Office Services Coordinator

The Role Do you thrive on enhancing the productivity of an international team in Darmstadt? Areyou adept at implementing and optimizing processes to streamline team workflows? If you have a passion for Office & Team Support and are comfortable navigating Finance and HR tasks, we want to hear from you We are seeking a part-time (20 hours/week) Office Services Coordinator for a one-year, in-person contract.Your Role and ResponsibilitiesSupport the Country Manager in daily administrative and operational tasksAct as the main point of contact for office-related mattersManage office supplies, equipment, and facilitiesCoordinate meetings, travel arrangements, and team-eventsSupport month-end reporting and assist in the preparation of presentations and business reviewsAssist with onboarding of new employees and HR-related tasksLiaise with internal departments and external vendorsEnsure compliance with local regulations and company policiesMaintain accurate records and documentation for complianceHandling general correspondence in English and GermanAny other duties assignedWhat We’re Looking For:You have a commercial education as well as professional experience in the above-mentioned areas of responsibilityYou can work independently with minimal direction in adynamic and international environmentYou take initiative and you can think outside the boxYou have strong organizational and project management skills with the ability to adapt, pivot and prioritize when necessary You can communicate strongly withvarious levels of staff, including senior management and executives.Confident and effective handling of Microsoft Office applicationsCan communicate fluently in German and English in writing and verbally What You Can Expect With Us:Independent work, flexible working time modelsTraining opportunities & numerous employee benefits30days vacationGerman Version of Job Posting Office AdministratorTeilzeitOwned by Tokyo-based Rakuten and headquartered in Toronto, Rakuten Kobo Inc. is one of the world’s most innovative eReading services offering more than 6 million eBooks and audiobooks to millions of customers in 190 countries. Kobo believes in giving customers the freedom to read any book on any device and offers an eReader for everyone. With a wide selection of E Ink eReaders for every reading style. Kobo's award-winning eReaders can be found in major retail chains around the world. Du liebst es, die Produktivität eines internationalen Teams in Darmstadt zu steigern? Du hast bereits Erfahrung in der Umsetzung und Optimierung von Prozessen, um Arbeitsabläufe in einem Team zu optimieren? Office & Team Support sind genau dein Ding und auch im Bereich Finanzen und HR fühlst Du Dich wohl? Dann möchten wir Dich kennenlernen Wir suchen ab sofort Dich als Office-Services-Koordinator (m/w/d) in Teilzeit mit 20 Wochenstunden. Die Stelle ist zunächst auf ein Jahr befristet. Deine Aufgaben bei uns: Enge Zusammenarbeit und Unterstützung des lokalen Country-Managements Eigenverantwortliches Führen des Office ManagementsUnterstützung bei Monatsabschluss (u.a. Rechnungsprüfung) und ReportingErstellung und Vorbereitung von Präsentationen in englischer SpracheSteuerung und Abstimmung mit Lieferanten und (Facility-)DiensteisternKoordination von Meetings, Reisen und TeameventsUnterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei allgemeinen HR-ThemenSicherstellung der Einhaltung von Compliance-Themen (u.a. Arbeitssicherheit) und UnternehmensrichtlinienZusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen LieferantenBearbeitung der allgemeinen Korrespondenz in Englisch und DeutschSonstige administrative AufgabenDamit überzeugst Du uns: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium absolviert sowie Berufserfahrung in den oben genannten AufgabenbereichenDu bist es gewohnt, selbstständig und eigeninitiativ zu arbeiten und über den Tellerrand hinaus zu schauenAußerdem zeichnest du dich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus und überzeugst uns als ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent mit einer Flexibilität für die täglichen AufgabenDu arbeitest gerne in einem internationalen Team und für dich ist es kein Problem mit unterschiedlichen Gesprächspartnern zu kommunizieren und souverän aufzutretenDu überzeugst mit Deiner positiven Ausstrahlung und Deiner hohen DienstleistungsbereitschaftSicheren und effektiven Umgang mit Microsoft Office-AnwendungenSehr gute Deutsch und (gute) Englischkenntnisse in Wort und Schrift Was Dich bei uns erwartet:Flache Hierarchien, selbstständiges Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle Gesundheitsmanagement (Fitness, Yoga, Achtsamkeit und Ernährung)Weiterbildungsmöglichkeiten & zahlreiche Mitarbeiter Benefits30 Tage Urlaub