Sachbearbeiter Quality Unit/reklamationswesen

Kinder brauchen besondere Arzneimittel, die gut schmecken und leicht einzunehmen sind - mit dieser Idee wurde InfectoPharm vor 37 Jahren gegründet.
Wir sind familiengeführt und in Deutschland wegweisend im Bereich der Kinder
- und Jugendheilkunde - erschließen mit unseren über 140 Arzneimitteln und Gesundheitsprodukten aber auch andere Zielgruppen erfolgreich. Als Anbieter teils lebensrettender Arzneimittel übernehmen wir eine besondere Verantwortung für die Versorgung der Bevölkerung.
Durch unseren engen Austausch mit Patienten, Ärzten und Apothekern erhalten wir viele Impulse und Ideen für neue Präparate. So sind wir in den letzten Jahren stark gewachsen, haben Niederlassungen in Österreich, Italien, UK und Frankreich gegründet und sind in mehr als 30 Ländern aktiv.
Viele unserer über 450 Mitarbeitenden sind schon lange bei uns, worauf wir stolz sind. Sie sind wissensdurstig und genießen den persönlichen und fachlichen Austausch auf unserem modernen Firmencampus. Man spürt die lebendige und wertschätzende Atmosphäre, wenn man die Firma betritt - innovative Ideen haben hier Raum, sich zu entfalten.
Die Wachstums
- und Innovationsstärke ist außergewöhnlich und nachhaltig - der Umsatz liegt derzeit bei rund 300 Mio. € pro Jahr. Davon profitieren alle Mitarbeiter, denn neben interessanten Benefits werden diese am Unternehmenserfolg beteiligt.
Sachbearbeiter Quality Unit/Reklamationswesen (m/w/d)
IHRE AUFGABEN, IN DENEN SIE WIRKEN KÖNNEN
Arbeiten Sie gerne strukturiert, selbständig, aber trotzdem gerne im Team? Sie kommunizieren gerne, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und lassen sich nicht aus der Ruhe bringen? Dann werden Sie Mitarbeiter im Team Reklamationswesen unserer Quality Unit. Bei dieser Stelle erwartet Sie eine Mischung aus vielseitigen administrativen Aufgaben gepaart mit pharmazeutischem Wissen. Zusammen mit 2 weiteren Kolleginnen sind Sie insbesondere für die Bearbeitung von pharmazeutisch-technischen Reklamationen, die größtenteils von Apotheken eingehen, und anderen Kundenrückmeldungen zuständig.
Dabei beginnt ihr Arbeitstag jeden Morgen damit, die per Mail, Post oder Telefon eingehenden Reklamationen in der elektronischen Datenbank (Trackwise Digital®) durch Eintrag in die Eingabemaske zu erfassen.
Im nächsten Schritt überprüfen Sie dann die eingesandten Reklamationsmuster. Sie schauen, ob die dazugehörige Reklamation bereits in der Datenbank erfasst wurde und prüfen, ob die Beanstandung nachvollziehbar ist: Zeigt das eingesendete Muster wirklich den beschriebenen Qualitätsmangel (bspw. der Deckel der Flasche schließt nicht richtig oder es gibt sichtbare Verunreinigungen in einer eigentlich klaren Flüssigkeit)? Sind noch andere Auffälligkeiten erkennbar? Sie lernen dabei die verschiedenen Reklamationen hinsichtlich ihres Schweregrades einzuschätzen und sind dabei im engen Austausch mit dem Vorgesetzten. Manchmal gehört auch eine E-Mail oder ein Anruf bei der Apotheke dazu, die die Reklamation veranlasst hat, um den Sachverhalt abzuklären. Dieser Kontakt ist nicht nur für die erfolgreiche Bearbeitung der Reklamation hilfreich, sondern auch um die Kundenzufriedenheit sicher
- und das Vertrauen zum Kunden herzustellen. Das ist uns besonders wichtig.
Sie kommunizieren mit den Herstellern der Arzneimittel im In
- und Ausland zur weiteren Abklärung der Reklamationen. Die Kommunikation erfolgt fast ausschließlich per Mail und größtenteils in Englisch. Dabei werden Sie durch Textbausteine, künstliche Intelligenz und natürlich auch immer von Ihren Kollegen unterstützt, wenn Sie mal nicht gleich die richtigen Worte finden.
Nach abgeschlossener Bearbeitung der Reklamation erstellen Sie die Stellungnahmen an den Kunden und ggf. eingeschalteten Behörden.
Sie erstellen Excel-Auswertungen zu den Reklamationen, um sich einen Überblick über bestimmte Fragestellungen zu beschaffen, bspw. welche Lohnhersteller sind am meisten betroffen oder welches Problem tritt am häufigsten auf.
Sie unterstützen den Stufenplanbeauftragten bei verschiedenen Aktionen bspw. bei Chargenrückrufen, indem Sie u.a. die Rücksendung der Arzneimittel koordinieren oder Protokolle anfertigen.
Im Rahmen unserer Aktivitäten zur Fälschungssicherheit der Arzneimittel schauen Sie sich die täglich eingehenden Meldungen an und führen eine Prüfung durch, um zu erkennen, ob es sich bspw. nur um einen Übertragungsfehler von der Apotheke handelt oder ob tatsächlich eine Fälschung vorliegt und Handlungsbedarf besteht (Alert-Management).
Darüber hinaus helfen Sie bei der Überwachung unserer Arzneimittel im Rahmen unseres Stabilitätswesens: Sie überprüfen die eingehenden Prüfergebnisse bzgl. ihrer Übereinstimmung mit den Sollwerten und übertragen diese in firmeninterne Übersichten. Tägliche Absprachen mit den Kollegen helfen Ihnen, die Arbeiten für den Tag zu priorisieren und wenn notwendig, den Rat oder die Unterstützung der Kollegen einzuholen. Jeder im Team arbeitet selbständig seine Aufgaben im Tagesgeschäft ab. Dabei bleiben Sie