Administrative Beschäftigte

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Teilzeit

Sekretariat / Verwaltung

Die Abteilung Freiburg Research Services (FRS) und die Abteilung Gleichstellung, Diversität und akademische Personalentwicklung (GDaPE) suchen 2-3 administrative Beschäftigte (w/m/d)
- Bewerbungsfrist: 9. September 2025
- Veröffentlichungsdatum: 1. August 2025
- Eintrittstermin: 1. November 2025
- Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (20-32 Monatsstunden)
- Kennziffer: 00004461

**Beschreibung**:
Die Universität Freiburg bietet mit FRS-GraCe und CARD Promovierenden und Postdocs zentrale Service
- und Unterstützungsstrukturen zur Karriereentwicklung. Mit den überfachlichen Qualifizierungsangeboten vermitteln sie Kernkompetenzen und Schlüsselqualifikationen in verschiedenen Bereichen. Sie sollen im Rahmen der Qualifizierungsprogramme die Veranstaltungen managen und betreuen sowie als Ansprechperson vor Ort sein. Das erfordert unregelmäßige Arbeitszeiten nach Absprache.

Ihre Arbeit umfasst folgende Tätigkeiten:

- **Veranstaltungs
- und Teilnahmemanagement**
Eigenständige Organisation und Pflege von Veranstaltungen im System HISinOne, inklusive Raumbuchung, Teilnahmedokumentation sowie Erstellung und Versand von Zertifikaten.
- **Kommunikation und Betreuung**
Ansprechperson für Trainer*innen und Teilnehmende vor, während und nach den Veranstaltungen - auf Deutsch und Englisch.
- **Veranstaltungsbetreuung vor Ort**
Verantwortung für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen inkl. Materialbereitstellung, Raum
- und Technikorganisation.
- **Qualitätssicherung**
Vorbereitung und Durchführung von Kursevaluationen mithilfe digitaler Umfragetools.
- **Unterstützende Tätigkeiten**
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung der Programme, der Planung und Durchführung von Großveranstaltungen (z. B. Career Day) sowie Erstellung von Informationsmaterialien, Recherchen und Websitegestaltung.

Das bringen Sie mit:

- Erste Erfahrungen in Veranstaltungsorganisation und Teilnahmemanagement wünschenswert
- Hohe zeitliche Flexibilität, idealerweise ganztags (die Kurse finden tageweise Mo-Sa statt)
- Kenntnisse zum Wissenschaftssystem und zu den Bedarfen von Promovierenden bzw. Postdocs
- Selbstständige Arbeitsweise einschließlich Priorisierungs
- und Planungskompetenz
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für mehrsprachige Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld
- Sicherer Umgang mit MS-Office
- Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Sorgfalt im Hinblick auf Veranstaltungsdurchführung
- Teamfähigkeit, freundliche Umgangsformen und Serviceorientierung
- Fachkenntnisse im Umgang mit HISinOne sind von Vorteil
- Kenntnisse in Bild
- und Textbearbeitungsprogrammen (z.B. Affinity) sowie in Websitebearbeitung mit WordPress wünschenswert

Wir bieten Ihnen:

- eine sorgfältige Einarbeitung
- die Möglichkeit, erste Erfahrungen im Wissenschaftsmanagement zu sammeln
- ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
- Weiterbildungsmöglichkeiten zur Karriereentwicklung

Da die Universität sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt orientiert, begrüßen wir alle

Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft,

Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2027. Die Vergütung erfolgt nach TV-L E6.

**Bewerbung**:
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004461 bis spätestens 9. September 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an: