Office Assistant

Du hast Lust, das Herzstück unserer Agentur mitzugestalten? Organisation ist für dich keine Last, sondern Leidenschaft? Willkommen bei Xevio Als junges, ambitioniertes Start-up kombinieren wir Leistung mit einer kreativen Unternehmenskultur, in der Teamgeist, Eigenverantwortung und Innovation großgeschrieben werden.
Wir suchen ab 01.04.2026 eine\*n Office Assistant (m/w/d) für 10-15 Std./Woche. Starte bei uns als zuverlässige Office-Personality, die unser Team tatkräftig vor Ort unterstützt, für Struktur sorgt und dafür, dass bei uns alles rundläuft. Du arbeitest eng mit unserer People & Office Managerin zusammen und bekommst die Möglichkeit, aktiv am Bürogeschehen und internen Projekten mitzuwirken.
WAS DU BEI UNS BEWEGST
- Organisationstalent: Du hältst das Office am Laufen und sorgst dafür, dass alles da ist, wo es hingehört - und das am liebsten, bevor es überhaupt jemand merkt.
- Lunch-Koordinator\*in: Du übernimmst die tägliche Mittagessen-Bestellung (Mo-Mi) von der Restaurantauswahl bis zur rechtzeitigen Lieferung inklusive Belegmanagement.
- Postheld\*in: Du bearbeitest die tägliche Post - einscannen, weiterleiten, ablegen oder verschicken, ganz wie’s gebraucht wird.
- Office-Versorger\*in: Du bestellst und verwaltest alles, was unser Team zum Arbeiten braucht: IT-Equipment, Studio-Material, Putzmittel & mehr. Lager und Vorräte hast du im Blick.
- Dokumenten-Profi: Du kümmerst dich um die strukturierte Ablage - sowohl digital als auch physisch - und sorgst für klare Strukturen.
- Wissens-Botschafter\*in: Du unterstützt bei internen Learning & Development-Initiativen - z. B. bei monatlichen Themen-Postings zu Bereichen wie Finanzen, Reisen oder persönlicher Weiterentwicklung.
- Systempflege-Profi: Du pflegst wichtige Daten in unseren Tools (z. B. Factorial) und sorgst für saubere, aktuelle Informationen.
- Team-Unterstützer\*in: Du bist Anlaufstelle für kleine Alltagsfragen im Office und übernimmst flexibel administrative Aufgaben, die spontan anfallen.

WAS DU MITBRINGST
- Office-Erfahrung: Du hast bereits erste Erfahrungen im Office Management, Empfang oder in einer administrativen Rolle gesammelt - idealerweise in einem Agenturumfeld oder einem modernen, dynamischen Unternehmen.
- Organisationsgeschick: Du behältst auch bei mehreren To-dos gleichzeitig den Überblick, arbeitest strukturiert und lösungsorientiert.
- Eigeninitiative: Du erkennst, wo etwas gebraucht wird, ohne dass man es dir sagen muss und hast Spaß daran, Dinge selbst in die Hand zu nehmen.
- Service-Mentalität: Du bist gerne für andere da, hilfst schnell und pragmatisch weiter, ob beim Suchen von Infos oder bei spontanen Teamanfragen.
- Zuverlässigkeit: Du arbeitest genau, pünktlich und gewissenhaft, ob bei Terminabsprachen, Bestellungen oder Belegablagen.
- Teampräsenz: Du bist verbindlich von Montag bis Mittwoch vor Ort im Kölner Office - idealerweise in einem Zeitraum zwischen 9:00 und 16:00 Uhr, damit du rund um die Mittagessen-Organisation und das Tagesgeschehen gut ansprechbar bist.
- Sprachgefühl: Du sprichst fließend Deutsch und kannst dich auch auf Englisch im Arbeitsalltag gut verständigen.

WAS WIR DIR BIETEN
- Teamgeist: Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, das mit viel Spaß und Leidenschaft außergewöhnliche Ergebnisse erzielt.
- Weiterentwicklung: Wir fördern deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung gezielt und individuell.
- Offene Türen & flache Hierarchien: Bei uns herrschen flache Hierarchien und eine offene Kommunikation - wir haben immer ein offenes Ohr.
- Events: Unsere Events sind ein Highlight Neben der jährlichen Weihnachtsfeier bieten wir regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und für jede Menge Spaß sorgen.
- Moderne Ausstattung: Du erhältst von uns alles, was du für deine Arbeit brauchst - von Laptop über Tastatur bis hin zum Headset. Alles ist auf dem neuesten Stand.
- Sport & Gesundheit: Nutze deine kostenfreie Mitgliedschaft im Urban Sports Club oder bei Wellhub und probiere deine Lieblingssportarten aus. Außerdem sorgen wir für frisches Obst, Snacks, kostenlosen Kaffee und (Soft-) Getränke im Büro sowie gemeinsame Lunch Breaks, bei denen wir dein Mittagessen übernehmen.

ÜBER UNS
Xevio ist eine Performance-Agentur mit Schwerpunkt auf Media Buying, Content Creation und Native Advertising. Wir arbeiten mit Unternehmen aus verschiedenen Branchen zusammen, um maßgeschneiderte Full-Funnel-Lösungen zu entwickeln. Unser zentral gelegenes Büro in Kölnist die perfekte Basis für kreatives Arbeiten und Austausch. Erfahre noch mehr über uns auf xevio.io.
Klingt nach deinem nächsten Karriereschritt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung Schick uns einfach deinen Lebenslauf und eine kurze Nachricht, warum du Teil unseres Teams werden möchtest.
XOXO,
dein Xevio Team