Teamassistenz in Abteilung Ii

Im Geschäftsbereich des

**Ministerpräsidenten**

**des Landes Nordrhein-Westfalen
ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen im Assistenzteam der Abteilung II „Ressortkoordination“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

**einer Teamassistenz (m/w/d)
zu besetzen. Die Einstellung erfolgt zunächst im Rahmen einer Krankheitsvertretung mit der Option einer späteren Entfristung.

**Was den Arbeitsplatz besonders macht**:
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.

Die Abteilung II hat folgende Aufgaben:

- Koordination relevanter politischer Fragestellungen aus allen Politikbereichen der Landesministerien
- Beobachtung und Analyse grundlegender politischer und gesellschaftlicher Entwicklungen in diesen Themenfeldern
- Beobachtung und Begleitung der Parlamentstätigkeit sowie der Arbeit der relevanten Institutionen und Fachorganisationen
- Kontakte zu Verbänden und Unternehmen Begleitung von bzw. Mitwirkung in interministeriellen Arbeitsgruppen, Gremien und Ausschüssen des Landtages

Sie haben die Chance in einer spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumgebung Nordrhein-Westfalen mitzugestalten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah an der Landespolitik. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

**Um welche Aufgaben geht es konkret?**:
**1. Allgemeine Büroassistenz**:

- Bearbeitung und Weiterleitung des Postein
- und Postausgangs (auch im digitalen Verfahren)
- Fertigen von diversem Schriftgut (allgemeine Korrespondenz, standardisierte Schreiben eigenverantwortlich fertigen, Statistiken/Tabellen in Excel)
- Kommunikationsassistenz (Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten sowie Scan
- und E-Mail-Dienste)
- Recherche/Auskünfte (Datei
- und Aktenrecherchen, Internetrecherchen, sonstiges Einholen von Auskünften)
- Besprechungsassistenz (Organisation von Telefon
- und Videokonferenzen, Terminierung von Sitzungen, Zusammenstellung von Terminmappen, Raumreservierungen, Organisation des Caterings, Empfang von Gästen)
- Datenmanagement (Pflege von Datensammlungen, Anlegen von Ordnern, Überwachung von Wiedervorlagen)
- Dienstreisemanagement (Buchung von Flügen / Zugtickets, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
- Registraturassistenz Materialmanagement

**2. Vertretung im Vorzimmerdienst der Gruppen
- bzw. Abteilungsleitung**:
**Was bringen Sie mit?**:
**Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen**:

- eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellte) oder alternativ eine mindestens zweijährige hauptberufliche Tätigkeit im Bereich des Sekretariatswesens
- sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Zeichensetzung
- sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2021, insbesondere in Word, Excel, Outlook gute Anwenderkenntnisse im Bereich moderner Kommunikationstechnik

**Wünschenswert sind**:

- Kenntnisse im Bereich der digitalen Arbeit (E-Akte: E-Laufmappe)
- Kenntnisse im Bereich Besprechungs
- und Veranstaltungsassistenz Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

**Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet**:

- ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- gute Kommunikationsfähigkeit
- hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
- gute Organisationsfähigkeit
- freundliches und verbindliches Auftreten
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

**Was wir bieten**:

- einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
- flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- tarifvertragliche Vergütung (TV-L); auf diesem Arbeitsplatz Entgeltgruppe 6 TV-L
- Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
- Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells
- sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs
- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
- moderne technische Ausstattung
- attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

**Unsere Leitlinien im Auswahlverfahren**:
Leistung, Befähigung und fachliche Eignung sind ausschlaggebend für die Besetzung.

Als Staatskanzlei ist es uns ein wichtiges Anliegen, di