Vorzimmerkraft (M/w/d) Des Staatssekretärs in Der Staatskanzlei Des Landes Brandenburg

Interessiert Sie eine vielseitige Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung?

In der Staatskanzlei des Landes Brandenburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Position einer

Vorzimmerkraft (m/w/d) des Staatssekretärs

mit Dienstort Potsdam zu besetzen.

Was erwartet Sie?

Als Vorzimmerkraft des Staatssekretärs werden Sie für allgemeine Sekretariats-, Organisations-, Verwaltungs
- und Schreibtätigkeiten zuständig sein. Dies beinhaltet insbesondere folgende Aufgaben:

- Bearbeitung des postalischen und elektronischen Post
- sowie Aktenein
- und -ausgangs;
- Terminabsprachen und -koordinierung;
- Terminkontrollen und Wiedervorlagen;
- organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Reisen inkl. Reisekostenabrechnung;
- Telefondienst und Besucherbetreuung;
- Verwaltung des Verfügungsmittelfonds;
- Korrespondenz für die Hausleitung und sonstige Schreibarbeiten und
- Mitwirkung bei den Koordinierungsaufgaben im Büro der Ministerin und Chefin der Staatskanzlei sowie des Staatssekretärs, insbesondere Unterstützung bei der Erstellung von Vorlagen und Grundlagenpapieren, Übersichten und Auswertungen sowie Recherchetätigkeiten, Vertretung innerhalb des Büros.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? So freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Das bringen Sie mit:
(unabdingbare Qualifikation)
- eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Bürokommunikation, zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Rechtsanwalt
- und/oder Notarfachangestellten bzw. vergleichbare Ausbildung

oder
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder eine erfolgreich abgeschlossene Fortbildung zur Geprüften Sekretariatsfachkauffrau / zum Geprüften Sekretariatskaufmann und Ausübung von Tätigkeiten in den oben genannten Aufgabenbereichen mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung, wodurch die gleichwertigen Fähigkeiten der vorgenannten Berufsgruppen erlangt werden konnten.

Bewerbungsberechtigt sind auch Bürgerinnen und Bürger der EU / EFTA-Staaten. Bei ausländischen Berufsabschlüssen fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte die deutsche Übersetzung und die Anerkennung in Deutschland bei. Informationen dazu finden Sie beim Bundesinstitut für Berufsbildung (BiBB)

sowie

Fachliche Anforderungen

(sehr wichtig)

mehrjährige Erfahrungen mit Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer, routinierten Umgang mit den üblichen Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook) sowie einen versierten Umgang mit dem Internet und sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

(wünschenswert)

Grundkenntnisse der Struktur der Ministerien und der wesentlichen Organe der Landesverwaltung, Grundkenntnisse in Englisch sowie Grundinteresse am politischen Leben

Außerfachliche Anforderungen

Sie haben Freude am Umgang mit Menschen, zählen Kommunikationsfähigkeit zu Ihren Stärken und verfügen über:
Organisationsgeschick, Freundlichkeit und Teamfähigkeit, die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, hohe Belastbarkeit, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Einsatzbereitschaft

Warum wir? Wir bieten Ihnen:

- einen krisensicheren Arbeitsplatz,
- eine verantwortungsvolle, auf das Gemeinwohl orientierte Aufgabe,
- soweit mit der Aufgabenerfüllung vereinbar eine flexible Arbeitszeit
- sowie Arbeitsortgestaltung und eine Arbeitsausstattung, die mobiles Arbeiten in jeder Hinsicht ermöglicht,
- familienorientiertes Arbeitsklima,
- moderne, ergonomische Arbeitsplatzausstattung und diverse Angebote des Gesundheitsmanagements (einschl. einer externen Mitarbeitendenberatung),
- vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung,
- einen monatlichen Zuschuss von derzeit 15 Euro zum Firmenticket des Verkehrsverbundes Berlin-Brandenburg oder zum Deutschland-Ticket und eine verkehrsgünstige Lage in fußläufiger Nähe des Potsdamer Hauptbahnhofes,
- für Tarifbeschäftigte eine Betriebsrente (VBL) sowie eine jährliche Sonderzahlung.

Was Sie noch wissen sollten:
Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 5 TV-L. Die Stufenzuordnung richtet sich nach Ihrer Berufserfahrung und Ihrem bisherigen Werdegang. Darüber hinaus wird nach den z. Zt. geltenden außertariflichen Regelungen eine Zulage in Höhe von 550 Euro für die Wahrnehmung der Vorzimmertätigkeit gezahlt.

Die Staatskanzlei gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern, fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist dementsprechend zertifiziert.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Zur Wahrung Ihrer Interessen bitten wir Sie, diese Angaben bereits im Bewerbungsbogen zu machen und eine Ablichtung des entsprechenden Nachweises beizufügen.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesonde