Operations Manager

Über tante-e

Wir sind eine der führenden Shopify-Agenturen in Deutschland und unterstützen Marken wie
fritz-kola, LFDY, 3Bears, Union Berlin, kess Berlin, Develey, pinqponq, LeGer
oder Brands aus
"Die Höhle der Löwen"
dabei, das Beste aus ihrem Online-Shop herauszuholen. Bei uns verschmelzen die Ideale von Tante-Emma-Laden und moderner E-Commerce Welt. Wir helfen dem Einzelhandel, sich online gegen Amazon & Co. zu behaupten und seine Marke digital erfolgreich zu positionieren.

Dafür suchen wir dich

Als Operations Manager:in sorgst du dafür, dass unsere Agentur als Ganzes reibungslos funktioniert. Du stellst sicher, dass Prozesse, Ressourcen und Kommunikation zwischen den Teams ineinandergreifen – damit Projekte effizient laufen, Kapazitäten klug geplant sind und unsere Kund:innen bestmöglich betreut werden. Gemeinsam mit dem Management-Team und den Team-Leads übersetzt du strategische Ziele in klare Abläufe, Kennzahlen und Verantwortlichkeiten. Kurz gesagt: Du bringst Struktur und Menschen zusammen – und sorgst dafür, dass Vision und Umsetzung Hand in Hand gehen. Dabei balancierst du Struktur, Empathie und Verbindlichkeit, schaffst Klarheit, wo sie fehlt, und hast Freude daran, Dinge zu ordnen, zu verbessern und für alle Beteiligten leichter zu machen.

Deine Aufgaben bei uns

• Du optimierst und koordinierst zentrale Agenturprozesse über alle Teams hinweg – für reibungslose Abläufe und klare Zuständigkeiten.
• Du stellst sicher, dass alle SOPs dokumentiert, standardisiert und eingehalten werden und schließt bestehende Prozesslücken – um Qualität, Klarheit und Konsistenz im Alltag zu sichern.
• Du arbeitest mit dem Finanzteam zusammen, um die Teamauslastung, Rentabilität und Margen zu analysieren, und unterstützt die Teamleads dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
• Du übersetzt Sales-Forecasts und Projektumfänge in Kapazitäts- und Ressourcenpläne und leitest daraus Hiring-Bedarfe ab – damit Wachstum planbar und realistisch bleibt.
• Du arbeitest eng mit dem Leadership-Team an Umsatz-, Budget- und Margenzielen und begleitest deren Umsetzung – um wirtschaftliche Stabilität und Entwicklung im Gleichgewicht zu halten.
• Du koordinierst und optimierst die Hiring-Prozesse – von Rollendefinition über Stellenausschreibungen bis zum Onboarding – damit neue Kolleg:innen strukturiert starten und schnell im Team ankommen.
• Du verantwortest bereichsübergreifendes Performance-Tracking und stellst sicher, dass Ziele und KPIs transparent verfolgt werden – um Fortschritt messbar und Verantwortlichkeiten klar zu machen.
• Du planst und moderierst Retrospektiven und Ziel-Workshops gemeinsam mit dem Management-Team – um Erfolge sichtbar zu machen und kontinuierlich besser zu werden.
• Du betreust, implementierst und optimierst unsere Tools und Systeme (z. B. Monday, Notion, Personio) – damit Prozesse schlank, integriert und zukunftsfähig bleiben.

Das bringst du mit

• Idealerweise min. 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Operations, Projekt- oder Delivery-Management, idealerweise in einer Agentur- oder E-Commerce-Umgebung.
• Verständnis für Agentur-Kennzahlen (Utilization, Margen, ABR, COGS etc.) und Freude an datenbasiertem Arbeiten.
• Analytische Stärke und Erfahrung mit Reporting-Tools (z. B. Google Sheets, Looker Studio oder ).
• Erfahrung in der Optimierung von Projektmanagement-Systemen (z. B. ClickUp, Asana, Monday).
• Routine in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, bspw. mit Account Manager:innern, Projektmanager:innen, Sales, Marketing und Development.
• Eine strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise – du denkst in Prozessen, kommunizierst klar und handelst pragmatisch.
• Du übernimmst Verantwortung, priorisierst sicher und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick.
• Du bringst Empathie, Kontaktfreude und ein gutes Gespür für Menschen mit – kannst zuhören, vermitteln und auf Augenhöhe führen.
• Du hast Freude daran, Ordnung und Klarheit zu schaffen, Menschen mitzunehmen und kontinuierlich Dinge besser zu machen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2) und gute Englischkenntnisse (mind. B2).

Das bieten wir dir

• Gestaltungsspielraum & Einfluss – Du gestaltest Strukturen aktiv mit, bringst eigene Ideen ein und hast echten Hebel auf Effizienz, Wachstum und Kultur.
• Verantwortung & Vertrauen – Du arbeitest eigenständig, triffst Entscheidungen auf Augenhöhe und hast den Freiraum, Dinge wirklich zu bewegen.
• Gesundes Miteinander – Wir pflegen ein respektvolles, offenes Arbeitsklima mit ehrlichem Austausch und gegenseitiger Unterstützung.
• Hybrides Arbeiten – Ob im Kölner Büro oder remote: Regelmäßiger Austausch und gemeinsamer Teamgeist verbinden uns.
• Teamkultur mit Haltung – Unser Werteverständnis prägt den Alltag. Team-Events und Trips stärken, was uns ohnehin verbindet.
• Faire Benefits – Home-Office-Zuschuss, moderne Hardware, Ausstattungspauschale und betriebliche Altersvorsorge (25 % AG-Zuschuss).

Wir wissen, dass niemand zu 100 % auf jedes Profil passt. Wenn du glaubst, dass du mit deiner Erfahrung, deiner Haltung oder deinem Drive gut zu uns und der Rolle passt – go for it

Für eine detailliertere Beschreibung und Einblicke in unsere Teamkultur besuche gerne unsere Karriereseite

Wir freuen uns auf dich