Assistenz/vorzimmer (M/w/d) - Oberbürgermeister in

Im Referat I der Stadt Mülheim an der Ruhr ist zum 01.05.2025 eine Vollzeitstelle (39 Stunden wöchentlich für Tarifbeschäftigte) als

***Assistenz/Vorzimmer (m/w/d) - Oberbürgermeister*in**:
**(Entgeltgruppe 09b TVöD, mindestens 42.802;
- € bis 60.217;
- € im Jahr,**je nach einschlägiger Berufserfahrung)**

zu besetzen.

Das Vorzimmer des Oberbürgermeisters hat eine Schlüsselfunktion für die terminliche Gestaltung des täglichen Dienstablaufs des Oberbürgermeisters und der Referatsleitung. Zudem ist es Anlaufstelle für alle internen und externen Anfragen.

**Wir bieten Ihnen**:

- eine interessante, anspruchsvolle und selbständige Tätigkeit,
- einen sicheren und unbefristeten Arbeitsplatz am Standort Mülheim an der Ruhr mit Tarifbindung sowie eine jährliche Sonderzahlung gemäß tarifvertraglicher Bestimmungen
- eine Betriebsrente ohne Eigenbeteiligung (Rheinische Zusatzversorgungskasse) und leistungsorientierte Bezahlung für tariflich Beschäftigte,
- flexible Arbeitszeit und 30 Tage Urlaub im Jahr,umfangreiche Fortbildungs

**Das sind Ihre Aufgaben**:
**Vorzimmertätigkeiten für den Oberbürgermeister und die Referatsleitung, insbesondere**
- Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit den Geschäftspartner*innen (intern/extern)
- Terminplanung sowie Vorbereitung (u.a. Bewirtung, Beschaffung von Präsenten und Einholung terminrelevanter Informationen)
- Aufbereiten von Unterlagen (u.a. Zusammenstellung von Unterlagen für interne Sitzungen, Abrufung und Zusammenstellung von externen Sitzungsunterlagen aus fachspezifischen Anwendungen)
- Planung und Organisation von Dienstreisen
- Ablagemanagement
- Post
- und E-Mail-Bearbeitung (Verteilung, Sortierung nach Priorität, Fertigstellung der ausgehenden Post)
- Fertigung von Schriftstücken einschließlich E-Mail-Korrespondenz
- Betreuung von internen und externen Besucher*innen
- Erledigung persönlicher und telefonischer Anfragen
- Erledigung fachgerechter Auskünfte
- Gewährleistung eines reibungslosen Arbeitsablaufs im Fachbereich und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen (intern und extern)

**Personalangelegenheiten des Referates**
- Krank
- und Gesundmeldungen
- Verwaltung der Zeiterfassung
- Erfassung der Leistungsorientierten Bezahlung
- Sondererfassungen

**Aufgaben im Rahmen der Budgetverantwortung**
- Steuerung und Kontrollfunktion bei der Aufstellung und Verwaltung des Budgets
- Abstimmung der Haushaltsanmeldung
- Rechnungsbearbeitung/ RechnungsstellungJahresabschlussarbeiten

**Das bringen Sie mit**:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 2, 1. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (bisher: gehobener nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. Abschluss des Verwaltungslehrgangs II (VL II) **oder**:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes (bisher: mittlerer nichttechnischer Verwaltungsdienst) bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I (VL I) mit einschlägigen Erfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz möglichst in der öffentlichen Verwaltung **oder**:

- eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise im Bereich Dialogmarketing oder Büromanagement **mit**einschlägigen Erfahrungen im Bereich Sekretariat/ Assistenz, möglichst in der öffentlichen Verwaltung
- Diskretion
- Loyalität
- Serviceorientierung
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Gewissenhaftigkeit
- Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
- Zeitliche Flexibilität in Anlehnung an den Geschäftsalltag des OberbürgermeistersErfahrungen in der Arbeit auf einer vergleichbaren Vorstandsebene sind wünschenswert

Für fachliche Fragen steht Ihnen Frau Iris Hofmann unter 0208 / 455 - 9981 gerne zur Verfügung.

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung über Interamt, Stellen-ID 1247157 bis spätestens zum 04.02.2025

Hinweise:
Die Stelle wird zeitgleich intern veröffentlicht. Die externe Ausschreibung steht unter dem Vorbehalt, dass die Stelle intern nicht besetzt werden kann.

Bitte geben Sie beim Wunsch einer Teilzeitbeschäftigung die maximal mögliche wöchentliche Arbeitszeit an.

Ihre eingereichten Bewerbungsunterlagen werden spätestens nach 6 Monaten datengeschützt vernichtet.

Die Stadt Mülheim an der Ruhr fördert aktiv die Gleichstellung von Mann und Frau im Beruf. Wir wünschen uns, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt unserer Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßen deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion bzw. Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Wir freuen uns auch über Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund Bewerbungen schwerbehinderter und gleichgestellter Menschen sind erwünscht.

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