Sachbearbeiter in Service Für Die Musikschule

Eine Stadt der Vielfalt: Als größte Stadt am linken Niederrhein bieten wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. Wir setzen uns als Stadtverwaltung Mönchengladbach dafür ein, unseren Bürger*innen zur Seite zu stehen, aktuellen und zukünftigen Herausforderungen proaktiv zu begegnen und mit unserem Handeln zur Lebensqualität in Mönchengladbach beizutragen.

Sie möchten beruflich etwas bewegen und unsere Stadt mit Ihrer Motivation prägen? Wir suchen Sie **zum 01.12.2025 befristet bis zum 30.11.2028 mit einem Stundenumfang von 19,5 Wochenstunden an drei Tagen in der Woche**

**Sachbearbeiter*in Service für die Musikschule**:
Vergütung nach **Entgeltgruppe E 7 TVöD-V**.

**Aufgaben - Was Sie bei uns erwartet**:
Mit diesen Tätigkeiten leisten Sie einen aktiven Beitrag für das Gemeinwohl in unserer Stadt:

- **Instrumentenvermietung**- Sie schließen Mietverträge für die Stadt Mönchengladbach ab, verlängern bestehende Verträge und fordern bei Bedarf Instrumente zurück. Sie geben Mietinstrumente aus, fordern Versicherungsnachweise an und klären im Schadensfall die Abwicklung mit dem Fachbereich Recht. Außerdem übernehmen Sie den notwendigen Schriftverkehr sowie die Beratung und Betreuung von Kund*innen und Lehrer*innen
- **Unterstützung bei der Organisation des Vertretungsunterrichts**:

- Sie koordinieren den Einsatz von Poolkräften und Vertretungslehrer*innen bei Krankmeldungen, bearbeiten Krankmeldungen und prüfen Erstattungsansprüche gemäß Musikschulordnung. Zudem erfassen Sie Leistungsdaten der Musikschullehrer*innen, beantragen Überstunden und bearbeiten notwendige Rechnungsänderungen.
- **Allgemeine Verwaltungsaufgaben**- Sie erteilen Auskünfte und beraten Eltern und Schüler*innen und unterstützen in Stoßzeiten bei der Dateneingabe in „Amadee“. Sie bearbeiten An
- und Abmeldungen und stellen Kontakte zu Fachleitungen und Lehrkräften her. Darüber hinaus holen Sie Auskünfte aus OK-EWO und dem Meldeportal NRW ein, und betreuen das Notenarchiv. Ebenso fertigen Sie Protokolle für (Gesamt-)Konferenzen an und übernehmen die Abrechnung von Konzerten und sonstigen Musikschulveranstaltungen. Sie betreuen zudem das technische Inventar von der Beschaffung, über die Inventarisierung bis hin zur Ausleihe und unterstützen bei der Organisation notwendiger Wartungen.
- **Unterstützung der Musikschulleitung**- Sie übernehmen die Datenpflege, unterstützen bei der Veranstaltungsplanung und -betreuung und sorgen für eine reibungslose Planung der Unterrichtsräume.
- **Verwaltungsfachliche Aufgaben und Sachbearbeitung**:

- Sie unterstützen die Lehrkräfte und Fachleitungen bei der Einteilung und Unterrichtsplanung und bei der Kontrolle der Anwesenheiten. Sie leiten Maßnahmen z. B. bei unentschuldigtem Fehlen ein, stellen Schul
- und Teilnahmebescheinigungen aus und bearbeiten Anmeldungen und Kündigungen

**Profil - Was Sie mitbringen**:

- Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt des nichttechnischen Verwaltungsdienstes alternativ abgeschlossene Verwaltungsfachangestelltenausbildung / abgeschlossener Verwaltungslehrgang I **oder**Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltungsnahen Beruf*; zusätzlich wird mindestens zweijährige, aufgabenbezogene Berufserfahrung oder mindestens zweijährige Erfahrung im Bereich der Sachbearbeitung bei einer öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt
- Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise mit:

- Selbstständige, strukturierte sowie effiziente Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
- Hohe Kommunikationskompetenz (schriftlich und mündlich) sowie sprachliches Feingefühl in Bezug auf unterschiedliche Zielgruppen
- Leistungs
- und Verantwortungsbereitschaft in Bezug auf das Aufgabengebiet
- Vertrauensvoller und respektvoller Umgang mit Teamkolleg*innen sowie Kund*innen
- Ein sicherer Umgang mit den MS-Office Produkten Word und Excel
- Kenntnisse und Erfahrungen mit der Software Amadé

**Benefits - Was wir bieten**:

- **Sicherer Arbeitsplatz und berufliche Perspektiven**- Schlüsselfunktion als regionale Arbeitgeberin und Tätigkeit im öffentlichen Dienst
- **Zeitliche und örtliche Flexibilität**- Arbeitszeitkonto, Gleitzeit 6:30-20:00 Uhr ohne Kernarbeitszeit, 30 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche und zusätzlich 24.12. und 31.12. arbeitsfrei, Möglichkeit zur mobilen Arbeit**:

- **Betriebliches Gesundheitsmanagement**- u. a. Präventionsangebote, externe Beratungsangebote durch pme Familienservice und Betriebssport
- **Vereinbarkeit von Familie, Freizeit und Beruf**- Individuelle Arbeitszeitmodelle und Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- **Gleichberechtigung und Diversität**- Vorurteilsfreies Arbeitsumfeld und vielfältige Beschäftigungsstruktur
- **Karriereförderung**- Arbeitsplatz
- und personenbezogene Personalentwicklung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten
- **Teamwork**- Aktiver Einbezug bei Veränderungsprozessen und konstruktive Feedbackkultur
- **Gemeinschaftliche Aktivitäten**- Offene und gemeinschaftliche Atmosphäre