Sachbearbeiter:in (W/m/d) Zentrale

Große Veränderungen schaffen wir nur gemeinsam. Darum suchen wir Sie als Sachbearbeiter:in (w/m/d) Zentrale Verbindungsstelle für das Hessische Consular Corps und projektbezogenes Veranstaltungsmanagement für unser Stadt-Up Frankfurt.
Bereit für eine Aufgabe mit Herz und Verstand? Bewerben Sie sich jetzt und machen Frankfurt zu einer Stadt, auf die man sich verlassen kann.
Die Aufgaben des Hauptamtes umfassen die Bereiche Zentrale Verwaltungsangelegenheiten und Dezernatskoordination, das Büro des Magistrats sowie das Protokoll der Stadt Frankfurt am Main. Das Hauptamt ist eine wichtige Schnittstelle zwischen den Dezernaten und Ämtern. Die Abteilung Protokoll im Hauptamt ist zuständig für Ehrungen nach der Ehrungsordnung, Empfänge, Veranstaltungen und Vermietungen in den Repräsentationsräumen des Römers und der Paulskirche. Dabei fungiert das Protokoll als Dienstleister für den Magistrat der Stadt Frankfurt am Main. Des Weiteren ist das Protokoll der zentrale Kontakt für das Hessische Consular Corps mit der Stadt Frankfurt und in dieser Rolle Ansprechpartner für Staatsbesuche, Gedenkveranstaltungen, Antritts
- und Höflichkeitsbesuche der Diplomaten.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
**Sachbearbeiter:in (w/m/d) Zentrale Verbindungsstelle für das Hessische Consular Corps und projektbezogenes Veranstaltungsmanagement (Amtfrau:Amtmann)**: Vollzeit, Teilzeit
BesGr. A 11 BesO / EGr. 10 TVöD

**Zu Ihren Aufgaben gehören**:

- zentrale Ansprechperson für das Hessische Consular Corps (HCC) mit der Stadt Frankfurt am Main
- Ansprechperson für Empfänge, Staatsbesuche, Preisverleihungen und Gedenkveranstaltungen, Antritts
- und Höflichkeitsbesuche der Diplomaten
- selbstständige Konzeption, Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Evaluation von protokollarischen Repräsentationsveranstaltungen
- projektbezogenes Veranstaltungsmanagement von internen und externen Veranstaltungen, Preisverleihungen und protokollarischen Anlässen, insbesondere im Zusammenhang mit dem Consular Corps und/oder internationalen Gästen
- enge Abstimmung der Konzeption und Organisation mit internen und externen Schnittstellen
- projektbezogene fachliche Anleitung von Mitarbeiter:innen und externen Dienstleistern
- selbstständiges Bearbeiten von Anfragen des Hessischen Consular Corps in Frankfurt am Main inkl. Koordinierung mit und Weiterleitung an zuständige Stellen in der Stadtverwaltung, in den Dezernaten und Ämtern
- Veranstaltungsleitung vor Ort bei Empfängen etc.
- Erstellen von Antwortentwürfen für den Oberbürgermeister
- Bearbeitung von Terminanfragen an den Magistrat, Vertreter:innen-Suche sowie die Zuarbeit zu Terminvorbereitungen
- Koordinierung von Anfragen des Hessischen Consular Corps mit der Staatskanzlei des Landes Hessen
- Koordinierung des Ämteraustauschs in Zusammenarbeit mit der Staatskanzlei
- Abfassen von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache und ggf. einer weiteren Fremdsprache
- Erstellung von Gratulationen und Kondolenzen im Bedarfsfall
- Beschwerdemanagement
- Adressdatenverwaltung
- Bearbeitung von Presseartikeln basierend auf Pressemeldungen zur Veröffentlichung im diplomatischen Magazin
- Dokumentation allgemeiner Vorgänge (z.B. Genehmigungen für Wahlen, Nutzungsgenehmigungen für Liegenschaften)

**Sie bringen mit**:

- Befähigung für den gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst oder abgeschlossenes einschlägiges Studium (Diplom (FH)/Bachelor) bzw. Abschluss als Verwaltungsfachwirt:in oder abgeschlossene Ausbildung als Veranstaltungskauffrau:kaufmann
- Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement erwünscht
- Erfahrungen im Anleiten von Mitarbeitenden erwünscht
- Kenntnisse der kommunalpolitischen Strukturen sowie der städtischen Organe und deren Mitglieder
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sehr gute Umgangsformen sowie sicheres und verbindliches Auftreten
- Organisationsfähigkeit, Termingenauigkeit, hohe Stressresistenz, Flexibilität, Servicebewusstsein
- Engagement und selbstständige, eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Kooperationsfähigkeit und -bereitschaft sowie ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit
- gute EDV-Kenntnisse
- Bereitschaft zum Dienst außerhalb der üblichen Bürozeiten sowie an Wochenenden und Feiertagen
- interkulturelle Kompetenz

**Wir bieten Ihnen**:

- umfangreiches Fortbildungsangebot zu den unterschiedlichsten Themenbereichen
- betriebliche Altersvorsorge und ein Job-Ticket Premium ohne Eigenbeteiligung gültig für alle Tarifgebiete des Rhein-Main-Verkehrsverbundes mit Mitfahrregelung

**Weitere Infos**:

- Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung. Bei gleicher Eignung erhalten schwerbehinderte Menschen den Vorzug vor anderen Bewerber:innen. Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten sind ausdrücklich erwünscht.
Für weitere Auskünfte wenden Sie sich