Office Assistant

Vor 6 Tagen

Bonn, Deutschland XML International Vollzeit

Key Responsibilities
- Maintaining correspondence files, legal materials, and other complex or sensitive records in all areas (corporate governance)
- Distribution of incoming documents within the company to particular stakeholders
- Dealing with all matters related to facilities, office supplies, external services; including the placing of supply orders, handling deliveries and managing budgets
- Maintaining calendars and appointments for senior management, coordinating/arranging internal and external meetings, liaising and interacting across the management/leadership team, and across departments
- Preparing meeting agendas, meeting room arrangements, and meeting logistics based on office needs
- Producing minutes of meetings, following up on actions assigned (own and others’) to ensure objectives are achieved within specified timescales.
- Single point of contact for travelers, arranging travels and accommodation bookings for LTA / STARaising PR / PO, payments validation, contracts validation and archiving
- Contact person for any local vendor
- Contact person for local authorities (tax office, health insurance institutions, pension insurance institutions, labor office)Translations, German texts validation, advisory
- Cooperation with finance team, payroll team, HR team, IT team, facility team, global mobility helping to solve local German language issues
- Office, parking entrance cards management
- Assist new employees in office, local office guidance, Bonn and Germany advisory for incoming travelers and LTA/STAMay be asked to provide statutory reports - support to HR, legal, finance PSVAG (for example, insurance, payroll, etc.)

Job Requirements
- Most be proficient in verbal and written communication in English - (fluent) and German (native speaker)
- Experience with facility and office administration.
- Experience providing administrative assistance within an international company is ideal.
- Overall basic knowledge of German employment legislation
- Experience with intra-company LTA/STA travelers appreciated
- Proficient with MS office suite.
- Experience with Oracle procurement (PR / PO) and Concur (business expenses) systems is a plus.

**Job Types**: Full-time, Permanent

Work Location: One location

  • Project Assistant

    Vor 5 Tagen

    Bonn, Deutschland Frequentis Deutschland GmbH Vollzeit

    **Project Assistant (w/m/d) als Elternzeitvertretung** **Über Frequentis** Frequentis Group mit Headquarter in Wien ist ein internationaler Anbieter von Kommunikations - und Informationssystemen im sicherheitskritischen Umfeld. Weltweit vertrauen bereits über 500 Kunden in rund 150 Ländern mit mehr als 35.000 Arbeitsplätzen unserem KnowHow und...

  • Personal Assistant CEO

    vor 2 Wochen

    Bonn, Deutschland DFMG Deutsche Funkturm GmbH Vollzeit

    **Aufgabe**: Wir suchen eine Personal Assistant (m/w/d), um den CEO der DFMG Deutsche Funkturm gmbH in einer großen Bandbreite von Aufgaben zu unterstützen. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, suchen wir eine Persönlichkeit, die sich insbesondere durch sehr gute Organisationsfähigkeiten, ausgeprägte Kommunikations-Skills und die Eigenschaft...

  • Medical Office Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Bonn, Deutschland Dedalus SA Vollzeit

    Vous souhaitez donner du sens à votre métier ? Vous voulez contribuer à l'amélioration de nos soins de santé ? Alors rejoignez notre équipe! - Why Dedalus - Dedalus Group is the leading healthcare and diagnostic software provider in Europe and one of the largest in the world. The shareholding structure comprised of the largest private investment...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bonn, Deutschland T-Systems International GmbH Vollzeit

    **Aufgabe**: Bist du bereit, Verantwortung auf höchster Unternehmensebene zu übernehmen und als zentrale Schnittstelle innerhalb des Complex Deal Management Teams zu agieren? Hast du Lust, strategische Entscheidungen aktiv mitzugestalten und in direktem Austausch mit Top-Entscheidungsträgern zu stehen? Dann bist du hier genau richtig! Als Executive...

  • Sales Assistant

    Vor 6 Tagen

    Bonn, Deutschland i22 Digitalagentur GmbH Vollzeit

    **Über Uns**: Wir sind i22. Partner für E-Commerce und Marketing-Transformation. Technische Plattformen, Inhalte, Experience, Betrieb: Wir liefern maßgeschneiderte Lösungen und Prozesse. Dabei begleiten wir unsere Kund*innen von der strategischen Idee bis zum Betrieb des fertigen Produkts. Lösungsstark, hands-on und zuverlässig. Wir sind ein Team aus...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bonn, Deutschland Deutsche Telekom AG Vollzeit

    **Aufgabe**: Bist du bereit, Verantwortung auf höchster Unternehmensebene zu übernehmen und als zentrale Schnittstelle innerhalb des Complex Deal Management Teams zu agieren? Hast du Lust, strategische Entscheidungen aktiv mitzugestalten und in direktem Austausch mit Top-Entscheidungsträgern zu stehen? Dann bist du hier genau richtig! Als Executive...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Bonn, Deutschland T-Systems International GmbH Vollzeit

    **Ihre Aufgabe**: Bist du bereit, Verantwortung auf höchster Unternehmensebene zu übernehmen und als zentrale Schnittstelle innerhalb des Complex Deal Management Teams zu agieren? Hast du Lust, strategische Entscheidungen aktiv mitzugestalten und in direktem Austausch mit Top-Entscheidungsträgern zu stehen? Dann bist du hier genau richtig! Als Executive...

  • Physician Assistant/Arztassistent*in in Vollzeit

    vor 2 Wochen

    Bonn, Deutschland Universitätsklinikum Bonn Vollzeit 55.500 € - 64.000 €

    Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in...

  • Physician Assistant/Arztassistent*in in Vollzeit

    vor 5 Stunden

    Bonn, Deutschland Universitätsklinikum Bonn Vollzeit

    Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in...

  • Physician Assistant/Arztassistent*in in Vollzeit

    vor 3 Stunden

    Bonn, Deutschland Universitätsklinikum Bonn Vollzeit

    Das UKB verbindet als eines der leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands Höchstleistungen in Medizin und Forschung mit exzellenter Lehre. Jährlich werden am UKB über eine halbe Million Patient*innen ambulant und stationär versorgt. Hier studieren rund 3.500 Menschen Medizin und Zahnmedizin, zudem werden jährlich über 600 Personen in...