Sachbearbeitung (W/m/d) Im Vorzimmer Der

Polizeipräsidium Gelsenkirchen
Gelsenkirchen, 04.09.2024

Stellenausschreibung

Beim Polizeipräsidium Gelsenkirchen ist im Sachgebiet 1 des Leitungsstabs zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

**Sachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Behördenleitung**:
(Entgeltgruppe 9 a TV-L)

zu besetzen.

Das Polizeipräsidium Gelsenkirchen ist eine Kreispolizeibehörde mit ca. 860 Beschäftigten, davon ca. 720 Beamtinnen und Beamte und 140 Regierungsbeschäftigte. Darüber hinaus ist das Polizeipräsidium Gelsenkirchen eine von zehn Einstellungs
- und Ausbildungsbehörden des Landes NRW.

Die Behörde hat mehrere Liegenschaften im Stadtgebiet Gelsenkirchen. Die Hauptliegenschaft mit der Behördenleitung und den Direktionsleitungen befindet sich im nördlichen Stadtteil Buer, wo auch der Leitungsstab ansässig ist. Der Leitungsstab ist neben Strategie und Controlling auch für die Presse
- und Öffentlichkeitsarbeit zuständig und organisatorisch unmittelbar an die Behördenleitung angebunden.

Das Polizeipräsidium Gelsenkirchen beabsichtigt den Anteil der Frauen in allen Arbeitsbereichen zu erhöhen und ist daher an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. In den Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes NRW bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich unter Beachtung der vorgesehenen Dienst
- und Servicezeiten für Teilzeitbeschäftigte geeignet.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung und diesen Gleichgestellten gemäß - 2 Absatz 2 und 3 Neuntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB IX) sowie Menschen mit einer Migrationsgeschichte.

**Funktion**:Sachbearbeitung (w/m/d) im Vorzimmer der Behördenleitung, Sachgebiet 1, Leitungsstab

**Stellenbewertung**:Die Stelle ist mit Entgeltgruppe 9 a gemäß Teil I der EntgO zum TV-L bewertet.

**Organisatorische Anbindung/Unterstellung**:untersteht dem/der Leiter/in des Sachgebietes 1, Leitungsstab

**Formale Voraussetzungen**:

- Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder

zur/zum Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellten oder

kaufmännische Ausbildung im Bereich Büromanagement oder in einem vergleichbaren Bereich oder

Regierungsbeschäftigte, die aufgrund gleichwertiger Fähigkeiten und einer mindestens dreijährigen Diensterfahrung entsprechende Tätigkeiten ausüben

Einwandfreies Führungszeugnis

**Wünschenswerte Voraussetzungen**:

- Sehr gute Kenntnisse in den Anwendungsprogrammen Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Erfahrungen im Chefsekretariat oder als Assistenz der Geschäftsführung
- Ausführliche Fachkenntnisse im Bereich der Behördenstrukturen (Kenntnisse über Aufbau und Ablauf), Organisationsgeschick sowie Erfahrungswissen

**Erfolgskritische Aufgaben**:
Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

- Geschäftsführende Tätigkeiten und Unterstützung der Behördenleitung bei gesellschaftspolitischen Aufgaben in unterschiedlichen Gremien
- Pflege der persönlichen Kontakte der Behördenleitung -intern und extern, gesellschaftlich und politisch
- Vorbereitung und Koordinierung des Tagesablaufes der Behördenleitung
- Terminplanung/ -vergabe und -überwachung
- Sichtung der persönlichen Posteingänge der Behördenleitung einschließlich Entscheidung hinsichtlich Eilbedürftigkeit
- Bearbeitung und Weiterleitung der Dienstpost
- Abwicklung des gesamten Schriftverkehrs der Behördenleitung
- Rechercheaufgaben und Informationseinholung
- Annahme von Telefonaten und Vermittlung an die Behördenleitung sowie telefonische Verbindungsherstellung für ausgehende Anrufe der Behördenleitung
- Verwaltung der Besprechungsräume des Polizeipräsidiums Gelsenkirchen
- Koordination, Zusammenfassung und Steuerung von Informationen bei sachgebietsübergreifenden Arbeitsraten
- Organisation, Betreuung und Bewirtung von Besuchern und Besprechungen der Behördenleitung
- Pflege des Polizeianzeigers

**Erfolgssichernde Kompetenzmerkmale**:

- **Analytische Fähigkeiten**:Sie können Sachverhalte erfassen und wesentliche von unwesentlichen Informationen unterscheiden.
- **Ergebnisorientierung/Leistungsmotivation**:Sie handeln zielgerichtet und streben eine hohe und zugleich serviceorientierte Qualität der Arbeit an.
- **Organisations
- und Planungsfähigkeit**:Sie koordinieren und terminieren Arbeitsabläufe und nutzen vorhandene Gestaltungsmöglichkeiten des Arbeitsbereichs.
- **Fachwissen**:Sie besitzen die zur Aufgabenbewältigung nötigen Fachkenntnisse. Sie kennen und nutzen vorhandene Informationsquellen und Datenverarbeitungssysteme.
- **Flexibilität im Handeln**:Sie zeigen sich beweglich im Umgang mit Zeit und Arbeitsbelastung.
- **Kommunikationsfähigkeit**:Sie drücken sich in Wort und Schrift verständlich und präzise aus. Ein sicherer Umgang mit der Stan