Verwaltungskraft (W/m/d) Vorzimmer

**Job-ID**:J000008437
- **Bezahlung**:EGr. 6 TVöD bzw. BGr. A6/7 BayBesG
- **Bewerbungsfrist**:10.03.2025
- **Zu besetzen ab**:Ab sofort
- **Arbeitszeit**:Vollzeit
- **Befristung**:Unbefristet
- **Veröffentlicht**:18.02.2025

Es handelt sich um zwei Vollzeitstellen.

**Die Stadtverwaltung Nürnberg ist eine moderne Dienstleisterin für mehr als eine halbe Million Menschen. Als eine der größten Arbeitgeberinnen der Region vertrauen wir dabei auf die Fähigkeiten und Fertigkeiten unserer rund 12.500 Mitarbeitenden, die mit Engagement und Tatkraft die Stadt Nürnberg mitgestalten und besonders machen.**

Das Stadtarchiv Nürnberg ist das Gedächtnis der Stadt und für die Archivierung ihrer Quellen verantwortlich. Diese Aufgabe umfasst die Übernahme, die sichere Verwahrung, die konservatorische Behandlung, die inhaltliche Erschließung und Bereitstellung sowie unterschiedliche Formen der Auswertung. Wir schützen Kulturgut von der Pergamenturkunde bis zur Datei der Gegenwart. Den im Leitbild der Stadt Nürnberg formulierten Werten und den Interessen künftiger Generationen fühlen wir uns dabei verpflichtet.

**Das sind Ihre Aufgaben**:

- Sekretariatsdienst - Vorzimmerdienst, Posteingangs
- und -ausgangsbearbeitung, Überwachung von Wiedervorlagen, Koordinierung von Terminen, Schlüsselverwaltung, sowie gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmerteams

**zusätzliche Aufgaben auf der Stelle mit Schwerpunkt Front Office**
- Debitorenbuchhaltung: Erstellen von Rechnungen und Kontrolle des Zahlungseingangs.
- Veranstaltungsplanung und -durchführung: Buchung und Vorbereitung von Räumen, Erstellung von Tagungsmedien, Kontakt mit Caterern und Veranstaltungstechnikern, Platzierung von Werbung für öffentliche Veranstaltungen.
- Versand von Publikationen
- Pflege von Adressverteilern

**zusätzliche Aufgaben auf der Stelle Schwerpunkt Back Office**:

- Personalangelegenheiten: Bearbeitung von personalwirtschaftlichen Vorgängen im Personalserviceportal und mit SAP/HCM inkl. Elektronischer Arbeitszeiterfassung (ELAZ), der Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie von Krank
- bzw. Gesundmeldungen; Reisekostenabwicklung
- Kreditorenbuchhaltung: Buchungstätigkeiten und Unterstützung der Etatüberwachung
- Mitwirkung bei der Betreuung und Pflege des laufenden IT-Betriebs incl. Arbeitsplatzsupport
- Beschaffung: Bearbeitung von Bestellungen nach städtischen Richtlinien; Inventarverwaltung

**Das ist Ihr Profil**:
**Für die Tätigkeit benötigen Sie**:
eine der folgenden Qualifikationen als
- Beamter/in (w/m/d) der 2. QE / Mittlerer Dienst, Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
- Verwaltungsfachangestellte/r (w/m/d) (alternativ Fachprüfung I)

Als **Quereinsteiger/in (w/m/d)** bieten wir Ihnen für einen guten Einstieg den Beschäftigtenlehrgang I an. Voraussetzung hierfür ist:

- Eine dreijährige einschlägige Berufsausbildung oder
- Eine Berufsausbildung mit einschlägiger Weiterqualifizierung bzw. Berufserfahrung

Die erfolgreiche Teilnahme am berufsbegleitenden Beschäftigtenlehrgang I ist Voraussetzung für die o.g. Eingruppierung.

Wenn Sie Ihre Qualifikation bis Oktober 2025 erfolgreich abschließen, können Sie sich ebenfalls bereits.

**Daneben verfügen Sie über**:

- Organisationstalent sowie Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, auch in stressigen Phasen einen kühlen Kopf zu bewahren
- Hohe Serviceorientierung und Kommunikationsstärke mit einem freundlichen und verblindlichen Auftreten
- Diskretion und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Selbstständigkeit und Eigeninitiative bei der Arbeit
- Teamfähigkeit und interkulturelle Kompetenz
- Erfahrung im Umgang mit gängigen Bürosoftware-Anwendungen (MS Office, DMS) sowie SAP-Kenntnisse sind wünschenswert

**Wir freuen uns auf Sie und bieten Ihnen**:

- Vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet
- Unbefristete Einstellung**:

- Sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit Standortgarantie
- Jahressonderzahlung und leistungsorientierte Prämien
- Attraktive, arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung mit Aufstockungsmöglichkeiten
- Bezuschussung des Deutschlandtickets Job (VAG) auf aktuell 50 % des Grundpreises
- Attraktives Angebot zum Fahrrad
- und E-Bike-Leasing
- Rabatte für Mitarbeiter/innen

**Unsere Benefits**:
- Betriebliche Altersvorsorge-
- Ausgezeichneter Arbeitgeber-
- Deutschlandticket Job-
- Fahrradleasing-
- Gesundheitsangebote-
- Gute Verkehrsanbindung-
- JahressonderzahlungBetriebliche Altersvorsorge; Ausgezeichneter Arbeitgeber; Deutschlandticket Job; Fahrradleasing; Gesundheitsangebote; Gute Verkehrsanbindung; Jahressonderzahlung

**Kontakt**:
Frau Forster, Tel.: 09 11 / 2 31 - 83 73 (bei Fragen zur Bewerbung)
Herr Dr. Otto, Tel.: 09 11 / 2 31 - 27 70 (bei fachlichen Fragen)

**Stadt Nürnberg - Eine Arbeitgeberin, viele Möglichkeiten**:
Die Informationen im Stellenmarkt unter sind Bestandteil dieser Stellenausschreibung.

Wir wertschätzen die Vielfalt unserer Stadtgesellschaft und freuen uns über Bewerbungen von M