Assistenz Der Administrativen Vorständin

**Assistenz der administrativen Vorständin (m/w/d) in Jena**:
Im Leibniz-Institut für Photonische Technologien (Leibniz-IPHT) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

**Assistenz der administrativen Vorständin (m/w/d)**:
in **Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 h/Woche)** zu besetzen. Die Stelle ist unbefristet.

Das Leibniz-IPHT ist eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung mit enger Anbindung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena sowie Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Mit über 400 Mitarbeitenden entwickeln wir lichtbasierte Lösungen für zentrale gesellschaftliche Herausforderungen in Medizin, Gesundheit, Umwelt, Energie und Sicherheit. Als Impulsgeber für Innovationen in Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft arbeiten wir an einem gemeinsamen Ziel: das Leben sicherer, gesünder und nachhaltiger zu machen.

**Ihr Aufgabenfeld umfasst**:

- Eigenverantwortliche administrative und organisatorische Unterstützung der administrativen Vorständin im Tagesgeschäft
- Effizientes Termin
- und Fristenmanagement sowie Büroorganisation
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Verwaltung von Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten
- Kommunikationsschnittstelle zwischen Vorständin, internen Teams und externen Partner:innen

**Zusätzliche Verantwortlichkeiten**:

- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Gremienveranstaltungen, einschließlich Protokollführung
- Organisation und Begleitung interner und externer Veranstaltungen im Verantwortungsbereich der Vorständin
- Übernahme von Sonderaufgaben und Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

**Ihre Qualifikation**:

- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Bereich Office
- oder Managementassistenz; alternativ Studium im Bereich Wirtschafts-, Verwaltungs
- oder Kommunikationswissenschaften

**Gewünschte Kenntnisse und Fähigkeiten**:

- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im wissenschaftlichen, öffentlichen oder gemeinnützigen Umfeld
- Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Teamfähigkeit, Engagement und ein freundliches, professionelles Auftreten

**Wir bieten**:

- **Eine offene Willkommenskultur** und ein integratives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Das Leibniz-IPHT befindet sich auf dem Beutenberg-Campus in Jena und beherbergt mehr als 400 Mitarbeiter aus der ganzen Welt, die an der Schnittstelle von Physik, Biochemie, Technologie, Datenwissenschaften und Medizin arbeiten, um die photonischen Technologien von morgen zu entwickeln.
- **Umfassende Trainingsangebote** und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung.
- ** Flexible Arbeitszeitmodelle** sowie 30 Tage Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlung, Brückentage u. v. m.
- **Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld** mit Unterstützungsangeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. Eltern-Kind-Büro, Campus-Kindergartenplätze, Beratung zu familiären Pflegesituationen durch geschulte Pflegelots:innen u. v. m.).
- **Jena - Stadt der Wissenschaft**: Eine junge Stadt mit einer lebendigen lokalen Kulturagenda

**Vergütung**:
Die Vergütung erfolgt entsprechend dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) und Ihrer Qualifikation und Erfahrung.

**Über uns**:
Wir sind ein modernes, international ausgerichtetes Forschungsinstitut. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eines unserer zentralen Anliegen. Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Sind Frauen im Bereich der ausgeschriebenen Stelle unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Eignung bei der Einstellung bevorzugt berücksichtigt.

**Weitergehende Informationen**:
**Bewerbung**:
**Leibniz-Institut für Photonische Technologien Jena e.V.**

**Personalabteilung**

**Albert-Einstein-Straße 9, 07745 Jena**

**Kennziffer: 1371