Office Manager:in

Als wachsende und junge Firma sind unsere Aufgaben unglaublich vielfältig. Und so abwechslungsreich es auch ist all diese Herausforderungen mit der fachlichen Arbeit zu verbinden, so verlangsamt es auch die Firmenentwicklung. Deine Rolle wird es sein, viele der unterschiedlichen Organisationsaufgaben eines jungen Unternehmens zu übernehmen und damit dem Team den Rücken freizuhalten. Dabei werden jede Woche neue Aufgaben auftauchen und deine Arbeit wird alle Aspekte unsere Entwicklung direkt beeinflussen

Da wir in einem kleinen Team arbeiten und uns schnell weiterentwickeln, solltest du selbstorganisiert und selbstbestimmt arbeiten, mit Passion neue Dinge lernen und Interesse daran haben, Probleme pragmatisch zu lösen. Als junge Firma ist Veränderung und Optimierung zentraler Bestandteil unseres Alltags. Wir freuen uns, wenn Du neue Tools ausprobierst & testest oder neue Arbeitsprozesse etablierst.

• Terminorganisation, Dokumentation und Dokumentenmanagement
• Übernahme der Buchhaltung incl. Belegmanagement, Finanzbuchhaltung und Steuermeldungen
• Korrespondenz mit externen Partnern, insbesondere Kunden, Projektpartnern und Behörden
• Planung und Organisation von Meetings und Reisen inkl. Buchung
• Design und Erstellung von Dokumenten für Marketing sowie Content für Social Media
• Unterstützung bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten, Präsentationen, Reports und Texten
• Unterstützung bei administrativen HR-Prozessen
• Proaktive Entwicklung, Testung und Etablierung von Geschäftsprozessen
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

Dir fehlt für einige der Aufgaben noch Erfahrung, oder du müsstest dich erst noch tiefer einlesen? Kein Problem Das Wichtigste ist, dass du dich gerne selbstständig in neue Themen einarbeitest und kontinuierlich mit uns lernst.

• Du hast Erfahrung in dem Bereich Büromanagement oder hast sogar eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, bspw. Kauffrau/-mann oder Büromanagement.

• Planungs- & Organisationsaufgaben kannst du problemlos übernehmen und du behältst den Überblick.

• Du kannst Meetings, Reisen und kleinere Events planen, organisieren und buchen.

• Buchhaltungsaufgaben wie bspw. die Erfassung und Erstellung von Belegen kannst du gut.

• Du kommunizierst professionell und mit Feingefühl und findest immer den richtigen Ton.

• HR-Prozesse und Aufgaben sind dir grundlegend vertraut.

• Mit der Erstellung von Medien für das Marketing oder für Social-Media hast du bereits erste Erfahrungen.

• Dein Umgang mit sensiblen Daten ist jederzeit vertrauensvoll und diskret.

• Mit digitalen Tools wie bspw. MS Office, Teams, Lexoffice, Chat-GPT kennst du dich gut aus und lernst schnell.

• Egal ob Wort oder Schrift – du kannst professionell auf Deutsch und Englisch kommunizieren.

• Deine Arbeit organisierst du selbst und du steckst dir gerne selbstbestimmt eigene Ziele.

• Wenn dir etwas auffällt handelst du proaktiv und vorrausschauend.

• Mit deiner Arbeit unterstützt und hilfst du andere gerne

• Du lernst gerne Neues und bildest dich selbstständig weiter.

• Spannende Aufgaben motivieren dich und du löst Probleme gerne und pragmatisch.

• Du hast Interesse an interdisziplinärer Zusammenarbeit und bringst dich gerne ein.

• Flexible Arbeitszeiten – Arbeite so wie es am besten für dich passt
• 30 Tage Urlaub, Voll- & Teilzeit zwischen 20 und 40 h möglich
• Hybride Arbeit – Komme ab und zu ins Büro und entscheide sonst selbst wo du arbeitest
• Unbefristete Stelle mit marktüblichem Gehalt
• Urban Sports Mitgliedschaft, Weiterbildungsbudget, Sonderurlaub für Ehrenämter u.v.m.
• Flexibler Start zum Winter 2025/26 – Januar ideal
• Persönliche Entwicklung – Wir stehen ganz am Anfang. Entwickle Dich und deine Skills zusammen mit uns weiter
• Kleines interdisziplinäres Team
• Deine Expertise & Meinung zählt – Du entscheidest selbst, wie Prozesse aussehen können und deine Ideen sind wichtig, damit wir uns täglich verbessern

Aktuell sind wir ein Team aus 4 Personen mit starkem Hintergrund in der Datenauswertung, KI- & Software-Entwicklung, Marketing und Wissenschaftskommunikation. Wir arbeiten in 4 unterschiedlichen Städten und treffen uns alle 3 bis 4 Monate für einige Tage vor Ort, z.B. in unserem Büro in Köln. So können wir die Vorteile von Remote-Arbeit nutzen und pflegen dennoch ein enges Miteinander im Team. Da wir an der Schnittstelle zwischen Chemie und IT operieren, zeichnet sich unsere Arbeit vor allem durch Interdisziplinarität aus und wir versuchen jeden Tag voneinander und von anderen zu lernen – nicht nur fachlich, sondern auch menschlich. Im Team sowie mit unseren Kunden sprechen wir häufig Englisch, um auch unsere internationalen Partner und Teammitglieder zu erreichen. Wir tauschen uns kontinuierlich aus und können unsere Ideen so schnell ausprobieren und umsetzen.

In den nächsten Jahren wird unser Team weiterwachsen und wir möchten gerne unser neues Büro in Köln weiter mit Leben füllen. Wir freuen uns also, wenn du ca. 1- bis 2-mal die Woche hier sein möchtest. Da mit jedem Tag mehr Aufgaben im Bereich Organisation, Verwaltung, Planung, Abrechnung und Kommunikation anfallen, suchen wir dich als fünftes Teammitglied. Halte uns als Organisationstalent, Reiseplaner:in oder Powerpointmeister:in den Rücken frei und übernimm so die neue wichtigste Rolle im Team.

Melde dich gerne jederzeit und einfach mit einem Lebenslauf, oder LinkedIn-Profil.