Assistenz der Abteilungsleitung

Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund Studierenden und 8.400 Mitarbeiter innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein-Neckar hat.

In der Universitätsverwaltung, Abteilung 1.2 Wahl- und Gremienangelegenheiten ist ab sofort folgende Stelle halbtags unbefristet zu besetzen:

Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

Die Universität Heidelberg sucht eine engagierte Persönlichkeit zur fachlichen und organisatorischen Unterstützung der Abteilungsleitung in der Abteilung 1.2 – Wahl- und Gremienangelegenheiten.

Ihre Aufgaben:

• Fachliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung 1.2 in allen Fragen des Wahl- und Gremienwesens
• Eigenständige Bearbeitung zugewiesener Aufgabenbereiche, insbesondere: Vorbereitung und Begleitung universitärer Gremienwahlen (Uniwahl), Pflege der Wahlverzeichnisse, Erstellung von Vorlagen und Bekanntmachungen
• Mitarbeit bei der Führung der Geschäftsstelle des Senats (Sitzungsmanagement, Protokollentwürfe, Beschlusskontrolle, Terminkoordination)
  Administration und Pflege des Gremienmanagement-Systems Session inkl. Rechtevergabe, Erstellung von Schulungsunterlagen, Unterstützung der Nutzer- innen
• Pflege und Aktualisierung von Mitgliedschaften in Kommissionen und Ausschüssen sowie Mitwirkung bei Rektorats- und Senatsvorlagen
• Unterstützung bei Haushalts- und Verwaltungsangelegenheiten der Abteilung (u. a. e‑Rechnung, Korrespondenz, Post- und Mailbearbeitung)
• Mitwirkung an der Veröffentlichung des Mitteilungsblatts der Rektorin sowie Pflege der Abteilungshomepage (Drupal)
• Vertretung der Abteilungsleitung in definierten Aufgabenfeldern

Ihr Profil:

Abgeschlossenes Studium (z. B. Diplom‑Verwaltungswirt

• in, B.A. Public Management oder vergleichbarer Abschluss) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Verwaltungsbereich oder vergleichbarem Bereich, vorzugsweise in einer Hochschulverwaltung
• Souveräner Umgang mit MS Office (insbesondere Excel)
• Sichere Kenntnisse der einschlägigen Rechtsgrundlagen (LHG, Wahlordnung, Grundordnung) sind von Vorteil
• Softwarekenntnisse in Session (Somacos), Uniwahl und Drupal sind wünschenswert
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsstärke, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, Diskretion und Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen universitären Umfeld
• Einen interessanten Aufgabenbereich mit Raum für eigenverantwortliches Arbeiten
• Mitarbeit in einem serviceorientierten und engagierten Team
• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten zur mobilen Arbeit im Rahmen der geltenden Regelungen
• Ein leistungsgerechtes Entgelt nach den tariflichen Bedingungen
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein vielfältiges universitäres Angebot (z. B. bezuschusstes Deutschlandticket, Hochschulsport u.a.)

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) in einem PDF-Dokument per E-Mail an:

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir bitten qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter