Strategic Executive Assistant

Die Transtech EMEA GmbH ist auf der Suche nach einer strukturierten und engagierten **Strategic Executive Assistant**, die den CEO in einem breiten Spektrum strategischer und operativer Themen direkt unterstützt. Die Position ist sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit möglich und richtet sich an Persönlichkeiten mit unternehmerischem Denken, hohem Verantwortungsbewusstsein und der Fähigkeit, vielseitige Aufgaben professionell und diskret zu koordinieren.

In dieser Schlüsselrolle tragen Sie maßgeblich zur effizienten Steuerung der täglichen Abläufe in unserem wachsenden Unternehmen bei. Sie unterstützen den CEO in zentralen Bereichen wie **Finanzadministration**, **interner Vertriebskoordination**, **Marketing**, **Reiseorganisation** und **Logistik**. Dabei erhalten Sie unmittelbaren Einblick in strategische Entscheidungsprozesse und agieren im direkten Umfeld eines international tätigen Unternehmens.

**Hauptaufgaben**
- **Executive Support**: Zuverlässige Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft, einschließlich Terminmanagement, Dokumentenerstellung und Nachverfolgung offener Punkte.
- **Finanzadministration**: Unterstützung bei der Buchhaltung, Verfolgung von Rechnungen, Reisekostenabrechnungen sowie Erstellung von Finanzübersichten.
- **Interne Vertriebskoordination**: Mitwirkung bei der Angebotserstellung, Pflege interner Vertriebsunterlagen und Kommunikation mit Kunden.
- **Marketing & Kommunikation**: Unterstützung bei Marketingaufgaben wie Eventorganisation, Pflege von Social Media-Inhalten und Erstellung von Präsentationen.
- **Reiseplanung**: Organisation von Geschäftsreisen und Bearbeitung der dazugehörigen Abrechnungen.
- **Projektassistenz**: Koordination interner Projekte und Erstellung entsprechender Dokumentationen.
- **Reporting**: Aufbereitung von Reports, Erstellung von Präsentationen sowie Unterstützung bei der strategischen Planung.
- **Logistik-Support**: Abstimmung von Transport
- und Organisationsbedarfen in Zusammenarbeit mit dem Operationsteam.
- **Stakeholder-Kommunikation**: Professionelle Kommunikation mit Kunden, Partnern und Lieferanten.
- **Vertraulichkeit**: Umgang mit sensiblen Informationen unter höchster Diskretion.

**Anforderungsprofil**
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
- Erfahrung in der Finanzadministration, im administrativen Support oder in vergleichbaren Bereichen.
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen Tools (z. B. SharePoint, Teams).
- Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Deutschkenntnisse sind ein starkes Plus.
- Ausgeprägte Kommunikations
- und Teamfähigkeiten.
- Hohe Zuverlässigkeit, professionelles Auftreten und diskreter Umgang mit vertraulichen Themen.
- Dienstleistungsorientierung und Freude an der Zusammenarbeit im Team.

**Was wir bieten**
- Eine flexible Position in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 25 Stunden/Woche), angepasst an Ihre Verfügbarkeit und Präferenzen.
- Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO und enge Einbindung in zentrale Unternehmensprozesse.
- Vielfältige Aufgabenbereiche mit hoher Sichtbarkeit innerhalb der Organisation.
- Ein modernes, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
- 30 Urlaubstage (anteilig bei Teilzeit) sowie ein attraktives Vergütungspaket.
- Eine positive, wertschätzende Teamkultur sowie Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung.

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit

Gehalt: 35.000,00€ - 45.000,00€ pro Jahr

Erwartete Arbeitsstunden: mindestens 30 pro Woche

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Betriebliche Weiterbildung
- Firmenhandy
- Gleitzeit

Ausbildung:

- Lehre/Ausbildung (Wünschenswert)

Berufserfahrung:

- Bürotätigkeiten: 5 Jahre (Erforderlich)
- Microsoft Office: 5 Jahre (Wünschenswert)
- Assistenz: 3 Jahre (Erforderlich)

Sprache:

- Deutsch (Erforderlich)
- Englisch (Erforderlich)

Arbeitsort: Vor Ort

Bewerbungsfrist: 30.04.2025
Voraussichtliches Einstiegsdatum: 15.06.2025