Assistenz Reisemanagement Und Standortassistenz

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**Die Deutsche Rentenversicherung Nord Ost West Informationstechnik GmbH ist einer der größten IT-Full-Service-Provider der Deutschen Rentenversicherung. Unser Unternehmen hat derzeit über 650 Beschäftigte an zehn Betriebsstätten in Deutschland.**

Im Team Standortdienste des Kompetenzcenters Personalmanagement und Standortdienste im Geschäftsbereich Betriebswirtschaft der NOW IT GmbH suchen wir an der Betriebsstätte Laatzen oder Leipzig zum nächstmöglichen Termin eine

**Assistenz Reisemanagement und Standortassistenz (w/m/d)**

in Vollzeit.

In der Verantwortung des Teams Standortdienste stehen insbesondere das Reisemanagement, die Betriebs
- und allgemeine Arbeitsorganisation sowie der Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit der NOW IT GmbH.

Die Assistenz Reisemanagement und Standortassistenz (w/m/d) erledigt für alle Geschäftsbereiche an zehn Betriebsstätten Aufgaben im Bereich des Reisemanagements und in der allgemeinen Betriebs
- und Arbeitsorganisation.

Zu diesen Aufgaben gehören beispielsweise:

- erster Ansprechpartner (w/m/d) für das Erteilen von Auskünften zu reisekostenrechtlichen, trennungsgeldrechtlichen und umzugskostenrechtlichen Fragen sowie zum Formularwesen des Reisemanagements
- Prüfen von Dienstreiseanträgen
- Buchen von Übernachtungen, Fahrkarten und Mietwagen inklusive des Prüfens der Wirtschaftlichkeit sowie der Rechnungslegung von externen Firmen
- Einholen von Angeboten und Führen von Absprachen zu Sonderkonditionen bezüglich dem Reisemanagement
- Kommunizieren und Bearbeiten von Anträgen sowie Abrechnungen von Jobtickets
- Durchführen von Kreditkartenabrechnungen
- Regelmäßiges Prüfen des Formularwesens Reisemanagement auf Zugänglichkeit, Aktualität sowie ggf. Weiterentwicklung der Verfahrensweisen
- fortlaufendes Analysieren der Rechtslage im Reisekosten
- und einschlägigen Steuerrecht sowie ggf. Anpassung der betrieblichen Regelungen
- Kontaktperson für alle Fragen zur Verwaltung der Betriebsstätte Laatzen oder Leipzig
- Ansprechpartner (w/m/d) für alle Serviceleistungen an der Betriebsstätte wie z. B. Raumbuchung, Getränkebestellung, Telefon
- und Türschildbestellung, Beschaffung und Postbearbeitung
- Ausarbeiten und Nachhalten der Besiedlungspläne der Betriebsstätte unter arbeitssicherheitsrechtlichen Voraussetzungen, inklusive der Kommunikation zum Eigentümer sowie der organisatorischen Mitwirkung bei Umzügen
- Erstellen und Führen von Verzeichnissen und Listen zur Verwaltung der Betriebsstätte,
z. B. Dienstwagen, inklusive der Erteilung von Zutrittsberechtigungen
- Erarbeiten von standortspezifischen Mitarbeiterinformationen im Intranet sowie die Pflege des Intranetauftritts für die Betriebsstätte
- Entwerfen und Anpassen zentraler organisatorischer Grundlagen für die NOW IT GmbH (unter Beachtung der in der NOW IT GmbH verwendeten spezifischen
(IT-)Fachterminologie, der unternehmensspezifischen Strukturen und der betrieblichen Regelungen der NOW IT GmbH)

**Ihre Qualifikation**:
Sie verfügen idealerweise über eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Ausbildung.

Darüber hinaus sind folgende Fachkenntnisse vorteilhaft:

- umfangreiches Wissen zu den Inhalten des Bundesreisekostengesetzes (BRKG), der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Bundesreisekostengesetz (BRKGVwV) und der einschlägigen betrieblichen Regelungen des Reisekostenrechts (vor allem der Geschäftsanweisung Reiseordnung nebst allen Anlagen)
- praktische Erfahrungen zur Arbeit mit der Trennungsgeldverordnung (TGV) und dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG)
- Kenntnisse in den das Reisekostenrecht betreffenden Teilen der nachfolgenden Vorschriften
- Tarifverträge (u. a. - 23a TV-TgDRV, Tarifvertrag zum Studiengang Diplomverwaltungswirt/Diplomverwaltungswirtin - Fachrichtung Rentenversicherung, Tarifvertag für Auszubildende der Verbandsmitglieder der Tarifgemeinschaft der Deutschen Rentenversicherung - Besonderer Teil BBiG
- Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- SGB IV - Vorschriften über das Haushalts
- und Rechnungswesen
- des Haushaltsrechtes eines Sozialversicherungsträgers (-- 9 bis 21 SRVwV und -- 1 bis 9 und 22 SVHV)
- Teile der SGB III, V (Beiträge), VI, IX (Schwerbehindertenrecht)
- Überblickskenntnisse der Sachbezugsverordnung, des Einkommensteuergesetzes -- 2, 3, 9 und 42 sowie der entsprechenden Lohnsteuerric