Verwaltungsassistenz Dezernat Finanzen und Schulen

Vor 7 Tagen

Freiburg, Baden-Württemberg, Deutschland Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald Vollzeit 32.000 € - 40.000 € pro Jahr

Als interne Schnittstelle zur Dezernatsleitung Finanzen und Schulen sorgen Sie dafür, dass sämtliche Abläufe im Dezernat sowie den dazugehörigen Fachbereichen reibungslos ineinandergreifen. Mit Ihrem Organisationstalent garantieren Sie, dass Besprechungen termingerecht vorbereitet und nachbereitet werden, administrative Prozesse strukturiert ablaufen und Entscheidungen intern zügig umgesetzt werden – zum Nutzen aller Fachbereiche und deren Mitarbeitenden.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Mit Ihrem Organisationstalent sorgen Sie für die reibungslose Terminplanung und effektive Besprechungsabläufe – von der Einladung bis zur Nachbereitung.
  • Durch eigenständige Verwaltungstätigkeiten und die Bearbeitung einzelner Aufträge sichern Sie den laufenden Geschäftsbetrieb unseres Dezernates.
  • Bei der internen und externen Korrespondenz übernehmen Sie souverän Telefonate, den E-Mail-Verkehr sowie den Empfang von Besuchern.
  • Mithilfe Ihrer analytischen Fähigkeiten erstellen Sie Präsentationen, Auswertungen sowie Statistiken und führen zielgerichtete Recherchen durch.
  • In der Öffentlichkeitsarbeit unterstützen Sie durch das Verfassen von Pressemitteilungen und die Pflege unserer digitalen Kanäle.
  • Als Teil unserer Projektteams leisten Sie administrative Assistenz bei ausgewählten Vorhaben und sorgen für fristgerechte Termin- und Aufgabenkoordination.

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, eine dreijährige kaufmännische Ausbildung oder über eine vergleichbare berufliche Ausbildung.
  • Aus Ihrer beruflichen Praxis im Sekretariat oder Assistenzbereich – idealerweise in der öffentlichen Verwaltung – schöpfen Sie ein breites Know-how behördlicher Abläufe.
  • In Wort und Schrift überzeugen Sie durch Präzision und Klarheit; ein selbstsicheres, zugewandtes Auftreten gegenüber internen Ansprechpersonen ist für Sie selbstverständlich.
  • Mit Ihrem Organisationsgeschick und einer strukturierten Arbeitsweise behalten Sie auch bei komplexen Projekten den Überblick und steuern Prioritäten effektiv.
  • Durch routinierte MS-Office-Kenntnisse und Ihre Fähigkeit zur vorausschauenden Planung tragen Sie maßgeblich zum reibungslosen Ablauf in unserem Dezernat bei.

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Weitere Infos
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