Executive Assistant Mpdl

Vor 3 Tagen

München, Deutschland Max-Planck-Gesellschaft Vollzeit

**ORGANISATION & VERWALTUNG**MÜNCHEN; MUNICH**

Ausschreibungsnummer: 497

Stellenangebot vom 3. März 2025

Für den Bereich MPDL Leitung suchen wir ab sofort eine*n Executive Assistant (m/w/d).

Ihre Aufgaben
- Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern
- selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä.
- Selbstständige Terminkoordination, -steuerung und -vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen
- Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL
- Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
- Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E-Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL
- Selbständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern
- Eigenverantwortliche Seminar
- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen
- Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste
- Erstellung von Seminarprogrammen und -unterlagen
- Selbständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge
- Allgemeine Sekretariatsarbeit

Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
- Breite Allgemeinbildung
- Ausgeprägtes Organisationstalent

Unser Angebot
- Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und 4 extra Einarbeitungstage pro Jahr
- Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket

Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und ist zunächst auf 2 Jahre befristet.
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit **Lebenslauf**, **Anschreiben und Zeugnissen** über unser Bewerbungsportal.

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