Assistant

vor 2 Wochen

Karlsruhe, Deutschland Gixel GmbH Vollzeit

Karlsruhe | Part-Time

**NOTE** _Gixel GmbH _and _Viaholo GmbH_ work together as a research cooperation on the future of communication. _Viaholo_ is a 100% subsidiary of Sprin-D, and thus of the Federal Republic of Germany.

**_ Gixel´s goal is to change the way we meet by building the communication tool of the future._**

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**_ At the moment we can communicate with any person in the world through different channels. Although an in-person meeting still has a different quality, we want to change that, and bring AR Communication to the same experience as an in-person meeting experience._**

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**_ For that, we are building our own AR Glasses and 3D Avatar technology. Slim AR Glasses with a field of view large enough for the best virtual communication experience. To get a correct representation of the attendant, without external cameras, Gixel builds a deep-learning-based approach to generate a photo-realistic, realtime view of of the attendant - in the correct perspective._**

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YOU WILL BE RESPONSIBLE FOR:
Invoicing & Jira BoardManagement:
Upload invoices to the Jira board,ensuring accurate information and proper categorization. Coordinate with the externalaccountant to ensure timely processing of invoices.

Travel & Expense Management:
Make travel bookings for employees,considering cost-effectiveness. Manage and process travel expenses reports.

Office Maintenance &Organization:
Keep the office, workshop, andcommon areas tidy and organized. Monitor office supplies and place orders whennecessary. Coordinate with the cleaning company to ensure the office ismaintained to the highest standards.

Mail & Documentation Management:
Manage incoming and outgoing lettersand parcels, distributing them to the appropriate recipients. Maintain bothdigital and physical documentation, ensuring accuracy and accessibility.

Supplier Coordination:
Collaborate with suppliers to obtainall necessary invoices and documentation required for accounting purposes. Managesupplier relationships and address any inquiries or issues promptly.

Local Errands & Pickups:
Pick up essential items from nearbysuppliers, service providers, and other locations as needed. Assist inobtaining items for office events or celebrations, such as birthday cakes.

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Audit & Accounting Support:
Prepare audit and accountingreports, assisting external accountant and tax advisor with necessarydocumentation.

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**You have**:
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- Proven experience as an assistant / office manager or administrative coordinator, preferably in a fast-paced environment.
- Strong organizational skills with the ability to handle multiple tasks and prioritize effectively.
- Proficiency in using office software, including word processing, spreadsheets.
- Excellent communication and interpersonal skills to liaise with various stakeholders.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
- Basic understanding of finance and accounting principles is a plus.
- A proactive and self-motivated attitude, with a strong sense of responsibility and attention to detail.
- Willingness to work onsite 3-5 times per week in our Karlsruhe office.

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NOTE Gixel GmbH and Viaholo GmbH work together as a research cooperation on the future of communication. Viaholo is a 100% subsidiary of SPRIN-D, and thus of the Federal Republic of Germany.

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**Interested?**:

  • Team Lead Management Assistants

    vor 2 Wochen

    Karlsruhe, Deutschland Asseco Solutions AG Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: Willst Du Teamleitung in unserem Management Assistants Team werden, Dich in verschiedene Business-Themen einarbeiten, diese aktiv mitgestalten und Deine Kernkompetenzen weiterentwickeln? Dann bist Du bei uns genau richtig! Als Assistenz unseres CEOs übernimmst Du die Leitung unseres internationalen Management Assistant Teams. Für diese...

  • Kitchen Assistant

    Vor 7 Tagen

    Karlsruhe, Deutschland Taquería Taol Vollzeit 12.820 € - 12.960 € pro Jahr

    Hola AmigosWe are looking for a kitchen assistant and/or prep-cook (m,w,d) for our mexican restaurant in Karlsruhe We only take applicants with a German working visa in consideration. The possible working days are wed-sun.Mexico for us means joie de vivre With our new concept we will redefine the Mexican kitchen in Germany. Traditional cuisine, with plates...

  • Assistant Manager

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland L'Osteria - Karlsruhe - Zähringerstraße Vollzeit

    Assistant Manager (m/w/d) ~ Assistant Manager (m/w/d) ~ Zähringerstraße 69, 76133 Karlsruhe, Deutschland Mit Berufserfahrung 23.11.25   Du willst Teil der LA FAMIGLIA werden?Dann definiere gemeinsam mit uns Gastfreundschaft und Geschmack neu! In mittlerweile neun europäischen Ländern sind wir ständig auf der Suche nach Talenten! Das sind unsere...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland TelemaxX Telekommunikation GmbH Vollzeit

    **Wer wir sind**: Die TelemaxX Telekommunikation GmbH ist Betreiber von vier Hochsicherheitsrechenzentren in der TechnologieRegion Karlsruhe. Erfolgreich seit 1999 haben wir uns stetig weiterentwickelt und darauf spezialisiert, individuelle Rechenzentrumsflächen, Housing - sowie Managed-Service-Lösungen für die Anforderungen unserer Geschäftskunden zu...

  • Team Assistant

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland MRH Trowe Group Vollzeit

    **Team Assistant (w/m/d)**: - Karlsruhe **persönlich - unabhängig - kompetent.** MRH Trowe ist ein international tätiger, inhabergeführter Versicherungsmakler mit mehr als 1200 MitarbeiterInnen. Wir gehören zu den TOP 10 der deutschen Industriemakler und sind an über 30 Standorten vertreten. Seit über 60 Jahren erarbeitet MRH Trowe maßgeschneiderte...

  • Insides Sales Assistant

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland OSBRA – Formteile GmbH Vollzeit

    Makro Factory Insides Sales Assistant (m/w/d) Ab sofort gesucht (unbefristet) 40 h pro Woche Kein Gehalt angegeben Teilweise Homeoffice möglich Was erwartet dich? Du unterstützt das Sales Team proaktiv im Innendienst Du bist für die Betreuung und Weiterentwicklung von Bestands - und Neukund: innen verantwortlich Du vereinbarst Kundentermine (nach...

  • Management Assistant Mit Schwerpunkt

    vor 2 Wochen

    Karlsruhe, Deutschland Asseco Solutions AG Vollzeit

    **Deine Aufgaben**: Willst Du ein Teil unseres Management Assistants Teams werden, Dich in verschiedene Business-Themen einarbeiten, diese aktiv mitgestalten und Deine Kernkompetenzen weiterentwickeln? Dann bist Du bei uns genau richtig! Wir suchen für unser Team in Karlsruhe Verstärkung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Sollte Karlsruhe nicht Dein...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Karlsruhe, Deutschland New-ee UG Vollzeit

    Wir suchen für einen unabhängigen Baufinanzierungsvermittler eine/n **Executive Assistant** Als **Executive Assistant**(m/w/d) bist du für die effiziente Organisation von Terminen, Kommunikation und administrativen Abläufen verantwortlich. Du entlastest die Geschäftsleitung von operativen Aufgaben, ermöglichst Fokus für strategische Themen und...

  • Assistant Commercial

    vor 1 Woche

    Karlsruhe, Deutschland Rölf Kühl Papierhandels GmbH Vollzeit

    Nous sommes parmi les leaders dans le domaine de la collecte et du traitement des dé- chets. Pour notre agence de négoce basée sur Karlsruhe, nous recherchons: **Assistant commercial (h/f/d)** Négoce papiers récupérés **Votre mission**: - Planifier, contrôler, organiser les opérations logistiques - Optimisation des frais de logistique - Assurer...

  • Chemical Laboratory Assistant for Preparation

    Vor 7 Tagen

    Karlsruhe, Deutschland Karlsruher Institut für Technologie Vollzeit

    **Organisationseinheit**: Institut für Technische Chemie und Polymerchemie (ITCP) **Ihre Aufgaben**: The Laboratory Assistant work will be part of different research projects focusing on the development, testing and characterization of various heterogeneous catalysts. The position also includes small administrative tasks. You will work in a...