Verwaltungsbeschäftige/r (W/m/d) Im

**Weitere Informationen**:
Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis.
Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und befristet für die Dauer einer Mutterschutzvertretung und einer sich daran anschließenden Elternzeit (ca. 9 Monate). Eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.
Die Befristung richtet sich nach - 14 Abs. 1 Teilzeit
- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Auf Wunsch kann eine Teilzeitbeschäftigung ermöglicht werden.
Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L.
Die Stelle ist bewertet mit bis zu EG 9a TV-L, je nach persönlicher Voraussetzung.

**Unser Profil**:
Das Institut für Getriebetechnik, Maschinendynamik und Robotik (IGMR) ist ein Lehrstuhl mit 32 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Forschungs
- und Lehrtätigkeiten sind sehr international ausgerichtet.

Wir suchen für unser dynamisches Team eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, die/der eigenverantwortlich, professionell und engagiert die Organisation eines reibungslosen Sekretariatsbetriebs während der Abwesenheit (Mutterschutz und Elternzeit) unserer Kollegin sichert und sich schnell in unser Team integriert.

**Ihr Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Ausbildung
- Organisationstalent, eine hohe Belastbarkeit, Flexibilität, Diskretion, Zuverlässigkeit, sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten und die Bereitschaft, konstruktiv im Team zu arbeiten sowie die Fähigkeit, vorausschauend zu agieren
- Gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Kenntnisse in MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
- Erfahrung in Verwaltungsaufgaben und der finanziellen Abwicklung von Drittmittelprojekten öffentlicher Geldgeber wie DFG, BMBF oder EU
- Kenntnisse der akademischen Strukturen, z.B. durch Berufserfahrung im Hochschulbereich oder einer forschungsnahen Einrichtung

**Ihre Aufgaben**:

- Eigenverantwortliche Leitung des Geschäftszimmers und Verwaltung aller finanziellen Aufgaben des Lehrstuhls
- Abrechnung von öffentlichen Forschungsvorhaben, Abruf von Geldern und Erstellen der Verwendungsnachweise etc.
- Beschaffungen und Rechnungsbearbeitung
- Planung und interne Abwicklung von Dienstreisen
- Verwaltung von Verträgen mit der Industrie inkl. Rechnungsstellung
- Abwicklung von Personalangelegenheiten (Einstellungs
- und Weiterbeschäftigungsanträge von wissenschaftlichen Mitarbeitern und studentischen Hilfskräften)
- Gemeinsame Budget-Planung mit der Lehrstuhlleitung
- Informations
- und Dokumentenmanagement
- Abwicklung des Schriftverkehrs
- Terminkoordination für die Institutsleitung

**Über uns**:
Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert.
Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs
- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben.
Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter.
Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen.
Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten.

**Besoldung / Entgelt**:
bis zu EG 9a TV-L, je nach persönlicher Voraussetzung

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