Sekretär:in (w/m/d)

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns

Am Institut für Bio- und Geowissenschaften – Biotechnologie (IBG-1) arbeiten wir auf dem Gebiet der Weißen Biotechnologie. Wir nutzen das biokatalytische Potenzial von Mikroorganismen und Enzymen für die Entwicklung nachhaltiger Produktionsprozesse in einer biobasierten Wirtschaft. Wir sind beteiligt an zahlreichen internationalen Projekten, die sich mit zukunftsweisenden Fragestellungen beschäftigen. Sie suchen eine neue Herausforderung und haben Lust, uns bei dieser Aufgabe zu unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Verstärken Sie unser Team zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
(Fremdsprachen-)Sekretär:in (w/m/d)
in Teilzeit mit 20–26 Stunden / Woche

Aufgaben
Wir Suchen Für Diese Aufgabe Eine Engagierte Person, Die Sich In Standardisierten Prozessen Sehr Gut Zurechtfindet Und Motiviert Ins Team Einbringt. Ihre Abwechslungsreichen Aufgaben Im Detail

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Korrespondenz, Telefonzentrale und Terminplanung)
• Pflege von internen Datenbanken, die für die Abläufe innerhalb der Administration von zentraler Bedeutung sind (z. B. Publikationsdatenbank, Personalübersichten, u. v. m.)
• Anmeldung von Master- und Bachelorarbeiten an den kooperierenden Universitäten
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von internen und externen Meetings (inklusive Einholung von Angeboten zur Bewirtung, Hotelbuchung etc.), Terminen, Dienstreisen und Workshops sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Abwicklung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift
• Organisation von Dienstreisen inklusive Buchungen und Reisekostenabrechnung
• Pflege von Akten und Verwaltung von Dokumenten
• Betreuung von Gästen und Kooperationspartnern
• Unterstützung des Institutsbereiches bei Personal- und Finanzangelegenheiten

Profil

• Abschluss als staatlich anerkannte:r / geprüfte:r Fremdsprachensekretär:in / Europa-Sekretär:in (Englisch) oder Nachweis der Englischkenntnisse (mindestens B2-Level); alternativ ist eine kaufmännische Ausbildung wünschenswert
• Sicherer Umgang mir den gängigen PC-Anwendungsprogrammen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook); Erfahrung mit digitalen Verwaltungs- und Buchungssystemen von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationtalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Freude an verantwortungs­bewusstem und eigenständigem Arbeiten sowie Problemlösungskompetenz
• Stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit, respektvoller Umgang mit allen Mitarbeitenden in einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen in deutscher und englischer Sprache (Englischzertifikat [mindestens B2], Deutsch mindestens auf C1-, besser auf C2-Niveau)
• Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Diskretion, Belastbarkeit sowie souveränes und freundliches Auftreten
• Ein gutes Verständnis von bzw. Abläufen in öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert
• Begeisterung für Technik, digitale Trends und Innovationen
• Erfahrung im Umgang mit Social-Media-Plattformen wünschenswert

Wir bieten
Wir Arbeiten An Hochaktuellen, Gesellschaftlich Relevanten Themen Und Bieten Ihnen Die Möglichkeit, Den Wandel Aktiv Mitzugestalten Wir Unterstützen Sie In Ihrer Arbeit Durch

• Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleg:innen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld
• Vielseitige und abwechslungsreiche Aufgaben mit eigenem Gestaltungsspielraum
• Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiter­entwicklung
• Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielfältigen Angeboten
• Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
• Flexible Arbeitszeitgestaltung sowie eine Teilzeittätigkeit, die individuell zwischen mindestens 20 und biszu 26 Wochenstunden ausgestaltet werden kann – geben Sie Ihre gewünschten Wochenstunden gerne bereits in Ihrer Bewerbung an
• 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
• Zusammenarbeit in einem motivierten, internationalen Team
• Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten ist grundsätzlich nach Abstimmung und im Einklang mit denanstehenden Aufgaben und (Vor-Ort-)Terminen gegeben

Nach einer zweijährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie langfristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie unsgemeinsam diese Zeit nutzen, um herauszufinden, wie gut wir zueinander passen. Vergütung und Sozial­leistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­übertragung im Bereich der Entgeltgruppe E 3, ggf. übertariflich E 5 (ohne Englischnachweis) oder E 8 (mit Englischnachweis) nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: Die monatlichen Entgelte in Euro finden Sie gebündelt hier:

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr:

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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