Office Manager

• Liegenschaftsverwaltung:
• Verwaltung der Büroflächen
• Umzugsmanagement
• Prüfung von Mietverträgen
• Management externer Immobiliendienstleister
• Beauftragung, Planung und Überwachung von Wartungsarbeiten und technischen Inspektionen
• Verwaltung und Koordinierung von externen Dienstleistern
• Verwaltung und Zugangskoordinierung der Bundeswehrlager
• Einkauf und Bestellungen
• Einkauf von Büromaterial, Getränken, etc.
• Rechnungsprüfung und Kostenkontrolle
• Prüfung und Organisation von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
• Verwaltung des Fuhrparks / Poolfahrzeuge
• Bearbeitung von Versicherungsfällen und Schadensabwicklung
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, Sonderprojekten und Meetings
• Identitätsmanagement (CI) und Bürogestaltung
• Teamassistenz in Vertretung (insb. Reisebuchungen, Postbearbeitung, Betreuung zentrale Telefonnummer)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium der Betriebswirtschaft resp. eines verwandten Studiengangs oder mind. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich Office Management
• Erfahrung im Bereich Office Management und Arbeitssicherheit
• Analytisches Denkvermögen und eine schnelle Auffassungsgabe
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Insb. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit sowie gewissenhafte, präzise, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Hohe Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Hands-On-Mentalität
• Führerschein Klasse B
• Reisebereitschaft für regelmäßige Fahrten nach Berlin

• Eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung in einem hochmotivierten und jungen Team
• Die Chance, eigene Ideen zu realisieren und damit die Weiterentwicklung des Bereichs Administration & Process Management maßgeblich voranzutreiben
• Ein dynamisches und herzliches Team mit Du-Kultur, in dem Zusammenhalt großgeschrieben wird und das sich um Ihre schnelle und vollumfängliche Einarbeitung kümmert
• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit 30 Urlaubstagen
• Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Teamevents in außergewöhnlichen Locations
• Ein flexibles und agiles Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit zu mobilem Arbeiten (Umfang nach Absprache) und vielseitigen Gestaltungsmöglichkeiten
• Spannende Einblicke hinter die Kulissen der Münchner Sicherheitskonferenz sowie Möglichkeit zur Teilnahme an ausgewählten Veranstaltungen
• Das Deutschlandticket als Jobticket
• Mitgliedschaft im Urban Sports Club, uvm.

Zur Verstärkung unseres Teams in München suchen wir zum nächstmöglichen Eintrittstermin eine/n Office Manager (m/w/d).

Als Office Manager sind Sie ein wichtiger und integraler Bestandteil der Abteilung Administration & Process Management und in alle Vorgänge und Aktivitäten im Bereich Office Management und Administration involviert. Ihr Zuständigkeitsbereich umfasst alle Liegenschaften der MSC.

Der Arbeitsplatz befindet sich in München in zentraler Lage am Karolinenplatz. Wir freuen uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben & Lebenslauf). Bitte geben Sie Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum und Ihre Gehaltsvorstellungen an. Frühzeitige Bewerbungen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungsschluss ist der 26. November 2025.

Im Laufe der vergangenen sechs Jahrzehnte hat sich die Münchner Sicherheitskonferenz (MSC) zum zentralen globalen Forum für die Debatte sicherheitspolitischer Themen entwickelt. Jedes Jahr im Februar kommen hochrangige Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um über aktuelle und zukünftige sicherheitspolitische Herausforderungen zu diskutieren. Zusätzlich zur jährlichen Hauptkonferenz in München veranstaltet die MSC weltweit Veranstaltungen zu verschiedenen Themen und Regionen und veröffentlicht den jährlich erscheinenden Munich Security Report sowie andere Publikationen zu ausgewählten sicherheitspolitischen Herausforderungen. Mit all ihren Aktivitäten zielt die MSC darauf ab, Vertrauen zu fördern und zur friedlichen Beilegung von Konflikten beizutragen, indem sie einen anhaltenden, kuratierten und zugleich informellen Dialog innerhalb der internationalen Sicherheitsgemeinschaft ermöglicht.