Facilities Assistant

Corporate Account – Real Estate Management Services EMRA | Vollzeit | Unbefristet
Deine Mission
Du bist das Gesicht unseres Kunden Marsh McLennan und sorgst dafür, dass sich Mitarbeiter, Kunden und Besucher vom ersten Moment an willkommen fühlen. Als Facilities Assistant kombinierst Du professionellen Empfang mit administrativer Unterstützung und hilfst dabei, ein reibungslos funktionierendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Deine Aufgaben
Empfangs- und Servicebereich:

• Erster Eindruck: Begrüße und empfange Besucher professionell und herzlich
• Kommunikationszentrale: Bearbeite eingehende Anrufe und leite sie zielgerichtet weiter
• Repräsentation: Halte den Empfangsbereich stets organisiert und einladend
• Zugangskontrolle: Koordiniere Besucherzugänge und stelle Besucherausweise aus
• Service: Biete erstklassigen Kundenservice und beantworte Anfragen kompetent

Administrative Unterstützung:

• Terminkoordination: Unterstütze bei der Planung von Meetings und Terminen
• Post- & Paketmanagement: Verwalte ein- und ausgehende Post sowie Paketzustellungen
• Dokumentation: Führe präzise Aufzeichnungen und verwalte Büromaterialbestände
• Interne Kommunikation: Erstelle und verteile Mitteilungen und Ankündigungen

Büroorganisation:

• Meetingräume: Stelle sicher, dass Besprechungsräume technisch einwandfrei nutzbar sind und nehme Raumreservierungen über das interne Raumbuchungssystem vor
• Event-Koordination: Unterstütze bei der Organisation von Veranstaltungen und Catering
• Materialbestellung: Übernehme Büromaterial- und Sonderbestellungen
• Sicherheit: Verwalte Zugangsberechtigungen und Schlüsselzugänge
• Rechnungsbearbeitung: Arbeite mit unserem internen Rechnungssystem

Gesundheit & Sicherheit:

• Risiko- und Gefahrenmanagement: Erkenne und melde Sicherheitsrisiken oder Vorfälle
• Compliance: Stelle die Einhaltung von Arbeitsschutzrichtlinien sicher
• Technischer Support: Führe regelmäßige Rundgänge durch und melde kleinere Defekte oder Wartungsbedarf umgehend, bleibe hierzu im engen Austausch mit der Office- und Facilities Managerin
• Notfallbereitschaft: Organisiere und überwache die Ersthelferanmeldungen am Standort, sorge für die regelmäßige Wartung und Aktualisierung der AED-Geräte sowie der Erste-Hilfe-Boxen. Idealerweise bist du bereits Ersthelfer oder bist offen es zu werden, und übernimm mit anderen die Rolle des Evakuierungs- und Brandschutzhelfers

Dein Profil

• Ausbildung: Abgeschlossene Schulausbildung
• Mindestens eine solide Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen
• Erfahrung: Nachweisliche Erfahrung als Empfangskraft oder in administrativen Tätigkeiten
• Kompetenzen:
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kundenservice-Orientierung
• Sicherer Umgang mit Office-Software (Microsoft Office Suite, Telefonanlagen)
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Multitasking in dynamischem Umfeld zu setzen
• Hohe Detailgenauigkeit sowie ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten
• Sprachkenntnisse: Mindestens Englisch-Grundkenntnisse

Was wir bieten
Entwicklung & Umfeld:

• Entrepreneuriales und inklusives Arbeitsumfeld bei JLL
• Unterstützung bei der Verwirklichung Deines vollen Potentials
• Möglichkeit, Deine Ambitionen durch unser Total Rewards Program zu verwirklichen

Vergütung & Benefits:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und attraktives Benefits-Paket
• Umfassende Sozialleistungen
• Langfristige Karriereperspektiven im Facility Management

Arbeitsplatz:

• Arbeit für einen renommierten Kunden (Marsh McLennan)
• Professionelles und modernes Arbeitsumfeld
• Vielfältige und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Bereit für diese spannende Herausforderung?
Dann bewirb Dich jetzt mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen.

Bei JLL sorgen wir dafür, dass Du die beste Version Deiner selbst wirst

JLL – shape a brighter way