Sachbearbeiter (M/w/d) Für Die Schule Für Erwachsene An Der Vhs Stuttgart

Mit einem Jahresprogramm von rund 5.000 Veranstaltungen ist die volkshochschule stuttgart die größte
in Baden-Württemberg und gehört zu den größten Volkshochschulen in Deutschland. Als öffentliche
von der Landeshauptstadt Stuttgart geförderte Weiterbildungseinrichtung stellt sie ein breit gefächertes,
auf die Stadt und die Bildungsbedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger bezogenes Bildungsangebot mit
engen Verknüpfungen zu Kultur und Sozialem bereit. Die Kurse, Seminare, Lehrgänge,
Einzelveranstaltungen und Veranstaltungsreihen in den Programmbereichen allgemeine und politische
Bildung, kulturelle Bildung, Gesundheitsbildung, Sprachen, Deutsch und Integration, berufliche Fort
- und Weiterbildung sowie Grundbildung und Schulabschlüsse werden jährlich von mehr als 200.000
Menschen besucht. Die Teilnehmenden können zwischen Präsenz
- und Online-Kursen sowie hybriden
Formaten wählen.

Die volkshochschule stuttgart sucht für die Schule für Erwachsene zum nächstmöglichen Zeitpunkt
einen qualifizierten

**Sachbearbeiter (m/w/d)**

**in Teilzeit (50% / 19,5 Stunden)**

Die Abteilung Schule für Erwachsene (SfE) bietet ein breites Spektrum an Bildungsangeboten für
Erwachsene, die ihre schulische Bildung nachholen oder verbessern möchten. Unsere Schwerpunkte
liegen auf dem nachträglichen Erwerb von Schulabschlüssen, umfassenden Angeboten zur
Grundbildung und der Unterstützung von Teilnehmenden in ihrer schulischen und persönlichen
Weiterentwicklung. Zum Angebot gehören zwei staatlich anerkannte Ersatzschulformen
(Abendgymnasium und VABO). Mit einem engagierten und interdisziplinären Team schaffen wir an
zwei Außenstandorten eine lernfördernde Atmosphäre, die von Offenheit, Vielfalt und gegenseitigem
Respekt geprägt ist. Unsere Teilnehmenden profitieren von einer praxisnahen und zielorientierten
Lernumgebung, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Als Sachbearbeiter*in der „Schule für Erwachsene“ sind Sie erste/erster Ansprechpartner*in für
Interessent*innen, Teilnehmer*innen, Dozierende und Kooperationspartner*innen im Sekretariatsteam
des Programmbereichs Grundbildung und schulische Qualifizierung am Standort vhs-Zentrum
Stuttgart-Ost.

**Ihre zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten:**

Information und Anmeldung: Als Erstanlaufstelle für Interessent*innen beraten Sie telefonisch und
persönlich, erfassen und pflegen Daten und erstellen Bescheinigungen.

Allgemeine Sekretariatsarbeiten: Sie empfangen Besucher*innen, führen Telefonate, planen und
überwachen Termine, korrespondieren, bereiten Besprechungen vor und betreuen diese, führen
Protokoll, bestellen Bücher und Material und verwalten sowie geben diese aus, verwalten Akten.

Sachbearbeitung: Sie verwalten Stundenpläne, Anwesenheitslisten und bearbeiten Anträge für
Familienkasse, Bafög und VVS sowie Honoraranweisungen.

Schulische Abläufe: Sie koordinieren Vertretungspläne, unterstützen bei der Erstellung von
Halbjahresinformationen und Schulbescheinigungen und halten Kontakt zur Meldestelle.

Im Rahmen von Projekten unterstützen Sie die Pädagogische Leiterin und den Arbeitsbereich
Grundbildung und Schulische Qualifizierung (GBSQ) bei projektbezogenen Aufgaben.

**Ihr Profil:**

Sie verfügen über eine kaufmännische Berufsausbildung und Berufserfahrung im
Sekretariatsbereich oder in Organisation und Verwaltung oder eine entsprechende
Ausbildung/Tätigkeit mit Berufserfahrung.

Eine hohe Digitalaffinität und sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Produkte zeichnen Sie aus.

Sie haben eine sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise und können selbstständig
Texte nach Stichwortvorgaben verfassen.

Gute Kenntnisse im Rechnungswesen bringen Sie ebenfalls mit.

Sie sind hoch motiviert, sich in die Verwaltungssoftware der vhs (Kufer) und die vhs-cloud
einzuarbeiten.

**Ihre persönlichen Kompetenzen:**

Sie verfügen über Teamfähigkeit und Organisationstalent sowie ausgeprägte interkulturelle
Kompetenz.

Eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise zeichnet Sie aus.

Soziale Kompetenz, hohe Belastbarkeit und Geschick im Umgang mit Teilnehmenden mit
ungewöhnlichen Biographien bringen Sie mit.

Sie haben eine hohe Bereitschaft zur kontinuierlichen Aneignung von Wissen im Bereich des
digitalen Büromanagements.

Leistungsbereitschaft, Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit sind für Sie selbstverständlich.

Flexibilität, um bei Arbeitsspitzen länger arbeiten zu können, ist für Sie kein Problem.

Sie sehen Fortbildungen als Chance zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung und
nehmen gerne daran teil.

Ihre hohe digitale Affinität ermöglicht es Ihnen, sich mühelos in neuen digitalen Umgebungen
zurechtzufinden und ihr Interesse an KI rundet ihr Profil ab.

**Was wir Ihnen bieten:**

Freuen Sie sich auf eine sinnstiftende und vielseitige Tätigkeit, die Ihr berufliches Leben
bereichert.

Genießen Sie die Zusammenarbeit in einem kollegialen Team, das Sie unterstützt und inspiriert.

Profitieren Sie von der guten Vereinbarkeit von Beruf und Familie.