Verwaltungsmitarbeit Und Teamassistenz Im Referat Iii e

Das Land Berlin ist der größte Arbeitgeber der Region. Rund 136.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung setzen sich täglich dafür ein, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für rund 3,9 Millionen Menschen funktioniert. Hierbei bilden die Dienstkräfte des allgemeinen nichttechnischen Verwaltungsdienstes das Rückgrat der Berliner Verwaltung. **Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie** ist dafür verantwortlich, dass alle Berlinerinnen und Berliner gute Bildungsmöglichkeiten haben - von der frühkindlichen Bildung in der Kita bis zu einem guten Schulabschluss für eine Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium. Sie schafft den Rahmen, dass sich junge Menschen und Familien in dieser Stadt wohlfühlen können und gewährleistet Förderung und Unterstützung in allen Lebenslagen. Insgesamt sind rund 50.000 Beschäftigte an den Berliner Schulen tätig. Hiervon sind in den Fachabteilungen des ministeriellen Teils der Senatsverwaltung rund 2 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für grundsätzliche und operative Aufgaben zuständig. Zur Verstärkung ihres Teams sucht die Abt. III - Jugend und Kinderschutz - der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ab sofort eine Dienstkraft für das Aufgabengebiet - **Verwaltungsmitarbeit und Teamassistenz im Referat III E (m/w/d)** **Kennziffer 172/25**: **unbefristet,** **Besoldungsgruppe / Entgeltgruppe: A 8 / E 8 TV-L als Regierungshauptsekretär/in bzw. Tarifbeschäftigte/r** **Besetzbar in Teilzeit, Vollzeit.** **Bei Vollbeschäftigung beträgt die Wochenarbeitszeit 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).**: **Ihr Arbeitsgebiet umfasst**: Verwaltungsmitarbeit: - Verwaltungsmitarbeit in der fachlichen Zuwendungsprüfung und in der Prüfung von Projektanträgen in der auftragsweisen Bewirtschaftung (Prüfung der Stellenpläne und inhaltliche Prüfung von Anträgen zu Stellenbesetzungen/-nachbesetzungen einschließlich der tarifrechtlichen Prüfung; Prüfung der Anträge mit Blick auf die Förderkriterien; Aufsetzen der Auftragsschreiben; Inhaltliche Prüfung der Verwendungsnachweise einschließlich Führung und Pflege der Statistik zu den unterschiedlichen im Referat verorteten Zuwendungsprojekten sowie der Projekte in der aufragweisen Bewirtschaftung) - Unterstützung bei der Bearbeitung von Fällen der Jugendhilfe im Ausland gem. - 88 SGB VIII (u.a. interne Abstimmung zur Prüfung der Zuständigkeit, Vor - und Nachbereitung der Korrespondenz, Dokumentation und Aktenführung) - Eigenständiges Gremienmanagement für die bei der Referatsleitung III E angesiedelten gesamtstädtischen Steuerungsgruppen und landesjugendamtlichen Ausschüsse: Terminkoordination, Einladungswesen, Pflege der Verteiler, Sitzungsprotokolle - Koordination und Pflege der Internetauftritte des Referats auf der Homepage der Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie - Aufsetzen von Honorarverträgen einschließlich Rechnungsprüfung und Zahlbarmachung im Geschäftsbereich der Berliner Koordinierungsstelle im Referat III E - Sonderaufgaben für die Referatsleitung nach aktueller Bedarfslage (z.B. administrative Umsetzung von Förderprogrammen) Teamassistenz: - Organisatorische Vor - und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen der Referatsleitung und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Referat III E (Raumorganisation, Anmeldewesen, Korrespondenz mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Vor - und Nachbereitungen der Sitzungsräume) - Eigenständige Ablage und Aktenführung für die Referatsleitung (Handakten und digitale Akte) - Telefonpräsenz für die Referatsleitung und Besuchermanagement - Koordination interner und externer Posteingänge und Postausgänge - Abwicklung postalischer Korrespondenz sowie Korrespondenz per E-Mail - Terminüberwachung interner und externer Vorgänge, Pflege des Postbuches und der damit verbundenen Wiedervorlagen - Materialverwaltung und -bestellung für das Referat - Führen der Abwesenheitsliste und Urlaubsliste für das Referat sowie Pflege von Serienterminen im Referat Abwesenheitsvertretung für das Sekretariat der Leitung der Abteilung III **Sie bringen mit**: - **Beamtinnen und Beamte**: Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes - **Tarifbeschäftigte**:Erfolgreicher Abschluss einer Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/mann für Büromanagement, Kauffrau/mann für Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann, Rechtsanwalts-/Notariatsfachangestellte, Facharbeiter/in für Schreibtechnik oder Verwaltungslehrgang I - Weiteren fachliche und außerfachliche Anforderungen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil, welches unter der Schaltfläche/Button **"weitere Informationen**" (unten am Ende der Ausschreibung) hinterlegt ist. **Wir bieten Ihnen**: - **eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit,** in der Sie wichtige Lebensbereiche der Stadt Berlin m