Office-Manager

The Pool ist Lieferant der Wahl für moderne, dynamische und innovative kulinarische Experten und Gastronomen. Das Unternehmen ist auch als Food-Service-Consultant im Quick Commerce und Catering sowie für Restaurantketten und Franchisefirmen aktiv. The Pool bietet in allen Kategorien eine Vielzahl von Produkten für Handel und Gewerbe an, wobei der Fokus auf nachhaltigen, neuartigen Speisen und Getränken liegt. Wir sehen uns in einer Schlüsselposition, in der wir den Genuss von morgen formen – und nachhaltig untermauern können.

Wir haben uns ein Ziel gesetzt: Vor allem Produkte zu vertreiben, die unserem Planeten einen Mehrwert bieten und der Gastronomie von heute helfen, die richtigen Schritte in eine saubere Zukunft zu gehen. Wir haben große Pläne und wollen den Markt umkrempeln, hier erwartet dich nicht das gängige Lebensmittel-Lieferunternehmen.

Uns liegt das Wohl der Erde am Herzen. Lass uns also gemeinsam Gutes tun und nicht nur darüber reden.

Um unser stetig wachsendes Team zu unterstützen, suchen wir:

Office Manager (Ludwigsfelde/ Berlin) (m/w/x)

Das erwartet dich:

Du organisierst Termine, Meetings und Reisen und sorgst so für einen reibungslosen Büroalltag.

Du koordinierst Büroausstattung, Lieferanten und Dienstleister.

Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung und erstellst Reports für die Zentrale.

Du pflegst ein professionelles Dokumentenmanagement und bearbeitest den Posteingang und -ausgang.

Du organisierst interne Kommunikation, Firmenevents und Teamevents.

Du wirkst an der Optimierung von Büroprozessen und administrativen Abläufen mit.

Du förderst die Mitarbeiterzufriedenheit durch interne Umfragen und verschiedene Initiativen.

Du unterstützt unsere Head of HR in unterschiedlichen Themen, indem du sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben entlastest.

Du begleitest den gesamten Bewerbungsprozess durch Terminorganisation, Kommunikation mit Bewerbern und Onboarding-Unterstützung.

Du koordinierst Schulungen, Weiterbildungen und Mitarbeitergespräche.

Du begleitest die Zeiterfassung, sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Abwesenheitsverwaltung und unterstützt bei der Urlaubplanung des Teams.

Du aktualisierst die interne Wissensdatenbank und arbeitest bei abteilungsübergreifenden Projekten mit.

Das bringst du mit:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

Erfahrung im Office Management und idealerweise im HR-Bereich.

Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion.

Fundierte Kenntnisse in MS Office und idealerweise Erfahrung mit HR-Software und Zeiterfassungssystemen.

Selbstständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Teamfähigkeit.

Fähigkeit, flexibel und empathisch auf unterschiedliche Persönlichkeiten einzugehen und eine konstruktive Zusammenarbeit zu fördern.

Was wir dir bieten:

Wirkung entfalten & Zukunft mitgestalten

Bei uns hast du die Chance, echten Einfluss auf die Food-Service-Branche zu nehmen und die Zukunft aktiv mitzugestalten.

Teamgeist erleben & wachsen

Dich erwartet ein kreatives, unterstützendes Team in einem wachsenden Unternehmen, klaren Karriereperspektiven und viel Raum für deine Ideen.

Flexibilität leben & Wohlfühlorte nutzen

Arbeite hybrid – mobil oder aus unserem City Office in Berlin, bald auch in Ludwigsfelde. So kannst du Arbeit und Leben ideal kombinieren.

Abwechslung genießen & Neues entdecken

Spannende Projekte im dynamischen Lebensmittelgroßhandel, regelmäßige Teamevents und inspirierende Produktverkostungen bringen jede Menge Vielfalt in deinen Alltag.

Vorteile sichern & Wertschätzung spüren

Freu dich auf Urlaubs- und Weihnachtsgeld, einen Mitarbeiterrabatt auf das gesamte Sortiment, ein monatliches Budget für Teamdinner sowie eine frei verfügbare Givve-Karte.

Mobil bleiben & gut versorgt sein

Nutze unseren Zuschuss mit der vollständigen Übernahme des Deutschlandtickets oder das attraktive Firmenfahrrad-Leasingangebot.

Aktiv bleiben & vorausschauen

Ein Sportangebot, vermögenswirksame Leistungen und 30 Urlaubstage pro Jahr – zusätzlich frei am und – sorgen für Balance und langfristige Zufriedenheit.

Werde Teil unseres Teams

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung

Sende uns deinen CV inklusive Arbeits- und Abschlusszeugnissen, Gehaltswunsch und Startdatum an

Wir können es kaum erwarten, gemeinsam mit dir die Zukunft der Gastronomie zu gestalten