Zwei Administrative Beschäftigte

NEU

Teilzeit

Sekretariat / Verwaltung

Die Abteilung Gleichstellung, Diversität und akademische Personalentwicklung sucht zwei administrative Beschäftigte (w/m/d) für unsere Karriereförderprogramme: Coaching-Programm CORA und Mentoring-Programm AdvanceMent

- Bewerbungsfrist: 23. November 2025
- Veröffentlichungsdatum: 7. November 2025
- Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
- Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (24-25 Monatsstunden)
- Kennziffer: 00004644

**Beschreibung**:
Die Abteilung „Gleichstellung, Diversität und akademische Personalentwicklung“ ist in den beiden Bereichen „Gleichstellung und Vielfalt“ und „akademische Personalentwicklung“ für die strategische Struktur
- und Entwicklungsplanung und deren Umsetzung verantwortlich. Dabei ist es ihr ein besonderes Anliegen, die Karrierewege für hochqualifizierte Wissenschaftler*innen transparent, verlässlich sowie geschlechter
- und diversitätssensibel auszugestalten und zu begleiten. Das Coaching-Programm CORA ist die zentrale Gleichstellungsmaßnahme der Universität zur Erhöhung des Frauenanteils auf allen Stufen der wissenschaftlichen Qualifikation. Kern-Elemente des Karriereförderprogramms sind Einzelcoaching, exklusive Trainings und Netzwerktreffen. Das Mentoring-Programm AdvanceMent unterstützt Wissenschaftler*innen aller Fakultäten der Universität in der frühen Postdoc-Phase sowie in der fortgeschrittenen Promotionsphase und fördert ihre strategische Karriereplanung und -entwicklung.

**Ihre Aufgaben/Tätigkeiten**:

- **Veranstaltungs
- und Teilnahmemanagement**
Eigenständige Organisation und Pflege von Veranstaltungen (max. 15 im Jahr), inklusive Raumbuchung, Teilnahmedokumentation sowie Erstellung und Versand von Zertifikaten.
- **Kommunikation und Betreuung**
Ansprechperson für Trainer*innen und Teilnehmende vor, während und nach den Veranstaltungen - auf Deutsch und Englisch.
- **Veranstaltungsbetreuung** online oder vor Ort**
Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen inkl. Materialbereitstellung, Verpflegung, Raum
- und Technikorganisation.
- **Qualitätssicherung**
Vorbereitung und Durchführung von Kursevaluationen mithilfe digitaler Umfragetools.
- **Unterstützende Tätigkeiten**
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Programme, der Planung und Durchführung von Großveranstaltungen (z. B. Veranstaltung zu Rassismus in Academia) sowie Erstellung und Verteilung von Informationsmaterialien, Recherchen, Websitegestaltung und Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit.

**Voraussetzungen**:

- sehr guter Umgang mit MS-Office: Word und besonders Excel, Outlook

- sehr gute Deutsch
- (mind. C1) und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für mehrsprachige Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld

- selbstständige Arbeitsweise einschließlich Priorisierungs
- und Planungskompetenz

- große Zuverlässigkeit

- Eigeninitiative, Selbständigkeit, Sorgfalt

- halbtätige Flexibilität an einzelnen Tagen (Mo-Fr)

- interkulturelle Kompetenz, Gender
- und Diversitykompetenz

- Service
- und Verantwortungsbewusstsein

**Von Vorteil sind**:

- erste Erfahrung in Projektmanagement und Veranstaltungsorganisation idealerweise im Hochschulsystem

- Erfahrung im Umgang mit Veranstaltungsmedien, Campus Management, ILIAS und Online-Meeting Räumen

- Engagement im Bereich Gender und Diversity

- Kenntnisse zum Wissenschaftssystem und zu den Bedarfen von Promovierenden bzw. Postdocs

- Kenntnisse in Bild
- und Textbearbeitungsprogrammen (z.B. Affinity) sowie in Websitebearbeitung mit WordPress

- Erfahrung in Öffentlichkeitsarbeit, Spaß an Erstellung von Text
- und Bildinhalten für Presse sowie Social Media

**Wir bieten**:

- eine sorgfältige Einarbeitung

- eine abwechslungsreiche Tätigkeit, die vielfältige Möglichkeiten eröffnet, sich eigeninitiativ einzubringen

- ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld

- die Möglichkeit, erste Erfahrungen im Wissenschaftsmanagement sowie im Bereich Gender und Diversity zu sammeln

- ein wertschätzendes und kollegiales Arbeitsumfeld

- Job-Ticket Baden-Württemberg

Die Stellen richten sich insbesondere an Studierende oder Promovierende, die erste Erfahrungen im Bereich des unterstützenden administrativen Wissenschaftsmanagements machen wollen.

Da die Universität sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt orientiert, begrüßen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen (kurzes **Motivationsschreiben** ̶ max. eine halbe Seite-, **Lebenslauf**, **Zeugnisse und** **Nachweise**)**bis spätestens 23.11.2025 **in EINEM PDF.**

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Mariana Vargas Ustares (CORA) unter Tel. +49 761 203-9053 und Frau Sabeth Beck (AdvanceMent) unter Tel. +49 761 203 96826 zur Verfügung.

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2027. Die Vergütung erfolgt nach E6 TV-L.

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