Team- Und Programm-assistenz

Die Hertie School ist eine staatlich anerkannte internationale Hochschule für gute Regierungsführung mit Sitz in Berlin. Sie bereitet herausragend qualifizierte Menschen auf Führungsaufgaben an den Schnittstellen zwischen öffentlichem Sektor, Wirtschaft und Zivilgesellschaft vor und versteht sich als Impulsgeber für die öffentliche Debatte. An der Hertie School lehren und forschen international anerkannte Wirtschafts-, Sozial
- und Rechtswissenschaftler. Im Jahr 2003 von der Gemeinnützigen Hertie-Stiftung gegründet, wird die Hochschule weiterhin maßgeblich von der Stiftung getragen.

Die Executive Education-Abteilung entwickelt maßgeschneiderte Schulungen und führt Weiterbildungs-, Aufbau
- und Beratungsprojekte für Kunden aus dem privaten und öffentlichen Sektor sowie für gemeinnützige Organisationen in der ganzen Welt durch.

Beispiele solcher Projekte sind:
Recharging Advocacy for Rights in Europe (RARE)

Strategic Management of HR in the Public Sector

Eastern Partnership (EaP) Executive Leadership Programmes

Executive Training Programme in Anti-Corruption, Transparency and Public Integrity

Starlight

Zur Unterstützung des Teams suchen wir eine

**Team
- und Programm-Assistenz (gn)**

in Vollzeit (40 Stunden/Woche).

Der Vertrag soll zum 01.11.2024 oder nach Vereinbarung beginnen und ist unbefristet nach einer 6-monatigen Probezeit.

Ihre Aufgaben:
Unterstützung der administrativen und organisatorischen Tätigkeiten für einen reibungslosen Ablauf des täglichen Projektgeschäfts:

- Unterstützung des ExEd-Teams, einschließlich der Kommunikation mit internationalen Partnern, Förderern, Institutionen und Teilnehmenden
- Betreuung von Anfragen und Kommunikation mit verschiedenen Dienstleistern für Projekte, insbesondere Restaurants, Hotels und Catering-Unternehmen
- Organisation von Reisen und Logistik für Teammitglieder, Trainer und Programmteilnehmende
- Koordination des Abteilungskalenders, einschließlich der Terminplanung für Programme und Teamtermine
- Verwaltung von zentralen Back-Office
- und administrativen Aufgaben des ExEd-Teams
- Überwachung von Fristen und wichtigen Terminen für Programme, sowie Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten
- Unterstützung von Vor-Ort-Aktivitäten bei der Durchführung von Programmen für hochrangige internationale Delegationen

Ihr Profil:

- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in einem verwandten Fachgebiet wie Politikwissenschaft, Sozialwissenschaften oder Betriebswirtschaft sind von Vorteil
- Erfahrungen im Bereich Controlling und Buchhaltung sind ein Vorteil
- Ausgezeichnete Organisations
- und Koordinationsfähigkeiten sowie Offenheit für neue Aufgaben und eine gute Auffassungsgabe
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit zur regelmäßigen Interaktion und Abstimmung mit verschiedenen Teammitgliedern, Teilnehmern und Projektpartnern
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse von Standard Bürosoftware, insbesondere Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Moodle/academy5/Qualtrics wäre von Vorteil
- Detailgenauigkeit und die Fähigkeiten, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und zu koordinieren
- Ausgeprägte Sozialkompetenz, Flexibilität, und in der Lage, sich in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld zurechtzufinden
- Zahlenaffinität, Serviceorientiertheit und betriebswirtschaftliches Denken, sowie eine ergebnisorientierte Denkweise
- Erste Erfahrungen im Bereich Logistik oder Veranstaltungsmanagement, einschließlich Flug
- und Reisebuchungen sowie Hotelarrangements, sind von Vorteil

Die Hertie School als Arbeitgeber:

- Ein anregendes internationales Arbeitsumfeld sowie eine anspruchsvolle Aufgabenvielfalt
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen
- 30 Tage bezahlten Urlaub im Jahr
- Fortbildungsmöglichkeiten
- Jobticket für den öffentlichen Verkehr
- Dachterrasse für gemeinsame Pausen im Team

Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Bewerber und Bewerberinnen bevorzugt eingestellt.

Bitte reichen Sie die Bewerbungsunterlagen - **Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevante Zeugnisse und Referenzen** -. Bewerbungsschluss ist der **22. Oktober 2024**.

Für Fragen zur Position wenden Sie sich gerne an Eva Savinova, Head of Operations and Programmes | Executive Education.