Sekretär in/assistenz

**ORGANISATION & VERWALTUNG**GARCHING**
- Teilchen-, Plasma
- und Quantenphysik
- Stellenangebot vom 2. September 2025

Das Max-Planck-Institut für Quantenoptik mit Sitz in Garching bei München, zählt zu den führenden Forschungsinstituten auf dem Gebiet der Laser
- und Quantenforschung. Das Institut mit derzeit zwei Nobelpreisträgern und rd. 350 Beschäftigten besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die sich theoretisch und experimentell mit Themen von Attosekundenphysik bis hin zum Quantencomputing beschäftigen.

Für die wissenschaftliche Gruppe von Frau Prof. Monika Aidelsburger suchen wir ab sofort eine*n Sekretär*in/Assistenz (m/w/d) in Vollzeit.

Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet.

Deine Aufgaben

Was auf Dich zukommen würde:

- Organisation des Sekretariats
- Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Personal des Instituts
- Selbständige Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Betreuung von Mitarbeitern sowie von Gastwissenschaftlern und Gastwissenschaftlerinnen (national und international)
- Organisation von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung des internationalen Abteilungsteams von Studierenden, Doktorand:innen, Postdoktorand:innen und Gastwissenschaftler:innen
- Personaladministration: Vorbereitung von Personalentscheidungen nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten
- Organisation von wissenschaftlichen Konferenzen oder Meetings
- Administrative Koordination von Haushalts
- und Drittmittelprojekten sowie Bestellungen und Rechnungen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung oder Drittmittelabteilung
- Aktive und eigenständige Mitarbeit an aktuellen Projekten, unter anderem im Bereich der Digitalisierung
- Pflege und redaktionelle Betreuung von institutsspezifischen Webseiten
- Datenauswertungen und Datenmanagement
- Unterstützung bei wissenschaftsnahen Themen bis hin zu praktischen Alltagsfragen wie Visaformalitäten oder Wohnungssuche

Dein Profil

Was wir uns von Dir wünschen:

- Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder Verwaltungsberuf (z.B. Fremdsprachensekretär*in) bzw. vergleichbare Qualifikationen, Kenntnisse und Erfahrungen
- Berufserfahrung in der Bürokommunikation erwünscht
- Flexibilität und die Fähigkeit sich schnell auf neue Situationen einzustellen
- Organisationstalent sowie ein hohes Maß an Eigeniniative und Bereitschaft zum selbständigen und gewissenhaften Arbeiten
- Offenheit und Freude an kreativen Lösungen
- Sehr gute deutsche und gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute MS-Office Kenntnisse
- Freundliches, zuverlässiges und serviceorientiertes Auftreten
- Aufgeschlossenheit und Geschick im Umgang mit Menschen unterschiedlichster Kulturen
- Interesse an interkulturellen Begegnungen und internationaler Zusammenarbeit
- Eine Persönlichkeit, die Freude daran hat, unser Team mit Kreativität, Organisationstalent und Herz zu unterstützen

Unser Angebot

Was Dich bei uns erwartet:

- Vergütung erfolgt entsprechend Befähigung und fachlicher Eignung gemäß TVöD bis max. E8. Sozialleistungen entsprechend den Regelungen des öffentlichen Dienstes (Bundesdienst)
- 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich freie Tage an Heiligabend und Silvester
- Betriebliche Altersversorgung (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder)
- Work-Life Balance durch Gleitzeit
- Sehr gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel und monatlicher Zuschuss zum Jobticket möglich
- Persönliche und fachliche Weiterbildungsprogramme
- Offene Arbeitsatmosphäre im internationalen Umfeld unserer Forschungseinrichtung auf dem Campus in Garching
- Kantine, Fitnessraum, kostenfreie Parkplätze
- Ein nettes dynamisches internationales Team, das eng zusammenarbeitet, viel Spaß hat und sich sehr auf Dich freut

Deine Bewerbung

Wir sind stolz auf unsere Diversität und freuen uns über Deine Bewerbung unabhängig von Geschlecht und sexueller Identität, Nationalität, Religion, Alter oder Behinderung.