Bearbeiter/in (M/w/d) Veranstaltungen Referat 15

Interessiert Sie eine vielseitige Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Politik und Verwaltung?

In der Staatskanzlei ist in der Abteilung 1 im Referat 15 „Protokoll, Internationale Beziehungen“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die unbefristete Position einer / eines

Bearbeiterin / Bearbeiters (m/w/d *)

mit dem Schwerpunkt „Einladungsmanagement, Organisation von Veranstaltungen“

(bis EG 8 TV-L bzw. bis zu A 9m BbgBesO)

in Potsdam zu besetzen.

Wir stellen uns vor:
Das Referat „Protokoll, Internationale Beziehungen“ ist ein Team von insgesamt neun Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die gemeinsam die internationalen Themen des Landes Brandenburg verantworten und herausgehobene nationale und internationale Termine, Veranstaltungen und Auslandsreisen des Ministerpräsidenten, der Ministerin und Chefin der Staatskanzlei und der Staatssekretäre organisieren.

Was erwartet Sie?

Sie unterstützen das Team bei der Organisation von nationalen und internationalen Terminen und Veranstaltungen des Ministerpräsidenten und der Hausleitung. Des Weiteren sind Sie verantwortlich für Beschaffungsprozesse, etwa von Gastgeschenken. Sie übernehmen die Kontaktpflege zu Hotel
- und Gastronomiebetrieben. Sie pflegen eigenständig Datenbanken, insbesondere die Adressdatenbank der Staatskanzlei. Darüber hinaus bereiten Sie Sitzungen und Besprechungen in Veranstaltungsräumen der Staatskanzlei vor und betreuen die Gäste. Sie bearbeiten Bürgeranfragen, erstellen Terminvorbereitungen, Jubiläumsschreiben oder Besprechungsvermerke und recherchieren Hintergrundinformationen zu Gesprächspartnern. Zudem übernehmen Sie die Termin
- und Fristenkontrolle für alle Bearbeitenden im Team und prüfen Parlamentsdokumente und Presseberichte auf Bezüge zum Aufgabengebiet.

Sie bearbeiten anfallende Sekretariats
- und Verwaltungsaufgaben.

Welche Anforderungen sollten Sie mitbringen?

Qualifikation (unabdingbar)
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich der Veranstaltungs
- und Eventbranche (bspw. Veranstaltungskauffrau/-mann) oder im Marketing (bspw. Marketingkaufleute)

oder
- eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen sowie verwaltungsorientierten Bereich (bspw. Verwaltungsfachangestellte)

oder
- die Laufbahnbefähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst

oder
- Sie gehören mit Ihrer abgeschlossenen Berufsausbildung zu den Beschäftigten, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und Berufserfahrungen im Bereich „Protokoll, Internationale Beziehungen oder Öffentlichkeitsarbeit“ entsprechende Tätigkeiten bereits ausüben.

Bewerbungsberechtigt sind auch Bürgerinnen und Bürger der EU / EFTA-Staaten. Bei ausländischen Bildungsabschlüssen werden Sie um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss (Zeugnisbewertung) gebeten:
Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (kmk.org)

Bewerberinnen und Bewerber, die nicht Deutsche sind, verfügen über nachweisbare Deutschkenntnisse mindestens auf dem Niveau C1.

Fachliche Anforderungen

(sehr wichtig)

mehrjährige Berufserfahrungen im Bereich „Protokoll und/oder Internationale Beziehungen“ oder im Bereich Öffentlichkeits
- bzw. Veranstaltungsarbeit bzw. Messen, gute Kenntnisse in den gängigen IT-Anwendungen (MS-Office, Erstellung von Serienbriefen) und bereits erste Erfahrungen im Umgang mit Datenbanken und Einladungsmanagement,
- erste interkulturelle Erfahrungen (bspw. durch Auslandsaufenthalte, Berufserfahrungen im Umgang mit internationalen Organisationen, Veranstaltungen etc.),
- gute Kenntnisse der englischen Sprache (mind. B1-Niveau).

(wünschenswert)
- Interesse an internationalpolitischen und protokollarischen Themen,
- Grundkenntnisse über die Verwaltungsstruktur des Landes Brandenburg.

Des Weiteren verfügen Sie über:

- Freude am Umgang mit Menschen,
- Kreativität und sehr gutes Organisationsgeschick,
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit,
- ausgeprägte Teamfähigkeit,
- Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit, Flexibilität und Belastbarkeit,
- selbstständiges und sorgfältiges Arbeiten sowie hohe Einsatzbereitschaft,
- sowie die Bereitschaft zu Dienstreisen und zum gelegentlichen Arbeiten zu ungünstigen Zeiten (abends, Wochenenden und Feiertagen)

Wir bieten Ihnen:

- einen krisensicheren Arbeitsplatz
- eine verantwortungsvolle, auf das Gemeinwohl orientierte Aufgabe
- eine offene Willkommenskultur, regelmäßiges Feedback (bspw. durch Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, gegenseitige Unterstützung sowohl im Referat als auch referats
- und abteilungsübergreifend)
- flexible Arbeitszeit
- und -ortgestaltung
- familienorientiertes Arbeitsklima
- moderne, ergonomische Arbeitsplatzausstattung und diverse Angebote des Gesundheitsmanagements
- vielfältige und qualifizierte Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
- ein mit 15 EURO monatlich bezuschusstes VBB-Firmenticket und eine verkehrsgünstige Lage in fußläufige