Assistenz (m/w/d) der Geschäftsleitung und Bereichsleitung

In dieser Rolle sind Sie nicht bloß Assistenz, sondern unsere Geheimwaffe im Hintergrund: Sie bringen Struktur in Gespräche, Ruhe in hektische Tage und Ordnung in die Projekte, bei denen manchmal zu viele Tabs offen sind.

Bei Präsentationen, Recherchen, der Vorbereitung von Terminen und der Einhaltung wichtiger Fristen behalten Sie stets den Überblick. Sie leiten Informationen zielgerichtet weiter, sorgen für einen reibungslosen Ablauf und schaffen Freiräume, damit Geschäftsführung und Bereichsleitung sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Sie arbeiten eng mit uns auf Augenhöhe und sorgen dafür, dass aus Aufgaben Ergebnisse werden, aus Informationen Entscheidungen und aus Chaos Klarheit. Dabei handeln Sie mit Verstand, Fingerspitzengefühl und einer guten Portion Humor.

• Hamburg
• Vollzeit
• Flexible Arbeitszeiten

Ihr Arbeitsumfeld
Menschen sind das Herzstück der UMCO. Als inhabergeführtes Beratungshaus mit einem Team von rund 90 Mitarbeitenden in Hamburg und im Rheinland betreuen wir rund 1.000 Kunden aus den Branchen Chemie, Pharma, Logistik und der verarbeitenden Industrie. Unsere Passion ist es, für unsere Kunden individuelle und wirtschaftliche Compliance Lösungen für den Umgang mit chemischen Produkten und deren chemikalienrechtliche weltweite Vertriebsfähigkeit zu realisieren.

Aufgaben

• Sie schaffen Überblick und Klarheit: Sie recherchieren, bereiten Themen auf, sorgen für strukturierte Entscheidungsgrundlagen und behalten wichtige Fristen im Blick.
• Sie sind die Kommunikationsdrehscheibe: Ob interne Info oder externe Korrespondenz. Sie bringen Botschaften auf den Punkt und halten die richtigen Leute zur richtigen Zeit im Loop.
• Sie denken voraus und mit: Sie wissen was noch fehlt, bevor wir fragen und sorgen bei Präsentationen, Protokollen sowie der Vor- und Nachbereitung von Terminen dafür, dass der nächste Schritt klar ist.
• Sie halten die Fäden zusammen: Sie stellen sicher, dass Informationen rechtzeitig, klar und strukturiert dort ankommen, wo sie gebraucht werden, sodass alle den Überblick behalten und die wichtigen Aufgaben nicht ins Stocken geraten.
• Sie gestalten den Alltag mit: Sie gestalten Abläufe, hinterfragen bestehende Routinen und bringen sich aktiv ein.

Profil

• Sie haben eine Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement, als Bürokaufmann/-frau oder ein Studium in Betriebswirtschaft, Management, Wirtschaftswissenschaften oder Kommunikation abgeschlossen? Dann bringen Sie bereits eine passende Grundlage mit. Wichtiger ist uns Ihre Motivation und dass Sie als Persönlichkeit zu uns passen
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in der Assistenz mit, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder Bereichsleitungsebene
• Sie verfügen über hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
• Sie arbeiten proaktiv und lösungsorientiert
• Diskretion, Loyalität und eine hohe Zuverlässigkeit zeichnen Sie aus
• Sie bleiben auch in stressigen Situationen flexibel und belastbar
• Sie beherrschen den sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ihre Kommunikationsfähigkeit in Deutsch, mündlich wie schriftlich, ist ausgezeichnet

Wir bieten

• Flexibilität: Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Hobby oder ehrenamtliches Engagement lassen sich durch ein Arbeitsumfeld mit vielen Freiräumen realisieren.
• Ankommen: Für den bestmöglichen Start bei uns ermöglichen wir Ihnen eine systematische und real gelebte Einarbeitung.
• Mitgestaltung: Sie werden aktiver Teil eines inspirierenden Teams, in dem neben vielen Möglichkeiten zur Mitgestaltung, viel Wert auf Weiterentwicklung und eine offene Feedback-Kultur gelegt wird.
• Förderung: Ihre Talente zu erkennen und individuell zu fördern ist uns ein wichtiges Anliegen. Fachliche und individuelle Weiterbildung und Entwicklungspfade sind für uns selbstverständlich.
• Faires Gehalt: Gehalt mit individuell auf Sie zugeschnittenen Vergütungsbestandteilen.
• Teamgeist: Teambuildingbudgets und spannende Teamevents zur Stärkung des Teamgeistes und der Unternehmenskultur.

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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