Beschäftigten (W/m/d) Für das Vorzimmer Der

Beschäftigten (w/m/d) für das Vorzimmer der Behördenleitung
- Leitungsstab - HLKA

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- Über uns

Das Hessische Landeskriminalamt (HLKA) ist die zentrale Dienststelle der Kriminalpolizei des Landes und die zuständige Landesbehörde für den Geschäftsbereich des für die Polizei zuständigen Ministeriums. Es beschäftigt mehr als 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, darunter Polizeivollzugsbeamtinnen und Polizeivollzugsbeamte, Verwaltungsbeamtinnen und Verwaltungsbeamte sowie Tarifbeschäftigte an einem zentralen Standort in der Landeshauptstadt Hessens sowie weiteren Standorten in Hessen.

Das Hessische Landeskriminalamt hat vorbehaltlich einer noch durchzuführenden Personalmaßnahme zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

einer / eines Beschäftigten (w/m/d)
für das Vorzimmer der Behördenleitung

zu besetzen.

Die Eingruppierung erfolgt in die EG 9 b TV-H.

Das Vorzimmer der Behördenleitung hat eine zentrale Informationssteuerungsfunktion nach innen und außen. Zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes sind eine positive Kommunikation und der situativ adäquate Umgang mit den Beschäftigten des Hessischen Landeskriminalamts, Externen im Rahmen von Telefonkontakten sowie Besucherinnen und Besuchern von zentraler Bedeutung.

Ihre Aufgaben
- Wenn Sie sich vorstellen können, diese verantwortungsvolle Aufgabe mitzugestal-ten, warten folgende Tätigkeiten auf Sie:
- Entgegennahme, Vermittlung und Protokollierung der Telefonate für die Behör-denleitung
- Aufschalten von Telefonschaltkonferenzen (TSK)
- Registrierung von Dienstreisen, die von der Behördenleitung genehmigt wurden
- Vorbereitung der Führungsbesprechungen für die Behördenleitung
- Protokollierung der durch die Behördenleitung erteilten Aufträge
- Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Behördenleitung
- Planung und Vorbereitung des Kraftfahrereinsatzes für die Behördenleitung
- Vorbereitung und Überwachung von Terminen und Führung der Wiedervorlage
- Pflege der Kontaktadressen der Behördenleitung
- Fertigen von Geburtstags
- und sonstigen Grußkarten
- bei Bedarf Fertigen von Schriftsätzen nach Diktat, vom Manuskript sowie selb-ständiges Verfassen gemäß Auftrag
- Verteilung und Überwachung der im Vorzimmer anfallenden Post
- Führung und Koordinierung des Terminkalenders der Behördenleitung
- Terminvermittlung für Rücksprachen sowie Erledigungskontrolle von verfügten Rücksprachen
- Betreuung von Gästen der Behördenleitung
- Registrierung und Verteilung eingehender Erlasse sowie Terminüberwachung daraus resultierender Berichtspflichten
- Registrierung des Urlaubs der Führungskräfte des höheren Dienstes des HLKA
- Beschaffung und Verwaltung des Büromaterials des Vorzimmers der Behördenleitung

Werden Sie ein Teil unseres Teams, wir freuen uns auf Ihre Innovation und unter-stützen Sie bei der Umsetzung Ihrer Ideen.

Unsere Anforderungen
- abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
- Erfahrung in der Wahrnehmung von Tätigkeiten eines Geschäftszimmers / Vor-zimmers / einer Geschäftsstelle
- fundierte Kenntnisse in der PC-Anwendung MS-Office und den polizeilichen IT-Anwendungen (z. B. FS-Web) sowie Kenntnisse in der Handhabung moderner Bürotechnik
- selbstbewusstes, verbindliches, freundliches und repräsentatives Auftreten
- hohes Maß an Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
- besondere Verschwiegenheit
- sehr hohe Belastbarkeit und Flexibilität
- ausgeprägte Organisationsfähigkeit
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- situationsgerechte Kommunikationsfähigkeiten
- ausgeprägte Fähigkeit, unter Zeitdruck selbständig Aufgaben strukturiert, konzentriert und sorgfältig zu bewältigen
- Bereitschaft, über die normalen Dienstzeiten hinaus tätig zu sein
- einschlägige Verwaltungserfahrung
- Bereitschaft zur Kompetenzerweiterung

Wünschenswert ist:

- fundierte Berufserfahrung in der Wahrnehmung von Vorzimmeraufgaben in einer Behörden
- oder Unternehmensleitung

Unsere Angebote
- eine spannende Tätigkeit in der Zentralbehörde der Kriminalitätsbekämpfung
- flexible Arbeitszeiten und variable Teilzeitmodelle
- Jahressonderzahlung und vermögenswirksame Leistungen (VL)
- 30 Tage Urlaub und einen Flextag
- eine unbefristete Stelle
- offenes und kollegiales Arbeitsumfeld
- Landesticket für die Beschäftigten des Landes Hessen 

kostenfreie Nutzung des ÖPNV in Hessen
- Parkplätze und Fahrradabstellmöglichkeiten im Parkhaus
- Betriebliches Gesundheitsmanagement

Sind Sie interessiert?
Dann steht für Fragen fachlicher Art Frau von der Heide unter der Tel.Nr. 0611/83-80009 zur Verfügung. Für Fragen rund um Ihre Bewerbung kontaktieren Sie bitte das Einstellungsmanagement unter der Tel.Nr. 0611/83-8323.
Die berufliche Gleichstellung aller wird gewährleistet.
Bewerbungen von Personen mit Behinderungen im Sinne des - 2 Abs. 2 SGB IX werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Ein entsp