Sekretariatsspezialist/in im Verwaltungsdienst

vor 1 Woche

Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Campus Süd Vollzeit
Beschreibung der Stelle

Wir suchen eine motivierte und organisierte Person, die sich in unserem Forschungssekretariat einbringen möchte. Als Sekretariatsspezialist/in im Verwaltungsdienst werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen unsere Forschenden bei ihrer Arbeit. Ihre Aufgaben umfassen die allgemeine Verwaltung, die Kommunikation mit Forschungs- und Geschäftspartnern sowie mit unseren Studierenden und Versuchspersonen. Sie werden insbesondere für die reibungslosen Abläufe bei der Durchführung von Studien verantwortlich sein, darunter die Koordination von Raumbuchungen, die Abrechnung von Versuchspersonengeldern und die Kommunikation mit unseren Versuchspersonen und Forschenden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Verwaltungstätigkeiten, wie z.B. die Bearbeitung von Beschaffungsprozessen, die Rechnungskontrolle und die vorbereitende Tätigkeit im Rahmen des Finanzcontrollings
  • Kommunikation mit Forschungs- und Geschäftspartnern sowie mit unseren Studierenden und Versuchspersonen
  • Koordination von Raumbuchungen und Abrechnung von Versuchspersonengeldern
  • Abrechnung von Dienstreisen, Veranstaltungen und Gastvorträgen
Anforderungen
  • Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder Erfahrung im Verwaltungsdienst/Sekretariat
  • Fundierte EDV- und MS Office-Kenntnisse
  • Organisationstalent sowie gute Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Zuverlässigkeit und selbstständige Arbeitsweise
  • Bereitschaft sich in Verwaltungsvorgänge unter Nutzung von SAP einzuarbeiten
  • Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
Über das Karlsruher Institut für Technologie

Das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) ist eine der führenden Universitäten in Deutschland. Wir bieten eine vielfältige und dynamische Arbeitsumgebung, in der Sie Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse einbringen können. Wir suchen nach engagierten und motivierten Personen, die sich in unserem Team einbringen möchten und die unsere Werte teilen.

  • Sekretariatsspezialist/in im Verwaltungsdienst

    Vor 4 Tagen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland Karlsruher Institut für Technologie Vollzeit

    BeschreibungDas Karlsruher Institut für Technologie (KIT) sucht eine engagierte und organisierte Person für die Position des Sekretariats im KD2Lab. Als zentraler Bestandteil des Teams unterstützen Sie unsere Forschenden bei ihrer Arbeit und sind für die reibungslosen Abläufe bei der Durchführung von Studien verantwortlich. Ihre Aufgaben umfassen die...

  • Sekretariatsspezialist/in im Verwaltungsdienst

    Vor 4 Tagen

    Karlsruhe, Baden-Württemberg, Deutschland Karlsruher Institut für Technologie Vollzeit

    BeschreibungDas Karlsruher Institut für Technologie (KIT) sucht eine engagierte und organisierte Person für die Position des Sekretariats im KD2Lab. Als zentraler Bestandteil des Teams unterstützen Sie unsere Forschenden bei ihrer Arbeit und sind für die reibungslosen Abläufe bei der Durchführung von Studien verantwortlich. Ihre Aufgaben umfassen die...

  • Sachbearbeitung (M/w/d) Im Kaufmännischen

    vor 3 Wochen

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat II im Amt für Gebäudemanagement Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Haushaltsplanung mit Finanzplan und Investitionsprogramm für Bauprojekte - Haushaltssachbearbeitung für das gesamte Amt mit Berichtswesen und Controlling - Budgetplanung und -überwachung sowie Kostenkontrolle von Bauprojekten - Anlagenbuchhaltung und Gebäudeversicherung - Unterstützung der Abteilungsleitung bei Prozessen der...

  • Sachbearbeiter (M/w/d) in Der Ausländerabteilung

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat IV im Amt für Ordnung und Recht Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Sachbearbeitung im Ausländerrecht, insbesondere von komplexen und schwierigen Fällen - Fertigung förmlicher Verfügungen, Aufenthaltsbeendigungen und -erteilungen - Durchführung von Widerspruchsverfahren und Klageverfahren Ihr Profil - Diplom Verwaltungswirt (m/w/d), Bachelor of Arts Public Management (m/w/d), Angestelltenprüfung II...

  • Sachbearbeitung (M/w/d) Finanzen

    vor 4 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat II im Amt für Schulen und Kultur Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Haushaltsplanung und -überwachung für die Sonderpädagogischen Bildungs - und Beratungszentren in Trägerschaft des Landkreises - Kassen - und Rechnungswesen, Anordnen von Einnahmen und Auszahlungen - Abrechnung mit Schulverbundspartnern - Unterstützung der Schulen bei Vergabeverfahren - Anlagenbuchhaltung Ihr Profil -...

  • Sachbearbeitung (M/w/d) Für Den Bereich hilfe Zur

    vor 4 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat III im Amt für Versorgung und Rehabilitation Vollzeit

    Ihre Aufgaben Umfassende Bearbeitung von Anträgen auf - Hilfe zur Pflege innerhalb und außerhalb von Einrichtungen nach dem SGB XII - Hilfe zum Lebensunterhalt - Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung - Hilfen zur Gesundheit - Kostenerstattung und Kostenersatz nach dem SGB X und SGB XII - Durchsetzung vorrangiger öffentlich-rechtlicher und...

  • Sachbearbeitung (M/w/d) Für Den Bereich hilfe Zur

    vor 4 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat III im Amt für Versorgung und Rehabilitation Vollzeit

    Ihre Aufgaben Umfassende Bearbeitung von Anträgen auf - Hilfe zur Pflege innerhalb und außerhalb von Einrichtungen nach dem SGB XII - Hilfe zum Lebensunterhalt - Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung - Hilfen zur Gesundheit - Hilfe in anderen Lebenslagen - Kostenerstattung und Kostenersatz nach dem SGB X und SGB XII - Durchsetzung vorrangiger...

  • Sachbearbeitung (M/w/d) Für Den Bereich Hilfe Zum

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat III im Amt für Grundsatz und Soziales Vollzeit

    Ihre Aufgaben - umfassende Bearbeitung von Anträgen auf Leistungen nach dem 3. und 4. Kapitel SGB XII - Entscheidung über die Aufhebung von Bescheiden und Rückforderung von Leistungen - Geltendmachung und Realisierung von Erstattungsansprüchen gegenüber Dritten - Vorprüfung von Widersprüchen und ggf. Entscheidung über eine Abhilfe - Zusammenarbeit...

  • Sachbearbeiter (M/w/d) Für das Vertragswesen Nach

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat III im Amt für Versorgung und Rehabilitation Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Verhandlung von Leistungen, Entgelten, Vergütungen nach dem SGB VIII, IX, XI und XII - Abschluss von Leistungs-, Vergütungs-, Qualitäts - und Prüfungsvereinbarungen sowie Versorgungsverträgen - Durchführung von Schiedsstellen - und Gerichtsverfahren - Durchführung von vertraglichen Prüfungsrechten, Qualitätsprüfungen - Prüfung der...

  • Sachbearbeitung (M/w/d) Für das Vertragswesen Nach

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat III im Amt für Versorgung und Rehabilitation Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Verhandlung von Leistungen, Entgelten, Vergütungen nach dem SGB VIII, IX, XI und XII - Abschluss von Leistungs-, Vergütungs-, Qualitäts - und Prüfungsvereinbarungen sowie Versorgungsverträgen - Durchführung von Schiedsstellen - und Gerichtsverfahren - Durchführung von vertraglichen Prüfungsrechten, Qualitätsprüfungen - Prüfung der...

  • Abteilungsleitung (M/w/d) Immobilienmanagement

    vor 4 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat II in der Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Dienst - und Fachaufsicht innerhalb der Abteilung mit zwei Sachgebieten - Koordination der Sachgebiete - Immobilienmanagement der Liegenschaften in der vorläufigen Unterbringung - Vertragsmanagement für angemietete Liegenschaften - Projektkoordination und -steuerung Ihr Profil - Diplom-Verwaltungswirt (m/w/d), Bachelor of Arts Public...

  • Technische Objektbetreuung Für Die

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat II in der Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Organisation und Betreuung von Bauunterhalts - und Instandhaltungsmaßnahmen - Ausschreibung, Überwachung sowie Rechnungsprüfung der Maßnahmen - Begleitung und Steuerung der Fremdfirmen sowie technische Qualitätssicherung - Überwachung und Instandhaltung technischer Anlagen sowie Abschluss von Wartungsverträgen - Vertragsmanagement und...

  • Abteilungsleitung Finanzen Und Zentrale

    vor 3 Monaten

    Karlsruhe, Deutschland Dezernat II in der Kommunalanstalt für Wohnraum im Landkreis Karlsruhe Vollzeit

    Ihre Aufgaben - Leitung der beiden Sachgebiete "Haushalt, Controlling und Grundsätzliches" sowie "Beschaffung und Anlagenbuchhaltung" mit Personalverantwortung - Verantwortung und Koordination folgender Aufgabenbereiche: - Aufstellung und Überwachung des Wirtschafts-, Erfolgs - und Finanzplanes, - Aufstellung des prüffähigen Jahresabschlusses, -...