Sachbearbeitung/fachadministration (M/w/d) Im Referat Z.2

Sachbearbeitung/Fachadministration (m/w/d) im Referat Z.2

Hess. Min. f. Kultus, Bildung u. Chancen

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Über uns

Im Hessischen Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Sachbearbeitung / Fachadministration (m/w/d) im Referat Z.2 in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu besetzen. Eine Eingruppierung ist bei einschlägiger Berufserfahrung und entsprechender Tätigkeit bis Entgeltgruppe 11 TV-H möglich.
Das Land Hessen ist der größte Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes in Hessen. Wir sind eine moderne, bürgernahe und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung.
Das Hessische Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen ist die oberste Schulaufsichtsbehörde und übernimmt zentrale Planungs
- und Steuerungsaufgaben in der Bildungspolitik wie beispielsweise die Bildungsplanung, die Entwicklung von Kerncurricula, die Lehrerstellenzuweisung und die Konzeption der Lehreraus
- und -fortbildung. Ziel der Arbeit im Ministerium sowie der nachgeordneten Dienststellen ist es, die Schul
Das Ministerium setzt seit 2004 das Dokumentenmanagement HeDok ein und hat 2010 die elektronische Akte als die führende Akte definiert. Die rund 500 Beschäftigten des Ministeriums werden ab Frühjahr 2025 das neue System DMS 4.0 für ihre Tätigkeit nutzen.
Als erste Dienststelle in Hessen hat das Ministerium ein DMS-Service-Center eingerichtet, in dem die Kompetenzen der Zentralregistratur und die Kompetenzen der Kolleginnen und Kollegen aus dem Support und der Fachadministration in einer Arbeitseinheit gebündelt werden. Als Mitglied des siebenköpfigen Teams übernehmen Sie Aufgaben im Bereich der Fach
- und Mandantenadministration und beraten und unterstützen die Beschäftigten des Hauses in ihrer Arbeit mit dem DMS 4.0.
Sie suchen die Herausforderung und Abwechslung in einem verantwortungsvollen Job? Sie möchten unser engagiertes und fachkundiges Team mit Ihrer Fachkompetenz und Ihrer Persönlichkeit unterstützen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Ihre Aufgaben
- Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

- DMS-Mandanten
- und Fachadministration in DMS 4.0, insbesondere
- Administration und Konfiguration der Aufbauorganisation inklusive Nutzerverwaltung
- Administration und Konfiguration der Rechte und Rollen
- Administration und Konfiguration von abweichenden Kennzeichenbildungsregeln für bestimmte Aktenplanabschnitte
- Pflege dienststellenspezifischer Aufbewahrungsfristen
- Administration und Konfiguration der Aussonderung
- Fehlermeldungen an das DCC
- Durchführung von Tests im Zusammenhang mit Releases und Patches
- Organisation und Durchführung von Schulungen und anderen Informationsveranstaltungen, z.B. des hauseigenen „DMS-Kaffee“
- Vor-Ort-Betreuung der Beschäftigten in Form der Betreuung der Hotline und des E-Mail-Service-Postfachs
- Übernahme von Registraturaufgaben

Unsere Anforderungen
- Dies wird vorausgesetzt:

- Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachwirt, vergleichbare Berufsausbildung oder Personen, die mindestens zwei Jahre im ausgeschriebenen Aufgabenbereich tätig gewesen sind
- Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung (Ü2) nach - 8 HSÜVG

Darüber hinaus sind folgende Kenntnisse und Erfahrungen wünschenswert:

- Fundierte Kenntnisse des gesamten DMS-Systems, dessen Nutzungsmöglichkeiten und Möglichkeiten der ressortspezifischen Konfiguration und Wirkweise
- Gründliche und umfassende Kenntnisse des Aktenführungserlasses des Landes Hessen und in der Aktenführung in öffentlichen Institutionen

Überfachliche Kompetenzen, die besonders erwartet werden:

- Freundliches und hilfsbereites Auftreten
- Hohe Sozialkompetenz
- Hohe Organisationsfähigkeit

Unsere Angebote

Sie arbeiten im Herzen der Landeshauptstadt Wiesbaden und des Rhein-Main-Gebiets und profitieren von den Leistungen, die das Land Hessen seinen Bediensteten gewährt. Dazu gehören unter anderem das LandesTicket Hessen. Mit diesem haben Sie nicht nur freie Fahrt im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV), es beinhaltet auch die Möglichkeit von montags bis freitags ab 19:00 Uhr und am Wochenende sowie an Feiertagen ganztags einen Erwachsenen und alle zum Haushalt gehörenden Kinder bis 14 Jahre kostenfrei mitzunehmen. Neben einer fairen Bezahlung erhalten Sie bei Vorliegen der tarifvertraglichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung. Darüber hinaus werden die Beschäftigten am 24. und am 31. Dezember eines Jahres von der Arbeit freigestellt.
Wir bieten Ihnen darüber hinaus flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten. Dem Hessischen Ministerium für Kultus, Bildung und Chancen wurde das Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen verliehen.

Allgemeine Hinweise
- Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Insbesondere Menschen mit Migrationshintergrund möchten wir ermutigen, sich bei uns zu bewer