Recruiting Coordinator

vor 2 Wochen

Hamburg, Hamburg, Deutschland Instacart Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

We're transforming the grocery industry

At Instacart, we invite the world to share love through food because we believe everyone should have access to the food they love and more time to enjoy it together. Where others see a simple need for grocery delivery, we see exciting complexity and endless opportunity to serve the varied needs of our community. We work to deliver an essential service that customers rely on to get their groceries and household goods, while also offering safe and flexible earnings opportunities to Instacart Personal Shoppers.

Instacart has become a lifeline for millions of people, and we're building the team to help push our shopping cart forward. If you're ready to do the best work of your life, come join our table.

Instacart is a Flex First team

There's no one-size fits all approach to how we do our best work. Our employees have the flexibility to choose where they do their best work—whether it's from home, an office, or your favorite coffee shop—while staying connected and building community through regular in-person events. Learn more about our flexible approach to where we work.

Overview

As a Recruiting Coordinator at Instacart, you're the glue that holds the hiring experience together. You'll join our Recruiting team - a collaborative group of Coordinators, Recruiters, PMs, and People Leaders who are united in filling the seats at Instacart's table with exceptional talent. In this role, you'll partner closely with recruiters and hiring teams to orchestrate seamless interview experiences. But this job is much more than just solving complex scheduling challenges - you'll always be thinking about how to optimize processes for human-centered efficiency and how every interaction gives each candidate a taste of Instacart. Your attention to detail, problem-solving abilities, and genuine care for people will help candidates feel informed, welcomed, and energized throughout their journey with us.

About the Job

  • Schedule, facilitate, and host phone, video, and onsite interviews in partnership with recruiters and sourcers
  • Act as the primary point of contact for candidates throughout the interview scheduling process, ensuring clear communication and a seamless experience
  • Create exceptional candidate experiences by ensuring interviews run smoothly, educating candidates about Instacart's mission and culture, and representing the company with integrity, poise, and professionalism
  • Partner closely with Recruiters, Executive Assistants, and Interviewers to coordinate complex scheduling across multiple time zones and stakeholder calendars
  • Drive ad-hoc projects that elevate candidate experience and push initiatives across the finish line, demonstrating ownership and creative problem-solving
  • Help track candidate progress from initial contact through offer, maintaining accurate data and providing visibility into hiring pipeline health
  • Coordinate and schedule airfare, hotel, and transportation for candidates visiting our offices from remote locations
  • Maintain active interviewer pools, onboard new interviewers, and manage interviewer reporting to ensure we have the right people evaluating talent

About You

Minimum Qualifications

  • 1-3 years of experience as a recruiting coordinator
  • 1-3 years of experience in a professional environment, preferably with an HR or Talent Acquisition team or in a scheduling-heavy role
  • Excellent verbal and written communication skills, with an appropriate blend of professionalism and friendliness that makes candidates feel at ease
  • Strong organizational skills and meticulous attention to detail
  • Ability to prioritize competing tasks and manage time proficiently in a dynamic, fast-paced environment
  • Proven ability to problem solve and execute solutions in a timely manner
  • Remote-eligible within the US and Canada

Preferred Qualifications

  • Experience working in Greenhouse (ATS)
  • Experience working in Modernloop or Goodtime
  • Experience working in a high-volume recruiting environment
  • Ability to be a collaborative team player who thrives when working with multiple stakeholders simultaneously
  • Flexibility to shift tasks and priorities based on evolving hiring needs and business demands
  • Process-driven mindset — someone who asks thoughtful questions and actively seeks opportunities to work smarter and more efficiently

This is a contract role starting with a 6-month contract, and must be based in EST/CST time zone.

#LI-Remote

  • Recruiting Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Transport – Die Zeitung für den Güterverkehr Vollzeit

    Dole Europe GmbHHamburgFeste AnstellungHomeoffice möglich, TeilzeitErschienen: vor 4 TagenSei einer der ersten BewerberRecruiting Coordinator (m/w/d)Dole Europe GmbHÜber DoleDole Europe GmbH ist eine europäische Tochtergesellschaft von Dole plc, einem der weltweit größten Anbieter von frischem Obst und Gemüse. Dole Europe importiert eine umfangreiche...

  • Recruiting Operations Coordinator

    Vor 5 Tagen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland apoprojekt Vollzeit

    WAS DU VON UNS ERWARTEN KANNST apoprojekt ist Partner für jeden Transformationsbedarf im Bestand und eines der dynamischsten Unternehmen der Bau- und Immobilienbranche. Seit unserer Gründung 2007 sind wir von einem Zwei-Mann-Unternehmen zu einer Größe von mehr als 600 Mitarbeitenden gewachsen. Wir wollen den Markt verändern: Mit unserem Design &...

  • Director of Administrative Services

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland William & Mary and the Virginia Institute of Marine Science Vollzeit 60.000 € - 75.000 € pro Jahr

    Job Requisition:JR100734 Director of Administrative Services (Law School) (Open)Job Posting Title:Director of Administrative Services (Law School)Job Family:Staff - Program ManagementNumber of Openings:1Worker Sub-Type:Regular (benefited)Job Requisition Primary Location:Law SchoolPrimary Job Posting Location:Law SchoolJob Description Summary:Reporting...

  • Sachbearbeiter (all genders) in Teilzeit (35 Std. / Woche

    vor 1 Woche

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Orlen Vollzeit

    Bei ORLEN Deutschland sind wir davon überzeugt, dass wir durch Dekarbonisierung, Digitalisierung und Nachhaltigkeit eine bessere Zukunft schaffen können. Wir haben bis 2050 ein klares Ziel: CO²-Neutralität. Dafür denken wir Energie neu und setzen dabei auf das Know-how und den Spirit unserer rund Mitarbeitenden weltweit – davon 270 in Deutschland. Mit...

  • HR Business Partner

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland EVIDENT Europe GmbH Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Headquartered in Tokyo, Japan, Evident employs around 4,500 people at a total of 57 locations worldwide. Evident Europe, headquartered in Hamburg, Germany, employs approximately 770 people in 16 countries. The product portfolio includes a wide range of microscope systems used in clinical diagnostics, medical and basic research, as well as in various...

  • Engagement Manager

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Sprinklr Vollzeit 55.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Sprinklr is the definitive, AI-native platform for Unified Customer Experience Management (Unified-CXM), empowering brands to deliver extraordinary experiences at scale — across every customer touchpoint.By combining human instinct with the speed and efficiency of AI, Sprinklr helps brands earn trust and loyalty through personalized, seamless, and...

  • Regional Success Director

    vor 14 Stunden

    Hamburg, Hamburg, Deutschland Sprinklr Vollzeit

    Sprinklr is the definitive, AI-native platform for Unified Customer Experience Management (Unified-CXM), empowering brands to deliver extraordinary experiences at scale — across every customer touchpoint.By combining human instinct with the speed and efficiency of AI, Sprinklr helps brands earn trust and loyalty through personalized, seamless, and...

  • HR Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland PKF FASSELT Partnerschaft mbB Vollzeit

    **Du bringst eine große Leidenschaft für Recruiting und HR-Themen mit und möchtest in einem Team arbeiten, das deine Arbeit zu wertschätzen weiß? **:Dann bist du bei uns genau richtig! - Zur Verstärkung unseres Karriereteams suchen wir in Teilzeit einen - **HR Coordinator (m/w/d) - Schwerpunkt Recruiting**. Mögliche Standorte: Braunschweig,...

  • Recruiting Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Talent Management bedeutet für Sie die Zukunft des Unternehmens? Sie möchten aktiv zum Gesamterfolg des Recruitingteams beitragen und freuen sich auf motivierte, empathische Kollegen? Sie möchten in einem internationalen Kontext Fuß fassen und haben Interesse an persönlicher Weiterentwicklung? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Wir unterstützen ein...

  • Stock Coordinator

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland Brandy Melville Vollzeit

    Brandy Melville is a vibrant clothing and fashion accessories brand throughout the world, who markets its product to young women. We are currently recruiting a stock coordinator in our **central Muenich store**; - 18y + of age - Right to work in Germany - Some Stock experience - English, German (nice to have Italian & Polish) **Main duties will be**: -...

  • HR Coordinator Mit Fokus Auf Recruiting

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland DFDS Germany Vollzeit

    **Gestalte mit uns die Arbeitswelt von morgen - operativ, konzeptionell und mit Herz für unsere DFDS-Kolleg:innen!** Du bist leidenschaftlich im HR unterwegs, kennst dich mit operativen Prozessen ebenso aus wie mit der Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften und hast ein gutes Gespür für Kommunikation, Recruiting und Employer Branding? **Dann...

  • Engineering Coordinator

    Vor 2 Tagen

    Hamburg, Deutschland PEAG Personal GmbH Vollzeit

    8 Standorte – 1 Ziel: Wir finden Ihren neuen Job. Hier ist Ihre Eintrittskarte zu Ihrem Traumjob als Engineering Coordinator (m/w/d) für unseren Kunden, ein führendes Unternehmen im Bereich Marine Systems und Schiffbau in Hamburg zu TOP-Konditionen. Warum PEAG Personal Ab 43,10 € pro Stunde, je nach Qualifikation und Berufserfahrung Langfristiger...

  • Training Coordinator

    vor 1 Woche

    Hamburg, Deutschland Staffnet Innovatives Recruiting GmbH Vollzeit

    Über die Position Unser Kunde aus dem Bereich der Elektronikindustrie gehört zu den attraktivsten Arbeitgebern Deutschlands. So wurden dieses Jahr erneut die Auszeichnungen als TOP EMPLOYER und FAIR EMPLOYER gewonnen. Und das nicht ohne Grund: Neben einem modernen Arbeitsumfeld und attraktiven Konditionen wird viel Wert auf Offenheit, Vertrauen und Dialog...

  • Sales Coordinator

    Vor 4 Tagen

    Hamburg, Deutschland Heinemann Vollzeit

    For Hamburg Headquarters we are recruiting - limited for 2 years in full-time - a**Sales Coordinator (M/F/d)** Your new job includes - As a Sales Coordinator (M/F/d) you will support the "Cruises Wholesale" sales team in providing optimal product group and customer support. In particular, you will- provide operational and administrative support to Category...

  • HR Coordinator

    Vor 6 Tagen

    Hamburg, Deutschland hanfried Personaldienstleistungen GmbH Vollzeit

    Für unseren Kunden, eine renommierte Wirtschaftskanzlei, suchen wir zur Unterstützung des bestehenden Teams am Standort Hamburg einen **HR Coordinator (m/w/d)** **Ihre Aufgaben**: - Verantwortlich für die Personalbetreuung und -verwaltung sowie für personelle Angelegenheiten - Begleiten und Mitwirken bei Recruiting-Prozessen und zielgerichtete...

  • Engineering Coordinator

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland sat. Services GmbH Vollzeit

    Die sat. Services GmbH arbeitet vornehmlich als Projektpartner mit gesunder Hands-on-Mentalität. Wir agieren loyal, zuverlässig und ergebnisorientiert. Unsere Unternehmensgruppe beschäftigt ca. 450 Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten in Deutschland, Frankreich und Italien sowie Bau - und Projektstandorten weltweit. Unsere Arbeit wurde in den...

  • Sales Support Coordinator

    vor 2 Wochen

    Hamburg, Deutschland MSC Mediterranean Shipping Company Vollzeit

    WILLKOMMEN BEI MSC GERMANY -Als Teil der weltweit führenden Reederei MSC Mediterranean Shipping Company setzen wir auf Innovation, Nachhaltigkeit und herausragende Qualität, um unseren Kunden zuverlässige und effiziente Logistiklösungen zu bieten. Unsere Unternehmenswerte basieren auf Verantwortung, dynamischer Zusammenarbeit und einem starken Engagement...