Teamassistenz in Abteilung Iv

Im Geschäftsbereich des

**Ministerpräsidenten**

**des Landes Nordrhein-Westfalen
ist in der Staatskanzlei des Landes Nordrhein-Westfalen im Assistenzteam der Abteilung IV „Europa, Internationale Angelegenheiten“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Funktion

**einer Teamassistenz (m/w/d)
in Vollzeit zu besetzen.

**Was den Arbeitsplatz besonders macht**:
Aufgabe der Staatskanzlei ist es, den Regierungschef bei der Umsetzung der politischen Ziele, bei der Koordinierung der Arbeit der Ministerien im Rahmen des Ressortprinzips, bei seinen fachlichen Aufgaben sowie in seiner Funktion als Repräsentant des Landes zu unterstützen.

Die Abteilung Europa und Internationales hat die Aufgabe, die internationalen Beziehungen des Landes Nordrhein-Westfalen innerhalb der Europäischen Union und der Welt zu pflegen. Sie fördert die Gestaltung der Entwicklungszusammenarbeit des Landes und die Bundesstadt Bonn als internationalen Standort. Hier werden die Termine, Veranstaltungen und Auslandsreisen des Ministerpräsidenten, des Ministers für Bundes
- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien des Landes Nordrhein-Westfalen und Chef der Staatskanzlei sowie des Staatssekretärs für Bundes
- und Europaangelegenheiten, Internationales sowie Medien vor
- und nachbereitet.

Sie haben die Chance in einer spannenden und abwechslungsreichen Arbeitsumgebung Nordrhein-Westfalen mitzugestalten. Es erwartet Sie eine interessante und fordernde Tätigkeit nah an der Landespolitik. In Ihrer Tätigkeit werden Sie durch kollegiales Miteinander unterstützt.

Sitz des Ministerpräsidenten ist das geschichtsträchtige Landeshaus am Rheinufer.

Weitere Informationen zum Geschäftsbereich des Ministerpräsidenten können Sie unter „Infos zum Arbeitgeber“ finden.

**Um welche Aufgaben geht es konkret?**

Allgemeine Büroassistenz:

- Bearbeitung und Weiterleitung des Postein
- und Postausgangs (auch im digitalen Verfahren)
- Fertigen von diversem Schriftgut

(allgemeine Korrespondenz, standardisierte Schreiben eigenverantwortlich fertigen, Statistiken/Tabellen in Excel)
- Kommunikationsassistenz

(Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten sowie Scan
- und E-Mail-Dienste)
- Recherche/Auskünfte

(Datei
- und Aktenrecherchen, Internetrecherchen, sonstiges Einholen von Auskünften)
- Besprechungsassistenz

(Organisation von Telefon
- und Videokonferenzen, Terminierung von Sitzungen, Zusammenstellung von Terminmappen, Raumreservierungen, Organisation des Caterings, Empfang von Gästen)
- Datenmanagement

(Pflege von Datensammlungen, Anlegen von Ordnern, Überwachung von Wiedervorlagen)
- Pflege und Aktualisierung von Datensätzen in einer Adressdatenbank (Cobra-Software) Erstellen von Einladungsverteilern, Serienmails und Überwachung von Rückläufen sowie dazugehörige Rechercheaufgaben
- Anlage/Bearbeitung von Veranstaltungen unter Anwendung der Veranstaltungssoftware „Event Manager“
- Dienstreisemanagement

(Buchung von Flügen / Zugtickets, Hotelreservierung, Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnung)
- Registraturassistenz
- Materialmanagement

Vertretung im Vorzimmerdienst der Gruppen
- bzw. Abteilungsleitung

**Was bringen Sie mit?
Folgende fachliche Anforderungen müssen Sie erfüllen:

- eine erfolgreich abgeschlossene bürobezogene Ausbildung (vorzugsweise Kaufleute für Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Justizfachangestellte bzw. Rechtsanwalts
- und Notarfachangestellte).
- hauptberufliche Kenntnisse und Erfahrungen im Sekretariatswesen
- sichere Beherrschung von Rechtschreibung und Zeichensetzung
- sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office 2016, insbesondere in Word, Excel, Outlook
- gute Anwenderkenntnisse im Bereich moderner Kommunikationstechnik/ Digitalisierung

**Wünschenswert sind**:

- Englischkenntnisse (Europäischer Referenzrahmen: Level A 2)
- Kenntnisse der Struktur und Arbeitsweise der Landesverwaltung

**Daneben werden insbes. folgende übergreifende Kompetenzen erwartet**:

- ausgeprägte Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- gute Kommunikationsfähigkeit
- hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
- gute Organisationsfähigkeit
- freundliches und verbindliches Auftreten
- hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- zeitliche Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung
- Offenheit für das Arbeiten mit digitalen Tools und das Kennenlernen neuer digitaler Arbeitsweisen

**Was wir bieten:
- einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
- flexible Arbeitszeiten, gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Möglichkeit der Stellenbesetzung im Rahmen eines Jobsharing Modells
- sichere Arbeitsplätze in verlässlichem Rahmen mit Weiterentwicklungs
- und diversen Fortbildungsmöglichkeiten
- moderne technische Ausstattung
- attraktives Umfeld der Dienststelle mit guter Anbindung an den ÖPNV
- gutes Arbeitsklima mit attraktiven Gemeinschaftsangeboten

**Hier noch einige rechtliche Rahmenbedingungen und Hin