Office & HR Koordinator (m/w/d)

Du möchtest in einem Umfeld arbeiten, das die Gesundheitsversorgung aktiv mitgestaltet – strategisch, politisch und praxisnah?

Dann übernimm Verantwortung im Office Management und HR-Support eines Beratungsunternehmens, das sich für innovative Lösungen im Gesundheitswesen einsetzt. Hier triffst du auf ein motiviertes Team, das Struktur, Effizienz und Teamgeist großschreibt – und auf eine Aufgabe, in der dein Organisationstalent täglich gefragt ist.

Office Management

• Organisation: Du übernimmst die Telefonzentrale und Terminplanung, pflegst Kontaktdaten und kümmerst dich um Post, Ablage, Besucherempfang und Reisemanagement.
• Büroablauf: Du hältst das Büro am Laufen und sorgst dafür, dass alles reibungslos funktioniert – von kleinen Handgriffen bis zur großen Übersicht.
• Koordination: Du steuerst Lieferanten und Dienstleister, übernimmst Bestellungen und sorgst für einen gut organisierten Büroalltag.
• Veranstaltungen: Du bereitest Meetingräume vor, planst Caterings, empfängst Gäste und unterstützt bei der Organisation von Mandanten- und Teamevents.
• Assistenz: Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und behältst wichtige Fristen und Abläufe im Blick.
• Vertretung: Du vertrittst das Team in Themen wie IT, Rechnungswesen und vorbereitender Buchhaltung.
• Abwechslung: Der Arbeitsalltag ist vielseitig – neben wiederkehrenden Aufgaben gibt es täglich neue Anfragen aus dem Team und der Geschäftsführung. Du hältst viele Fäden gleichzeitig in der Hand und behältst dabei stets den Überblick.

HR-Support

• On- und Offboarding: Du begleitest neue Kolleginnen und Kollegen von der Vertragsunterschrift bis zum erfolgreichen Start und sorgst für strukturierte Austritte.
• Personaladministration: Du erstellst und verwaltest Dokumente, pflegst Personalakten und arbeitest mit unserem HR-Tool Personio.
• Weiterentwicklung: Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen und hilfst mit, Lernangebote auszubauen.
• Recruiting: Du betreust das Bewerbermanagement, koordinierst Termine und stellst sicher, dass der Bewerbungsprozess professionell und wertschätzend verläuft.

• Du beherrschst die gängigen Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sicher.
• Du arbeitest zuverlässig, präzise und strukturiert.
• Du hast Organisationstalent, behältst auch in stressigen Phasen den Überblick und priorisierst geschickt.
• Du bringst fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Officemanagement oder in der HR-Administration gesammelt.
• Du hast vielleicht schon mit Personio gearbeitet – und wenn nicht, lernst du neue Tools mit Leichtigkeit kennen.

• 30 Tage Urlaub & Arbeitszeitkonto zum Ausgleich von Überstunden
• Sabbatical-Möglichkeit für längere Auszeiten
• "Du"-Kultur, offenes & wertschätzendes Miteinander
• Regelmäßige Team-Events (bspw. Tagungen mit Teambuilding, Paddeln, Klettern, oder auch Kulturprogramme)
• Kompensation des CO₂-Fußabdrucks
• Strukturierte Einarbeitung als Associate mit schrittweisem Hineinwachsen in Projektverantwortung
• Mentorenprogramm, Betriebsbibliothek & individuelle Fort- und Weiterbildungen (intern & extern)
• Jahresbonus bei Unternehmenserfolg & Möglichkeit individueller Boni für Akquise Beiträge
• Mobilitätsticket (Bahncard 50), Möglichkeit eines Jobrads
• Betriebsarzt, Gesundheits- und Gutscheinprogramme

Die Position im Officemanagement und HR Support klingt genau nach dir?

Dann schick uns deinen Lebenslauf und wir geben dir in einem kurzen Telefonat weitere Informationen zu Unternehmen und Position.