Office Services Coordinator

Job Description:

Office Services Coordinator (Part-time)

Owned by Tokyo-based Rakuten and headquartered in Toronto, Rakuten Kobo Inc. is one of the world's most innovative eReading services offering more than 6 million eBooks and audiobooks to millions of customers in 190 countries. Kobo believes in giving customers the freedom to read any book on any device and offers an eReader for everyone. With a wide selection of E Ink eReaders for every reading style. Kobo's award-winning eReaders can be found in major retail chains around the world.

The Role

Do you thrive on enhancing the productivity of an international team in Darmstadt? Are you adept at implementing and optimizing processes to streamline team workflows? If you have a passion for Office & Team Support and are comfortable navigating Finance and HR tasks, we want to hear from you

We are seeking a part-time (20 hours/week) Office Services Coordinator for a one-year, in-person contract.

Your Role and Responsibilities:

• Support the Country Manager in daily administrative and operational tasks

• Act as the main point of contact for office-related matters

• Manage office supplies, equipment, and facilities

• Coordinate meetings, travel arrangements, and team-events

• Support month-end reporting and assist in the preparation of presentations and business reviews

• Assist with onboarding of new employees and HR-related tasks

• Liaise with internal departments and external vendors

• Ensure compliance with local regulations and company policies

• Maintain accurate records and documentation for compliance

• Handling general correspondence in English and German

• Any other duties assigned

What We're Looking For:

• You have a commercial education as well as professional experience in the above-mentioned areas of responsibility

• You can work independently with minimal direction in a dynamic and international environment

• You take initiative and you can think outside the box

• You have strong organizational and project management skills with the ability to adapt, pivot and prioritize when necessary

• You can communicate strongly with various levels of staff, including senior management and executives.

• Confident and effective handling of Microsoft Office applications

• Can communicate fluently in German and English in writing and verbally

What You Can Expect With Us:

• Independent work, flexible working time models

• Training opportunities & numerous employee benefits

• 30 days vacation

German Version of Job Posting

Office Administrator Teilzeit

Owned by Tokyo-based Rakuten and headquartered in Toronto, Rakuten Kobo Inc. is one of the world's most innovative eReading services offering more than 6 million eBooks and audiobooks to millions of customers in 190 countries. Kobo believes in giving customers the freedom to read any book on any device and offers an eReader for everyone. With a wide selection of E Ink eReaders for every reading style. Kobo's award-winning eReaders can be found in major retail chains around the world.

Du liebst es, die Produktivität eines internationalen Teams in Darmstadt zu steigern? Du hast bereits Erfahrung in der Umsetzung und Optimierung von Prozessen, um Arbeitsabläufe in einem Team zu optimieren? Office & Team Support sind genau dein Ding und auch im Bereich Finanzen und HR fühlst Du Dich wohl?

Dann möchten wir Dich kennenlernen Wir suchen ab sofort Dich als Office-Services-Koordinator (m/w/d) in Teilzeit mit 20 Wochenstunden. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet.

Deine Aufgaben bei uns:

• Enge Zusammenarbeit und Unterstützung des lokalen Country-Managements

• Eigenverantwortliches Führen des Office Managements

• Unterstützung bei Monatsabschluss (u.a. Rechnungsprüfung) und Reporting

• Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen in englischer Sprache

• Steuerung und Abstimmung mit Lieferanten und (Facility-)Diensteistern

• Koordination von Meetings, Reisen und Teamevents

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei allgemeinen HR-Themen

• Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Themen (u.a. Arbeitssicherheit) und Unternehmensrichtlinien

• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Lieferanten

• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz in Englisch und Deutsch

• Sonstige administrative Aufgaben

Damit überzeugst Du uns:

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium absolviert sowie Berufserfahrung in den oben genannten Aufgabenbereichen

• Du bist es gewohnt, selbstständig und eigeninitiativ zu arbeiten und über den Tellerrand hinaus zu schauen

• Außerdem zeichnest du dich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus und überzeugst uns als ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent mit einer Flexibilität für die täglichen Aufgaben

• Du arbeitest gerne in einem internationalen Team und für dich ist es kein Problem mit unterschiedlichen Gesprächspartnern zu kommunizieren und souverän aufzutreten

• Du überzeugst mit Deiner positiven Ausstrahlung und Deiner hohen Dienstleistungsbereitschaft

• Sicheren und effektiven Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen

• Sehr gute Deutsch und (gute) Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Dich bei uns erwartet:

• Flache Hierarchien, selbstständiges Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle

• Gesundheitsmanagement (Fitness, Yoga, Achtsamkeit und Ernährung)

• Weiterbildungsmöglichkeiten & zahlreiche Mitarbeiter Benefits

• 30 Tage Urlaub