und Gästen
• Organisation von Telefon- und Videokonferenzen
• Erledigung interner/externer Korrespondenzen
• Aufbereitung von Unterlagen, Fertigung von Schriftsätzen, Korrekturlesen
• Verwaltung, Nachweisführung, Ablage und Digitalisierung von Akten, Dokumenten, Schriftgut sowie von Fachinformationen, Fachliteratur, Gesetzblättern, einschließlich Bestellung und Rechnungsprüfung
• Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen, Nachhaltung der Unterlagen und Abrechnungen
• Beschaffung von Verbrauchsmaterial und Bürotechnik, Veranlassung von Reparaturen (Auslösen von Aufträgen)
• Protokollierung und Kontrolle von Festlegungen aus Beratungen

• Mitwirkung an der Durchsetzung von Methoden des digitalen Office-Managements (E-Akte, Dokumenten-Management-System DMS, E-Rechnung, papierloses Büro, etc.)

• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Erarbeitung und Bereitstellung von kommunalpolitischen Grundlagen

• Daten, Statistiken, Informationen, Unterlagen u. a. einholen, zusammenstellen, aufbereiten und bereitstellen
• Vorbereitung von fachlichen Präsentationen für die politische Gremienarbeit

• Übersicht und Kontrolle von Beschlussvorlagen und kommunalpolitischen Unterlagen

• Unterstützung der Fachbereichsleitung bei der Personalverwaltung

• Termine/Terminstellungen überwachen
• Überwachung der Arbeitsschutzunterweisung innerhalb des Fachbereiches
• Koordination von Aus- und Weiterbildung
• Mitwirkung bei der Personalbedarfsplanung und -entwicklung sowie der Fortbildungsplanung des Fachbereiches
• Vorbereitung von Dokumenten der Personalführung

• Übernahme von Koordinationsaufgaben wie Einsatz- oder Urlaubsplanung, Übersichten und Nachweise führen und verwalten

• Unterstützung der Fachbereichsleitung in Datenschutzbelangen des Fachbereichs und bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Verbesserung von Prozessen durch Digitalisierung

Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) mit bestenfalls mehrjähriger Berufserfahrung oder mehrjährige Berufserfahrung im vorgenannten Aufgabengebiet
• sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch (bei ausländischen Bewerbungen Sprachniveau C1)

Wir erwarten von Ihnen:

• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• freundliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten
• Team-, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit sowie soziale Kompetenz
• Organisationsgeschick, hohe Serviceorientierung und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Durchsetzungsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Termintreue, Verschwiegenheit und Loyalität
• gute Auffassungsgabe, gutes Zeit- und Selbstmanagement
• eigenständige, verantwortungsvolle, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
• Eigenmotivation, Engagement und Flexibilität sowie Lernbereitschaft
• Kritik- und Konfliktfähigkeit, lösungsorientierte Arbeitsweise
• hohe Belastbarkeit und die Fähigkeit zur Bewältigung von Stresssituationen
• sicherer Umgang mit digitalen Tools und den gängigen MS-Office-Programmen
• ggf. Bestehen eines mehrstufigen Auswahlverfahrenes

Was bieten wir Ihnen?

• Bezahlung nach Tarifvertrag – 
  Entgeltgruppe 6 TVöD
  (mittlerer Dienst)
• Zusatzversicherung für Arbeitnehmer/innen im öffentlichen Dienst (Betriebsrente)
• eine zusätzliche Leistungsorientierte Bezahlung nach § 18 TVöD
• Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
• Gewährung eines kostenfreien Jobtickets oder eines Deutschlandticket-Job (mit Eigenanteil)
• ein Betriebliches Gesundheitsmanagement
• stellenbezogene Fortbildungsmöglichkeiten
• abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für eigene Ideen und Eigenverantwortung
• attraktive Qualifikations- und Seminarangebote
• gute Aufstiegs- und Karrieremöglichkeiten
• gute Arbeitsatmosphäre - Wertschätzendes Miteinander und offene Kommunikation auf Augenhöhe

Als familienfreundliches Unternehmen bieten wir Ihnen darüber hinaus:

• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeit der Vereinbarung von Teilzeit
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrer ethnischen Herkunft, Ihres Geschlechts, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihres Alters, Ihrer Nationalität oder Ihrer sexuellen Identität. Die Stelle ist für schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Menschen geeignet.

Zur Geltendmachung der Rechte für schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Menschen ist mit Einreichung der Bewerbungsunterlagen die Vorlage der entsprechenden amtlichen Nachweise erforderlich.

Schwerbehinderte bzw. gleichgestellte behinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir weisen darauf hin, dass bei einer möglichen Zuschlagserteilung ein einfaches Führungszeugnis
abgefordert wird.

Erste Fragen beantwortet Ihnen gerne
Herr Heyde
, Fachbereichsleiter Stadtentwicklung. Sie erreichen Herr Heyde unter der Telefonnummer 0355 / oder unter der E-Mail Adresse

Neben dem Bewerbungsschreiben sollte Ihre Bewerbung mindestens enthalten:

• tabellarischer Lebenslauf

• geeignete Nachweise der formalen Anforderungen (einschlägige Abschlusszeugnisse, Fortbildungszertifikate)

• Arbeitszeugnisse, Arbeitsplatz- bzw. Tätigkeitsbeschreibungen

Ihre Bewerbung senden Sie bis zum
online
(unterhalb dieser Ausschreibung)

• Link zur Stellenanzeige: ,id=f154a744-b5bf-4f18-ac4a-962775f79c6a,popup=y