Sachbearbeiter:in / Sekretär:in im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik (w/m/d)

Forschung für eine Gesellschaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im Forschungs­zentrum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forderungen unserer Zeit und erforschen Optionen für die digitalisierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und ressourcen­schützendes Wirtschaften. Arbeiten Sie gemeinsam mit rund 7.600 Kolleg:innen in einem der größten Forschungs­zentren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns

Als Projektträger sind wir starker Partner von Wissen­schaft, Wirt­schaft und Politik. Wir setzen Förder­mittel effizient und ziel­gerichtet ein, damit innovative Ideen wachsen können. Gemeinsam mit unseren Auftrag­gebenden in Bund, Ländern und der Europäischen Kommission setzen wir neue Maßstäbe für den gesell­schaft­lichen Fort­schritt. Unser Fach­bereich "Informations- und Kommunikations­technik" (SPF 4), einschließlich der Fach­gruppe "IT-Infra­struktur" (SPF 41), unter­stützt die Geschäfts­bereiche rund um die IT, Informations­sicherheit und Daten­schutz­fragen.

Verstärken Sie diesen Bereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Sachbearbeiter:in / Sekretär:in im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik (w/m/d)
Dienstort: Jülich

Aufgaben

• Sie arbeiten in einem Team, bestehend aus 19 Kolleg:innen, und unter­stützen den Fach­bereich SPF 4 bei viel­fältigen Aufgaben rund um die Informations- und Kommunikations­technik.
• Zu Ihren Aufgaben zählt die Vorbereitung von Dienst­antritten neuer Mitarbeitender – unter anderem durch die Beantragung von E-Mail-Adressen sowie die Pflege der dazu­gehörigen Adress­verwaltung.
• Zu Ihrem Verantwortungs­bereich zählen außerdem die Inventarisierung und Ausgabe von Hardware sowie die strukturierte Verwaltung des Bestands und die Organisation der Lager­logistik.
• Darüber hinaus planen, organisieren und begleiten Sie interne Umzüge und koordinieren die flächen­deckende Erneuerung der IT-Grund­ausstattung.
• Eine enge Zusammen­arbeit mit den relevanten Schnitt­stellen innerhalb des Forschungs­zentrums und von PtJ ist dabei selbst­verständlich.
• Sie kümmern sich um die Bestellung von Hardware und Software und behalten den Status der jeweiligen Bestellungen stets im Blick.
• Außerdem unter­stützen Sie die Führungs­kraft durch die Über­nahme von Sekretariats­aufgaben, die Koordination von Terminen, die Erstellung von Listen und Statistiken sowie die Vorbereitung kleinerer virtueller und Vor-Ort-Sitzungen – inklusive der Planung von Dienst­reisen der Kolleg:innen des Fach­bereichs.
• Sie bringen sich aktiv in die Weiter­entwicklung und Optimierung adminis­trativer Abläufe ein.
• Schließlich über­nehmen Sie die Planung von Team­events und tragen damit zu einer positiven Arbeits­atmosphäre bei.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kauf­männische oder verwaltungs­bezogene Ausbildung.
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen IT, Einkauf und/oder Material­wirtschaft sowie betriebs­wirt­schaft­liche Grund­kenntnisse sind von Vorteil.
• Die gängigen Anwendungs­programme (MS Office) wenden Sie sicher an.
• Sie verfügen über gute Deutsch­kenntnisse in Wort und Schrift (C1-Level) sowie ausge­prägte Kommunikations­stärke.
• Ein sorgfältiger Arbeits­stil sowie eine strukturierte Arbeits­weise zeichnen Ihre Persön­lichkeit aus.
• Teamfähigkeit, Eigen­initiative und Einsatz­bereit­schaft sind ebenso gefragt wie die Bereit­schaft, über den Teller­rand hinaus­zublicken.
• Verbindliche Umgangs­formen und ein hohes Maß an Vertrauensw­ürdigkeit sind für Sie selbst­verständlich.
• Sie arbeiten gerne in inter­disziplinären Teams, auch standort­über­greifend, und über­zeugen durch eine zuver­lässige Arbeits­weise.

Wir bieten

• Sinnstiftende Aufgaben: Bei uns arbeiten Sie an zukunfts­orientierten, spannenden Aufgaben. Wir helfen innovativen Ideen zu wachsen, indem wir Förder­mittel effizient und ziel­gerichtet einsetzen.
• Work-Life-Balance: Die Verein­barkeit von Beruf und Familie hat für uns hohe Priorität. Bei einer Gleit­zeit ohne Kern­arbeits­zeit bieten wir Ihnen größt­mögliche Flexibilität. Bei uns sind verschiedene Vollzeit- / Teilzeit- und Home-Office-Modelle möglich. Außerdem bieten wir 30 Tage Urlaub sowie freie Brücken­tage und dienstfrei zwischen Weihnachten und Neujahr.
• Faire Vergütung: In Abhängigkeit von Ihren vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgaben­über­tragung erfolgt eine Eingruppierung im Bereich der Entgeltgruppe 5 TVöD-Bund. Zusätzlich zum Grund­gehalt gibt es eine Jahressonderzahlung, eine betriebliche Alters­vorsorge mit Arbeitgeber­zuschuss, vermögens­wirksame Leistungen sowie Zugang zu Corporate Benefits.
• Gemeinschaftsgefühl: Unsere Unternehmens­kultur zeichnet sich durch ein gemeinsames Miteinander und gegen­seitigen Respekt aus. Bei uns arbeiten Mitarbeiter:innen mit viel­fältigen Hinter­gründen. Wir verstehen Diversität als Stärke, denn in ihrer Vielfalt liegt die Basis unseres Erfolgs.
• Sichere Perspektive: Nach einer zwei­jährigen Befristung ist es unser Ziel, Sie lang­fristig für uns zu gewinnen. Lassen Sie uns gemeinsam diese Zeit nutzen, um heraus­zufinden, wie gut wir zueinander passen. Freuen Sie sich auf einen krisen­sicheren Arbeits­platz.
• Wissen und Weiterbildung: Wir fördern die Weiter­entwicklung Ihrer persön­lichen Stärken. Freuen Sie sich auf eine umfassende Einarbeitung und unser großes Weiter­bildungs­angebot.

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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