Assistenz Der Geschäftsführung

**Deine Aufgaben**:
Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

**Strategische Unterstützung des CEO**
- Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
- Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
- Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.

**Effektives Kalender
- und Zeitmanagement**
- Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
- Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
- Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.

**Management von Meetings und Kommunikation**
- Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management
- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
- Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
- Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs.
- Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account).
- Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.

**Leitung und Unterstützung strategischer Projekte**
- Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
- Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
- Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.

**Administrative Exzellenz**
- Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
- Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.
- Absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.

**Dein Profil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1/C2)
- Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
- Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen

**Warum wir?**:

- Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst
- Arbeite an hochmodernen Marktplatz
- und Softwarelösungen, die die gesamte Logistikbranche beeinflussen
- Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens
- und Gründerwelt mitbringt
- Internationales Umfeld mit Standorten in Frankfurt, Hamburg, Izmir und Rotterdam
- Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:

- Hybrides Arbeiten bis hin zu vollständigem Remote-Arbeiten über mehrere Wochen
- Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
- Fahrrad-Leasing-Programme über JobRad oder BusinessBike
- Budget für deine berufliche Weiterentwicklung
- Hochwertige IT-Ausstattung deiner Wahl
- Diverse Team-Events

**Über uns**:
Das Freight-Tech-Scale-up Rail-Flow mit über 100 Mitarbeitenden revolutioniert die Effizienz und den Zugang zum Schienengüterverkehr sowie zum intermodalen Transport. Die innovative Rail-Flow-Plattform bietet maßgeschneiderte Lösungen wie Marktplatz-, Kollaborations-, CRM- und Transportmanagement-Tools, die sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette der Bahnlogistik optimieren.

Durch die Beschleunigung von Abläufen und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Schiene leistet Rail-Flow einen entscheidenden Beitrag zur Verlagerung des Verkehrs von der Straße auf die Schiene und somit zur Reduktion von CO2-Emissionen. Bereits über 500 Unternehmen - darunter Güterbahnen, Bahnspediteure, intermodale Operateure, Verlader und Lkw-Spediteure - vertrauen auf die Lösungen von Rail-Flow.