Operations Manager

Operations Manager - Business Delivery (all genders)

Department: B2B Health Sales

Employment Type: Full Time

Location: Berlin

Reporting To: Caroline Hak

Description Über Lingoda Vor 12 Jahren gegründet, stellt sich Lingoda einer der drängendsten globalen Herausforderungen unserer Zeit: dem Bedarf wachsender Wirtschaften und alternder Bevölkerungen mit der Mobilität globaler Talente zu begegnen. Angetrieben von unserer Mission – "Menschen weltweit mit Sprachkenntnissen, kulturellem Verständnis und technischem Know-how auszustatten, damit Integration und Erfolg möglich werden" – hat sich Lingoda als Vorreiter im Bildungsbereich etabliert.
Was wir tun Lingodas effektives Lernmodell basiert auf Kleingruppenunterricht – mit über Kursen pro Jahr, geleitet von 2.400 qualifizierten Lehrkräften. Unsere eigens entwickelte Curriculum-Plattform hilft Lernenden dabei, ihre Ziele zu erreichen – sei es für den beruflichen Aufstieg oder die erfolgreiche Integration in einem neuen Land.
Wen wir unterstützen Lingoda ist ein schnell wachsendes und ambitioniertes Unternehmen, das sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig ist: Während unser B2B-Geschäft in Deutschland besonders auf den Gesundheitssektor fokussiert ist – mit dem klaren Ziel, in weitere Branchen und Länder zu expandieren – erreichen wir im B2C-Bereich Lernende weltweit. Unsere Studierende lernen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch – ganz egal, wo auf der Welt sie sich befinden.
Eine Sprache mit Lingoda zu lernen, ist eine bereichernde Erfahrung – möglich gemacht durch uns Lingodies, die unsere Lernenden auf jedem Schritt ihrer Reise begleiten. Wir leben das Lernen mit ihnen gemeinsam, um eine Welt der Verbindung und Möglichkeiten zu schaffen.
Warum du bei uns einsteigen solltest Ein Einstieg bei Lingoda bedeutet, Teil eines Teams zu werden, das gemeinsam besser wird. Wir leben eine inklusive Kultur, in der Mut, Neugier und persönliches Wachstum gefördert werden. Erkenntnisse setzen wir in Taten um – und jede*r Einzelne trägt dazu bei, positive Veränderungen zu bewirken.
Werde Teil unserer Mission, Leben durch Bildung zu verändern.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n) Operations Manager -  Business Delivery (alle Geschlechter) mit Sitz in Berlin oder im Homeoffice.

Deine Mission bei uns:

Bei uns übernimmst du die operative Verantwortung in der Entwicklung neuer Bildungsangebote und sorgst dafür, dass alle betreuungsbezogenen und abrechnungsrelevanten Abläufe effizient und zuverlässig umgesetzt werden. Du führst administrative und organisatorische Aufgaben durch und kümmerst dich eigenverantwortlich um die Betreuung von Interessenten und Kursteilnehmer*innen. Zudem koordinierst du die organisatorischen Prozesse mit unseren externen Bildungspartnern und stellst sicher, dass der Tagesgeschäftsbetrieb reibungslos verläuft. Mit deinem strukturierten Ansatz und deinem Fokus auf Effizienz optimierst du die operativen Prozesse und stellst sicher, dass unsere Bildungsziele erfolgreich erreicht werden. Dabei trägst du maßgeblich dazu bei, dass unsere Abläufe kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt werden.

Deine Aufgaben:

• Deine Berufserfahrung anwendest, um operative Prozesse aufzusetzen, tägliche Aufgaben zuverlässig und effizient umzusetzen und bestehende Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
• Prozessprobleme oder Engpässe erkennst, diese bei Bedarf eskalierst und die Einhaltung interner Qualitätsstandards sicherst.
• Deine Kommunikationsstärke einsetzt, um Interessenten und Kursteilnehmer*innen über verschiedene Kanäle (E-Mail, Chat, Telefon, virtuelle Meetings) zu unterstützen. Du stellst eine hervorragende Kundenerfahrung sicher, koordinierst die Kommunikation zwischen Teams und eskalierst komplexe Anfragen bei Bedarf an zuständige Stellen.
• Mit Stakeholdern und Kooperationspartnern zusammenarbeitest, um operative Aufgaben wie die Unterstützung bei der Organisation von Kursen, die Erstellung von Reports oder die Vorbereitung von Unterlagen für interne Stakeholder zu übernehmen.
• Interne Systeme pflegst, Daten aktualisierst und Planungsdokumente wie Kursmeldungen oder Ressourcenpläne kontinuierlich auf dem neuesten Stand hältst.
• Berichte und Dokumentationen pflegst und aktiv Vorschläge zur Prozessoptimierung einbringst.
• Die Einführung neuer Tools und Systeme unterstützt und zu einer reibungslosen Umsetzung beiträgst.
  
  

Das bringst du mit:

• Eine kaufmännische oder administrative Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie 2–4 Jahre Berufserfahrung im Operations-, Verwaltungs- oder Projektumfeld, idealerweise im Bildungs- oder Gesundheitswesen.
• Sicherer Umgang mit Kunden und Kooperationspartnern über E-Mail, Chat, Telefon und virtuelle Meetings.
• Strukturierte, selbstständige und effiziente Arbeitsweise mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit und hoher Detailgenauigkeit, auch unter Zeitdruck.
• Fähigkeit, Verbesserungspotenziale zu analysieren, Ineffizienzen zu erkennen und Maßnahmen zur Prozessoptimierung umzusetzen.
• Grundkenntnisse im Datenmanagement und Reporting sowie Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit.
• Sicherer Umgang mit CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello) und Office-/G-Suite-Anwendungen.
• Frühzeitiges Erkennen von Problemen, eigenständige Entwicklung von Lösungen und zuverlässige, präzise Umsetzung operativer Aufgaben.
• Fähigkeit, Stakeholder informiert und abgestimmt zu halten sowie effektiv mit anderen Teams zusammenzuarbeiten.
• Sicherstellung korrekter und aktueller Dokumentation in allen relevanten Systemen und Prozessen.
• Arbeiten vor Ort im Büro in Berlin ist erforderlich (hybrid).
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und fließendes Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil.

Du bereicherst unsere Kultur mit

• Deiner Zuverlässigkeit und einer lösungsorientierten Haltung, durch die du Herausforderungen souverän meisterst
• Deinem Teamgeist, mit dem du eng mit Kolleg*innen zusammenarbeitest und die reibungslose Abstimmung förderst
• Deiner Kommunikationsstärke, die dir ermöglicht, intern und extern professionell und klar zu agieren
• Deiner Flexibilität und deinem Engagement, die du einbringst, um gemeinsam mit uns erfolgreich zu sein

Das erwartet dich bei Lingoda:

• Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme
• Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen
• Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
• Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt
• Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
• Bildungsfonds, weil wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden wachsen
• Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen
• Programme für psychische Gesundheit
• Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
• Vergünstigte Urban Sports-Mitgliedschaften (EU-weit)
• ÖPNV-Rabatte in Berlin
• 30 Urlaubstage im Jahr
• Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
• Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
• Flexible Arbeitszeiten

Klingt das spannend? Dann sende uns gleich deinen Lebenslauf
Wir freuen uns darauf, von dir zu hören

Lingoda fördert Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz. Wir streben nach Chancengleichheit und Maßnahmen der Affirmative Action und wir bemühen uns, eine Belegschaft zu schaffen, die die Vielfalt unserer Nutzende widerspiegelt. Unser Engagement stellt sicher, dass jede Bewerbende auf der Grundlage der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen beurteilt wird, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.
Wir bitten dich, dich direkt über den in der Stellenbeschreibung angegebenen Link oder direkt auf unserer Website zu bewerben. Aufgrund der DSGVO-Bestimmungen werden anderweitig eingesandte Bewerbungen nicht berücksichtigt.
Bitte beachte, dass bei einem Wohnsitz außerhalb Deutschlands nur ein Freelance Vertrag (freiberufliche Basis) angeboten werden kann. Alle unsere Verträge, ob freiberuflich oder regulärer deutscher Arbeitsvertrag, beginnen mit einer Laufzeit von 2 Jahren.

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