Project Coordinator

Your mission
Du bist ein Organisationstalent mit einem ausgeprägten Sinn für Struktur und Prozesse? In dieser Rolle hast du die Möglichkeit, aktiv an der Optimierung von Projektabläufen mitzuwirken und Projekte ganzheitlich zu begleiten. Als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern sorgst du für eine reibungslose Koordination, dokumentierst wichtige Meilensteine und hältst alle Fäden in der Hand. Dein strategisches Denken und dein Gespür für effiziente Abläufe helfen dir, Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln und standortübergreifend zu harmonisieren. Wenn du eine strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Kommunikationsgeschick und technischem Verständnis kombinierst, dann bist du hier genau richtig

*Deine Aufgaben
Projekt Koordination:*

• Du übernimmst das ständige Stakeholder Management mit allen internen Support Units (z.B. Procurement, Logistics, etc.) und dem Projekt Management
• Du bereitest unsere Baustellen aktiv vor, indem du das Crew Management unterstützt, mithilfst unsere Dienstleister:innen und Freelancer:innen zu steuern, unsere Bauleiter:innen einzuweisen und die notwendige Baustelleninfrastruktur an den Start zu bringen
• Du verantwortest die Dokumentation in unseren Projekten, trägst Sorge dafür, dass unsere Dokumentenrichtlinien eingehalten werden und dokumentierst den Dokumentenverkehr mit Externen
• Du verstehst unsere Projektabläufe und bereitest die nächsten Schritte in unseren Projekten vorausschauend vor
• Du hast die Meilensteine unserer Projekte im Blick, stimmst dich mit unseren Projekt Management Team regelmäßig zum Status Quo ab und kümmerst dich um die Einhaltung der Projekttermine mit den internen Units
• Du bereitest die relevanten Projektbesprechungen vor, nimmst daran teil und führst und verantwortest Agenda und Protokoll

Prozess Optimierung:

• Du identifizierst Optimierungspotential entlang des Projektzyklus und arbeitest aktiv an (kleinen) Prozessoptimierungen in enger Zusammenarbeit mit deinem Team Lead & Team
• Du stimmst dich mit unseren Project Coordinator Team in Dubai ab, um einheitliche Prozesse über die Standorte hinweg zu erarbeiten

Your profile

• Sprachkenntnisse: Fließend Deutsch (C1/C2) und sehr gutes Englisch (mind. B2), weitere Sprachen von Vorteil
• Arbeitsweise: Strukturiert, eigenverantwortlich und ergebnisorientiert mit Blick auf Deadlines
• Kommunikation: Verhandlungssicher, stark im Stakeholder-Management (intern und extern)
• Erfahrung: Mehrjährige, relevante Berufserfahrung im Bereich Projekt Management oder in der Dienstleisterkoordination
• Organisationsstärke: Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen und Prozesse strategisch weiterzuentwickeln
• Technisches Verständnis: Affinität zu technischen Abläufen, idealerweise Erfahrung in der AVL-Integration-Branche, Event- oder Baubranche
• Rechtliches Know-how: Kenntnisse in (Bau-)Vertrags- und Vergaberecht von Vorteil

Why us?
Wir bieten dir ein inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld mit starkem Teamgeist und spannenden, technischen Projekten.

Bei uns erwarten dich:

• Regelmäßige Teamevents, wie Frühstück, Team Lunch, Roundtable und Team Events
• Gesundheits- und Wohlfühlprogramme für dein persönliches Wohlbefinden (WellPass Mitgliedschaft)
• Mobilitätsunterstützung: Wir übernehmen die Kosten für das Deutschlandticket und bieten ein JobRad-Programm.
• Vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitsgestaltung in Bezug auf Arbeitszeit und -ort, ob im Home Office oder in unseren Offices (Berlin, Hamburg oder München)
• Eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien
• Die Möglichkeit, mit internationalen Teams in Dubai, Riad, München und Berlin zusammenzuarbeiten
• Betriebliche Altersvorsorge und Unfallversicherung
• Empfehlungsboni für erfolgreiche Mitarbeiter- und Projektwerbungen

About Us
BeWunder
is your turnkey partner specializing in
Event Production
and
Spatial Experiences
.

We create inspiring and unforgettable experiences for our clients and their guests. Our renowned and highly-skilled team of industry experts in both live events and permanent construction is well-versed in bridging the gap between vision and reality. We design, deliver and service complex, challenging, and large-scale projects in the field of museums and exhibitions, EXPO and brand pavilions, visitor and experience centers, digital art spaces, live events - both corporate and sporting, as well as conferences and multimedia shows.

Our passion lies in producing multisensory and immersive experiences, a perfect blend of new technologies and content, staged lighting and interactive elements.

With our international track record in Europe, the Middle East and Asia, we are perfectly positioned to realize exceptional projects for our clients around the globe, from initial concept design through to final installation and beyond