Receptionist & Administrative Assistant m/w/d

Stellenbeschreibung

Sie lieben es, Menschen willkommen zu heißen und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen? Dann sind sie bei uns genau richtig Als erste Anlaufstelle für Besucher und Kollegen gestalten sie jeden Kontakt positiv und tragen dazu bei, dass unser Büro ein Ort ist, an dem sich alle wohlfühlen.

Sie arbeiten Hand in Hand mit unserer Executive Assistant und Office Services Managerin, um die Organisation von Besprechungen zu unterstützen und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Auf der administrativen Seite spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung unseres Clinical Education Teams. Dazu gehören die Organisation von Reisen, die Verwaltung von Terminplänen und die Kommunikation mit Gesundheitsdienstleistern (HCPs), um sicherzustellen, dass alles perfekt aufeinander abgestimmt ist.

Wir suchen jemanden, der eine positive, sympathische und lebhafte Einstellung in das Team einbringt, sich in einem lebhaften Umfeld mit wechselnden Prioritäten wohlfühlt, ein Auge fürs Detail hat und Initiative zeigt, aufgeschlossen und agil ist und gerne mit unterschiedlichen Persönlichkeiten interagiert.

Ihre Aufgaben

• Empfangsmanagement: Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und eine effiziente Büroorganisation.
• Erste Anlaufstelle: Freundlicher und professioneller Empfang von Besuchern und Anrufern – Sie leben eine echte "Willkommensmentalität".
• Pflege eines professionellen Arbeitsumfelds: Sicherstellen, dass unser Büro stets organisiert, repräsentativ und einladend ist.
• Koordination von Post & Paketen: Zuverlässige Bearbeitung eingehender und ausgehender Sendungen.
• Verwaltung der Besprechungsräume: Terminplanung und Sicherstellung optimaler Nutzung der Meetingräume.
• Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen
• Unterstützung des Clinical Education Teams: Organisation von Reisen und Logistik für Kundenveranstaltungen und Treffen mit medizinischem Fachpersonal.
• Assistenz für Geschäftsleitung & Office Services: Vertretung und Unterstützung der Executive Assistant & Office Services Managers bei Bedarf.
• Betreuung von Dienstleistern: Aufbau und Pflege verlässlicher Partnerschaften zur Sicherstellung hochwertiger Services.
• Allgemeine administrative Unterstützung & Safety Officer: Umfassende Unterstützung bei administrativen Aufgaben sowie Übernahme der Rolle als stellvertretender Sicherheitsbeauftragter.
• Sonderprojekte: Mitwirkung an Ad-hoc-Initiativen und Übernahme zusätzlicher Verantwortlichkeiten.

Ihre Qualifikationen

• Nachweisbare Expertise: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einem dynamischen, internationalen Umfeld.
• Technikaffin: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Teams, Outlook) für reibungslose Abläufe.
• Kommunikationsstark: Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie hervorragende zwischenmenschliche Kompetenzen.
• Organisationstalent: Geübter Umgang mit Zeitmanagement und Priorisierung mehrerer Aufgaben, ohne den Überblick zu verlieren.
• Detailorientiert: Hohe Genauigkeit und Präzision in allen Tätigkeiten.
• Sprachkompetenz: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Vorausschauend: Lösungsorientierte Denkweise und die Bereitschaft, sich weiterzuentwickeln und Innovationen voranzutreiben.
• Branchenerfahrung: Kenntnisse im Gesundheitswesen, in der Pharma- oder Life-Science-Branche sind von Vorteil.

Ihnen gefällt diese vielfältige Aufgabe in einem internationalen Umfeld? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Art der Stelle: Vollzeit

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Erfolgsbeteiligung
• Firmenevents
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Kostenlose Massagen
• Mitarbeiter-Rabatt
• Zusätzliche Urlaubstage

Arbeitsort: Vor Ort